Organiser un repas de soutien : services, menus et portions

Un souper spaghetti, un repas boudin ou une soirée moules ne se vendent pas comme des « billets » mais comme des services, des menus et des portions. Ce guide configure un repas de soutien typique dans ClearTix :

• Samedi, deux services : 17h00 et 19h30, 250 places chacun
• Menus : steak (25 €), poulet (22 €), végétarien (22 €), menu enfant (12 €)
• Tarif membre 3 € moins cher
• Tickets boissons et dessert en prévente
• Vente à l'entrée pour ceux qui ne se sont pas inscrits en ligne

1. Un créneau par service

Créez l'événement et ouvrez Date & heure. Activez la réservation par créneau et ajoutez un créneau par service : 17h00–19h00 et 19h30–21h30. Donnez à chaque créneau un libellé clair (« Service 17h00 ») : c'est ce que voient vos convives, votre scanner et votre liste de participants.

La capacité d'un créneau se compte en réservations (commandes), pas en personnes. Si vous connaissez votre salle (250 chaises par service), fixez la capacité du créneau un peu au-dessus du nombre de commandes attendu et laissez les portions par plat (étape 2) fixer le vrai plafond. Voir Vendre des créneaux horaires.

2. Un type de billet par plat avec le nombre de portions

Ouvrez Types de billets et créez un type par plat (et par âge). La capacité du type de billet est le nombre de portions que la cuisine peut servir :

Quand le steak est épuisé, il disparaît automatiquement de la vente, y compris au point de vente. Fixez Max. par commande à 10 par exemple pour qu'une famille ou un groupe d'amis réserve en une fois. Voir Types de billets.

3. Tarif membre avec un code d'accès

Créez pour vos membres un type de billet « Membre — steak » à 22 €, cochez Masqué et associez-lui un code d'accès que vous ne partagez que dans votre mail aux membres. Qui saisit le code voit les tarifs membres à côté des tarifs normaux.

4. Régimes alimentaires via le formulaire de participant

Associez à chaque type de billet un formulaire avec collecte par billet et un champ « Allergies ou régime alimentaire » (texte, facultatif). La cuisine sait ainsi, convive par convive, s'il faut cuisiner sans gluten ou sans noix.

5. Tickets boissons et dessert en supplément

Ouvrez Suppléments et créez « Tickets boissons (carte de 10) » et « Dessert » avec un prix et un stock. Les convives les ajoutent pendant la commande et reçoivent un seul bon QR pour tous leurs extras, que vos bénévoles valident au bar ou au stand dessert avec le scanner. Les suppléments sont disponibles à partir de l'abonnement Studio. Voir Suppléments et extras.

6. La cuisine : portions par plat

• En direct par plat : sur la page de l'événement et dans Analytique, vous voyez le nombre de billets vendus par type, donc par plat.
• Par service et par convive : la liste des participants indique pour chaque convive le service, le type de billet et les réponses au formulaire. Filtrez par type de billet ou exportez la liste et faites un tableau croisé par service dans un tableur.
• Extras : la page des suppléments indique combien ont été vendus et déjà distribués.

7. À l'entrée

Le soir même, ouvrez Point de vente sur l'événement. Choisissez le service et les menus, encaissez en espèces ou avec votre propre terminal de carte et marquez la commande comme payée. Les portions sont déduites du même stock qu'en ligne. Voir Point de vente.

Pour le contrôle d'accès, vos bénévoles utilisent le scanner dans le navigateur. Choisissez le créneau actif : un billet pour le service de 19h30 est refusé à 17h00.

Tables et sponsors

Si une entreprise veut sponsoriser une table de dix, laissez-la commander en réservation de groupe avec facture. L'attribution d'un numéro de table se fait aujourd'hui en dehors de ClearTix, par exemple dans la liste des participants exportée.