Bestellingen beheren

Elke verkoop — betaald, gratis, POS of overschrijving, voor tickets, lessenkaarten of je shop — komt op één plek terecht. Open Orders in het dashboard om ze allemaal te zien.

Een bestelling vinden

De bestellijst toont elke order met de koper, het evenement, het bedrag en de status. Om sneller te zoeken kun je filteren op status (betaald, in afwachting, terugbetaald, geannuleerd), op evenement of op datum. Je kunt ook zoeken op naam of e-mail van de koper als je één specifieke bestelling zoekt.

De kolom evenement vertelt je om welk soort bestelling het gaat: de naam van het evenement bij een ticketbestelling, Lessenkaart bij een lessenkaart en Shopbestelling bij een aankoop op je shoppagina. Zodra er bestellingen op levering wachten — shopbestellingen of eventbestellingen met verzonden extra's — verschijnt boven de lijst een knop X te verzenden (die opent de verzendlijst onder Shop → Verzendingen) samen met een leveringsfilter: Te verzenden / af te geven en Verzonden / afgehaald. De filter Soort ernaast beperkt de lijst tot bestellingen van het type Evenement, Beurtenkaart of Shop.

Ordernummers

Elke bestelling heeft een kort ordernummer zoals #10042, per organisatie doorgeteld in de volgorde waarin de verkopen binnenkwamen. Kopers zien het op hun bevestiging en jij ziet het in de lijst, op de orderpagina en in exports — het is dus de referentie om te gebruiken als een klant je contacteert. Typ het nummer (met of zonder #) in het zoekveld om meteen naar de bestelling te springen.

Het zoekveld aanvaardt ook een betalingsreferentie: plak het tr_…-id uit je Mollie-dashboard of het pi_…-id uit Stripe en Cleartix vindt de bijbehorende bestelling. Betalingen in Mollie en Stripe krijgen als omschrijving "Naam evenement · order #10042", zodat beide altijd overeenkomen. De pagina Uitbetalingen werkt omgekeerd: ze toont welke bestellingen in elke uitbetaling van Stripe of Mollie naar je bankrekening zitten.

Kopers die via overschrijving betalen, vragen we om ORD-10042 (hun ordernummer) als mededeling te gebruiken, waardoor je inkomende betalingen eenvoudig aan bestellingen koppelt.

Wat een bestelling toont

Open een bestelling voor de volledige detailpagina:

• De koper — naam, e-mail en contactgegevens.
• De lijnitems — de tickets en eventuele add-ons, met aantallen en prijzen.
• Een eventuele korting die werd toegepast.
• De betaalmethode en status, plus de terugbetaalstatus.
• De formulierantwoorden van elke deelnemer.
• De herkomst (tracking) — de promolink en UTM-parameters waarmee de koper binnenkwam, en de website die doorverwees.

Shopbestellingen en verzonden extra's

Een shopbestelling heeft geen evenement en geen tickets: de lijnen zijn producten, elk met aantal, prijs en btw-tarief, en bij een digitaal product zie je de downloadteller en de laatste download (zie Digitale producten). Elke bestelling met een leveringsmethode — een shopbestelling, of een eventbestelling waarvan de koper de extra's liet verzenden — krijgt bovendien een kaart Levering:

• de verzendmethode (of Afhaalpunt) en de verzendkost;
• het verzendadres en telefoonnummer bij levering door een vervoerder;
• Downloadvoorwaarden aanvaard — wanneer de koper het toestemmingsvakje voor een download aanvinkte;
• eenmaal afgehandeld: verzonden op, de vervoerder en de trackingcode (klikbaar bij vervoerders met een publieke trackingpagina), of afgehaald op bij een afhaalpunt.

De knoppen op de kaart zijn dezelfde als in de werklijst: Verzonden (kies de vervoerder, plak de trackingcode, de koper krijgt de mail "je pakket is onderweg"), Afgehaald bij een afhaalbestelling, Ongedaan maken binnen 24 uur, Adres bewerken vóór de verzending (je bevestigt de wijziging; de koper wordt niet automatisch verwittigd), en Pakbon voor een pdf van deze bestelling. Veel bestellingen tegelijk afwerken gaat vlotter vanuit Shop → Verzendingen — zie Bestellingen verzenden en afgeven.

Wat je kunt doen

Vanaf de detailpagina kun je:

1. De bestelling annuleren.
2. Een terugbetaling doen voor de hele bestelling of geselecteerde tickets, of — bij een shopbestelling of verzonden extra's — Producten terugbetalen: stuks per lijn, desgewenst een lager bedrag, teruggekregen artikelen terug in voorraad en de verzendlijn terugbetalen. Zie Terugbetalingen & annuleringen.
3. Een overschrijving of POS-bestelling als betaald markeren zodra het geld binnen is — of meerdere tegelijk boeken via Overschrijvingen boeken (zie hieronder).
4. Een overschrijving of POS-bestelling manueel laten vervallen als de betaling uitblijft — de bestelling krijgt de status vervallen en de gereserveerde tickets komen weer in verkoop. Vooral handig wanneer je overschrijvingsinstelling onbetaalde bestellingen open laat staan in plaats van ze automatisch te laten vervallen.
5. Koper- of deelnemergegevens bewerken om een typfout of verkeerd e-mailadres recht te zetten.
6. De ticketmail opnieuw versturen als de koper ze niet terugvindt.
7. Verzenden, als afgehaald markeren, het adres corrigeren of een pakbon afdrukken bij een bestelling met leveringsmethode (zie hierboven).

