Gérer les commandes

Chaque vente — payée, gratuite, POS ou virement, pour des billets, des carnets de cours ou votre boutique — arrive au même endroit. Ouvrez Orders dans le tableau de bord pour les voir toutes.

Retrouver une commande

La liste des commandes affiche chacune avec son acheteur, l'événement, le montant et le statut. Pour affiner, filtrez par statut (payée, en attente, remboursée, annulée), par événement ou par date. Vous pouvez aussi rechercher par nom ou e-mail de l'acheteur quand vous cherchez une commande précise.

La colonne événement indique le type de commande : le nom de l'événement pour une commande de billets, Carnet de cours pour un carnet et Commande boutique pour un achat sur votre page boutique. Dès que des commandes attendent une livraison — commandes boutique ou commandes d'événement avec des extras expédiés — un bouton X à expédier apparaît au-dessus de la liste (il ouvre la liste des expéditions sous Boutique → Expéditions), accompagné d'un filtre de livraison : À expédier / remettre et Expédiées / retirées. Le filtre Type à côté limite la liste aux commandes Événement, Carte de séances ou Boutique.

Numéros de commande

Chaque commande porte un court numéro de commande comme #10042, compté par organisation dans l'ordre d'arrivée des ventes. Les acheteurs le voient sur leur confirmation et vous le retrouvez dans la liste, sur la page de la commande et dans les exports — c'est donc la référence à utiliser quand un client vous écrit. Saisissez le numéro (avec ou sans #) dans le champ de recherche pour ouvrir directement la commande.

Le champ de recherche accepte aussi une référence de paiement : collez l'identifiant tr_… de votre tableau de bord Mollie ou l'identifiant pi_… de Stripe et Cleartix retrouve la commande correspondante. Les paiements dans Mollie et Stripe sont libellés « Nom de l'événement · order #10042 », de sorte que les deux concordent toujours. La page Versements fait le chemin inverse : elle montre quelles commandes composent chaque versement de Stripe ou Mollie sur votre compte bancaire.

Les acheteurs qui paient par virement sont invités à indiquer ORD-10042 (leur numéro de commande) en communication, ce qui rend le rapprochement des paiements entrants très simple.

Ce qu'affiche une commande

Ouvrez une commande pour sa page de détail complète :

• L'acheteur — nom, e-mail et coordonnées.
• Les lignes — les billets et les éventuels extras, avec quantités et prix.
• Toute réduction appliquée.
• Le mode et le statut de paiement, ainsi que le statut de remboursement.
• Les réponses au formulaire de chaque participant.
• La provenance (suivi) — le lien promo et les paramètres UTM avec lesquels l'acheteur est arrivé, et le site référent.

Commandes boutique et extras expédiés

Une commande boutique n'a ni événement ni billets : ses lignes sont des produits, chacun avec quantité, prix et taux de TVA, et un produit numérique affiche son compteur de téléchargements et le dernier téléchargement (voir Produits numériques). Toute commande avec un mode de livraison — une commande boutique, ou une commande d'événement dont l'acheteur a fait expédier les extras — reçoit en plus une carte Livraison :

• le mode de livraison (ou Retrait pour un point de retrait) et les frais de livraison ;
• l'adresse de livraison et le numéro de téléphone pour une livraison par transporteur ;
• Conditions de téléchargement acceptées — le moment où l'acheteur a coché la case de consentement pour un téléchargement ;
• une fois traitée : expédiée le, le transporteur et le code de suivi (cliquable pour les transporteurs qui ont une page de suivi publique), ou retirée le pour un retrait.

Les boutons de la carte sont les mêmes que dans la liste de travail : Expédiée (choisissez le transporteur, collez le code de suivi, l'acheteur reçoit l'e-mail « votre colis est en route »), Retirée pour une commande à retirer, Annuler dans les 24 heures, Modifier l'adresse avant l'expédition (vous confirmez la modification ; l'acheteur n'est pas prévenu automatiquement), et Bon de livraison pour un PDF de cette commande. Pour traiter beaucoup de commandes d'un coup, passez par Boutique → Expéditions — voir Expédier et remettre les commandes.

Ce que vous pouvez faire

Depuis la page de détail, vous pouvez :

1. Annuler la commande.
2. Émettre un remboursement pour toute la commande ou des billets sélectionnés, ou — pour une commande boutique ou des extras expédiés — Rembourser des produits : unités par ligne, montant réduit si besoin, remise en stock des articles récupérés et remboursement de la ligne de livraison. Voir Remboursements et annulations.
3. Marquer une commande par virement ou POS comme payée dès que l'argent arrive — ou en comptabiliser plusieurs à la fois via Comptabiliser les virements (voir ci-dessous).
4. Faire expirer manuellement une commande par virement ou POS si le paiement n'arrive jamais — la commande passe au statut expirée et les billets réservés sont remis en vente. Particulièrement utile quand votre réglage de virement laisse les commandes impayées ouvertes au lieu de les faire expirer automatiquement.
5. Modifier les détails de l'acheteur ou du participant pour corriger une faute ou un mauvais e-mail.
6. Renvoyer l'e-mail de billet si l'acheteur ne le retrouve pas.
7. Expédier, marquer comme retirée, corriger l'adresse ou imprimer un bon de livraison pour une commande avec mode de livraison (voir ci-dessus).

