Dépenses, budget et résultat

La vente de billets n'est que la moitié du tableau. Ouvrez un événement et allez dans Dépenses & résultat pour suivre ce que l'événement vous coûte, le comparer à un budget et voir à tout moment ce qu'il vous reste.

Disponible dans toutes les formules. Les propriétaires et le staff peuvent ajouter et modifier des dépenses ; seuls les propriétaires modifient le budget et les catégories.

Le résultat en un coup d'œil

Le haut de la page affiche quatre chiffres :

• Recettes nettes — recettes des billets et options hors TVA, après remboursements. C'est le chiffre à mettre en face de vos coûts, eux aussi saisis hors TVA.
• Dépenses engagées — tout ce qui est commandé, facturé ou payé. Les devis ne comptent que dans « prévu ».
• Résultat — recettes nettes moins dépenses engagées. Une seconde ligne montre le résultat si toutes les dépenses prévues se confirment.
• Seuil de rentabilité — le nombre de billets à vendre, à votre prix net moyen actuel, pour couvrir toutes les dépenses prévues.

Le même résumé apparaît sur la page d'aperçu de l'événement.

Ajouter une dépense

Cliquez sur Ajouter une dépense et indiquez :

• Une description, une catégorie et, si vous voulez, le fournisseur.
• Le montant hors TVA et le taux de TVA. Le montant TVAC est calculé pour vous.
• Le statut : devis, commandé, facturé ou payé. Modifiez-le plus tard directement dans la liste. Marquer une dépense comme payée enregistre la date de paiement.
• Une échéance et des notes facultatives.

Ouvrez une dépense pour la modifier ou pour y ajouter des pièces jointes : la facture du fournisseur en PDF, ou une photo du ticket de caisse. Voir Pièces jointes ci-dessous.

Lignes de coût automatiques

Deux lignes sont gérées par Cleartix et ne peuvent être ni modifiées ni supprimées ; elles portent un cadenas :

• Frais de plateforme Cleartix — les frais par billet de votre formule, recalculés à partir de vos commandes payées chaque fois que vous ouvrez la page ou qu'une vente arrive.
• Frais de paiement — les coûts de transaction de Stripe ou Mollie, lorsque Cleartix peut les récupérer. Tant que le prestataire n'a pas réglé un versement, le montant peut être une estimation ; la ligne l'indique.

Comme ces frais sont des dépenses, ils ne sont jamais déduits des recettes.

Budget

Cliquez sur Modifier le budget pour fixer un montant par catégorie, un montant global, ou les deux. Sans montant global, les budgets des catégories s'additionnent. Chaque catégorie affiche alors une barre du prévu par rapport au budget ; elle passe au rouge en cas de dépassement.

Catégories

Les catégories par défaut (salle, artistes, catering, marketing, sécurité, droits, Cleartix, frais de paiement, autres) sont créées dans la langue de votre organisation la première fois que vous utilisez les dépenses. Renommez-les ou ajoutez les vôtres sous Réglages → Catégories de dépenses. Les deux catégories utilisées par les lignes automatiques ne peuvent pas être supprimées.

Pièces jointes

Chaque dépense, point d'action et note interne peut porter des fichiers :

• PDF, JPEG, PNG ou WebP, jusqu'à 10 Mo par fichier.
• Une miniature est générée dans votre navigateur lors de l'envoi ; cliquez dessus pour voir le fichier dans le tableau de bord ou le télécharger.
• Les fichiers sont privés : seuls les membres de votre organisation peuvent les ouvrir.
• Le stockage est limité par formule : 250 Mo en Free, 2 Go en Studio et 10 Go en Pro.

Modèles et édition suivante

Lorsque vous enregistrez un événement comme modèle, ses dépenses manuelles deviennent les lignes de coût récurrentes du modèle. Chaque événement créé ensuite depuis ce modèle démarre avec ces lignes en devis, pour que l'édition suivante parte des chiffres de l'année passée.

API et assistants

Les dépenses, budgets, catégories et le résumé financier sont disponibles via l'API organisateur (scopes expenses:read / expenses:write) et via les outils d'assistant MCP, pour qu'un assistant IA puisse ajouter une facture ou vous donner le résultat actuel.