Comptabiliser les virements

Ouvrez Orders → Comptabiliser les virements (la même liste figure sur l'accueil de votre tableau de bord) pour voir chaque commande encore en attente d'un virement, la plus ancienne en premier, avec la communication demandée à l'acheteur (ORD-10042, ou ORD-20260921-… pour les commandes plus anciennes), l'acheteur, le montant et l'échéance de paiement.

Parcourez votre extrait de compte avec le champ de recherche : saisissez une partie de la communication (10042, 483920), le numéro de commande, le nom ou l'e-mail de l'acheteur, ou le montant (260 ou 260,00). Cliquez sur Payé sur la ligne correspondante — ou cochez plusieurs lignes et utilisez Comptabiliser la sélection — et Cleartix marque les commandes comme payées, envoie les billets et consigne qui a comptabilisé le paiement. Les commandes dont l'échéance est dépassée apparaissent en rouge.

Rapprocher avec un assistant IA ou l'API

Vous pouvez aussi confier le rapprochement d'un extrait de compte à votre assistant IA : donnez-lui une capture d'écran, un PDF ou un export CSV de vos extraits et demandez « Comptabilise ces virements ». L'assistant confronte chaque paiement entrant aux commandes encore en attente d'un virement (ou du paiement d'une facture) et vous montre d'abord une proposition :

• Rapproché — la communication contient la référence ou le numéro de facture et le montant est correct, ou le montant et le nom du payeur correspondent à une seule commande.
• À vérifier — par exemple la bonne référence avec un autre montant (paiement partiel ou frais bancaires), plusieurs commandes du même montant, ou deux paiements pour la même commande. C'est vous qui décidez.
• Non rapproché — des recettes qui ne correspondent à aucune commande ouverte.

L'assistant ne comptabilise les commandes comme payées qu'après votre accord. Il transmet le montant reçu, de sorte qu'une commande dont le total ne correspond plus n'est pas comptabilisée. Comme avec le bouton Payé, l'acheteur reçoit ses billets et la comptabilisation est consignée dans le journal d'audit. Les intégrations font de même via l'API REST (POST /api/v1/orders/reconcile et POST /api/v1/orders/mark-paid).

Commandes professionnelles et facturation

Les commandes passées via le checkout professionnel (B2B) contiennent le nom de l'entreprise, le numéro de TVA et l'adresse de facturation de l'acheteur. Dans la liste des commandes, elles portent un badge B2B, et la colonne Facturation vous indique d'un coup d'œil si une facture doit encore être établie :

• À facturer — une commande professionnelle pour laquelle vous n'avez pas encore établi de facture.
• Facturée — vous avez marqué la facture comme établie.

Utilisez le filtre de facturation au-dessus de la liste pour voir toutes les commandes qui nécessitent encore une facture — pratique pour une clôture comptable mensuelle. Marquez une commande comme facturée avec le bouton de validation directement dans la liste, ou ouvrez la commande et utilisez Marquer comme facturée ; vous pouvez y enregistrer le numéro de facture de votre logiciel comptable. Une erreur ? Annuler la facturation efface le marquage.

La page de détail affiche tout ce qu'il faut pour rédiger la facture : nom de l'entreprise, numéro de TVA, adresse de facturation et l'éventuelle autoliquidation de la TVA. L'export CSV comprend les mêmes colonnes et le même filtre de facturation, pour transmettre un export filtré directement à votre comptable. Mieux encore : connectez votre logiciel comptable via les Intégrations comptables et les factures sont exportées automatiquement.

Exporter les commandes en CSV

Cliquez sur Exporter en CSV au-dessus de la liste des commandes pour télécharger vos commandes ou vos billets sous forme de fichier CSV. La fenêtre d'export s'ouvre avec les filtres de votre vue actuelle déjà sélectionnés et vous permet d'affiner davantage :

• Commandes ou billets — une ligne par commande, ou une ligne par billet (avec les réponses au formulaire de chaque participant).
• Statut — n'importe quel statut de commande, y compris expirée et les statuts de facture.
• Date de commande — une plage du/au, comptée en jours entiers dans le fuseau horaire de votre organisation. Laissez un côté vide pour ne pas limiter.
• Mode de paiement, type d'acheteur et facturation — les mêmes filtres que dans la liste.

La colonne Order ID contient la même référence courte (par exemple #3F2A9B1C) que celle affichée dans le tableau de bord et que vos clients voient sur leurs billets et leurs instructions de paiement. Une ligne de l'export correspond donc à ce qu'un client cite dans un e-mail. L'identifiant technique complet reste disponible dans la colonne Order UUID (et Ticket UUID dans l'export des billets) à la fin de chaque ligne, pour l'API ou pour contacter le support.

Déplacer une réservation (événements à créneaux)

Si l'événement utilise la réservation par créneau, la page de détail affiche aussi le créneau réservé. Choisissez-y un nouveau créneau et cliquez sur Déplacer la réservation : les billets sont régénérés automatiquement, le client reçoit une confirmation mise à jour et l'ancien créneau redevient disponible à la vente.