Overschrijvingen boeken

Open Orders → Overschrijvingen boeken (dezelfde lijst staat op je dashboard-startpagina) voor elke bestelling die nog op een overschrijving wacht, oudste eerst, met de mededeling die de koper moest gebruiken (ORD-10042, of ORD-20260921-… voor oudere bestellingen), de koper, het bedrag en de betaaltermijn.

Ga met het zoekveld door je rekeninguittreksel: typ een stuk van de mededeling (10042, 483920), het ordernummer, de naam of het e-mailadres van de koper, of het bedrag (260 of 260,00). Klik op Betaald bij de juiste rij — of vink meerdere rijen aan en gebruik Geselecteerde boeken — en Cleartix markeert de bestellingen als betaald, verstuurt de tickets en logt wie de betaling boekte. Bestellingen waarvan de termijn verstreken is, staan in het rood.

Afpunten met een AI-assistent of de API

Je kunt een rekeninguittreksel ook laten afpunten door je AI-assistent: geef hem een screenshot, PDF of CSV-export van je uittreksels en vraag "Punt deze overschrijvingen af". De assistent legt elke inkomende betaling naast de bestellingen die nog op een overschrijving (of op betaling van een factuur) wachten, en toont je eerst een voorstel:

• Gekoppeld — de mededeling bevat de referentie of het factuurnummer en het bedrag klopt, of het bedrag en de naam van de betaler passen bij precies één bestelling.
• Na te kijken — bijvoorbeeld de juiste referentie met een ander bedrag (een gedeeltelijke betaling of bankkosten), meerdere bestellingen met hetzelfde bedrag, of twee betalingen voor dezelfde bestelling. Die beslis jij.
• Niet gekoppeld — inkomsten die bij geen openstaande bestelling horen.

Pas nadat jij het voorstel goedkeurt, boekt de assistent de bestellingen als betaald. Hij geeft daarbij het ontvangen bedrag mee, zodat een bestelling waarvan het totaal intussen niet meer klopt niet geboekt wordt. Net als met de knop Betaald krijgt de koper zijn tickets en wordt de boeking in het auditlog vastgelegd. Integraties doen hetzelfde via de REST API (POST /api/v1/orders/reconcile en POST /api/v1/orders/mark-paid).

Zakelijke bestellingen en facturatie

Bestellingen via de zakelijke (B2B) checkout bevatten de bedrijfsnaam, het btw-nummer en het facturatieadres van de koper. In de bestellingenlijst krijgen ze een B2B-badge, en de kolom Facturatie toont in één oogopslag of er nog een factuur opgemaakt moet worden:

• Te factureren — een zakelijke bestelling waarvoor je nog geen factuur hebt opgemaakt.
• Gefactureerd — je hebt de factuur als opgemaakt gemarkeerd.

Gebruik de facturatiefilter boven de lijst om alle bestellingen te zien die nog een factuur nodig hebben — handig voor een maandelijkse boekhoudronde. Markeer een bestelling als gefactureerd met de vinkknop in de lijst, of open de bestelling en gebruik Markeer als gefactureerd; daar kun je ook het factuurnummer uit je boekhoudpakket bewaren. Vergissing? Met Facturatie ongedaan maken wis je de markering weer.

De detailpagina toont alles wat je nodig hebt om de factuur op te stellen: bedrijfsnaam, btw-nummer, facturatieadres en of de btw verlegd-regeling van toepassing is. De CSV-export bevat dezelfde facturatiekolommen en -filter, zodat je een gefilterde export rechtstreeks aan je boekhouder kunt bezorgen. Beter nog: koppel je boekhoudpakket via Boekhoudkoppelingen en facturen worden automatisch geëxporteerd.

Bestellingen exporteren naar CSV

Klik op CSV exporteren boven de bestellijst om je bestellingen of tickets als CSV-bestand te downloaden. Het exportvenster opent met de filters van je huidige weergave al geselecteerd, en laat je verder verfijnen:

• Bestellingen of tickets — één rij per bestelling, of één rij per ticket (inclusief de formulierantwoorden van elke deelnemer).
• Status — elke bestelstatus, ook verlopen en factuurstatussen.
• Besteldatum — een van/tot-bereik, geteld in hele dagen in de tijdzone van je organisatie. Laat een kant leeg voor geen beperking.
• Betaalmethode, type koper en facturatie — dezelfde filters als in de lijst.

De kolom Order ID bevat dezelfde korte referentie (bijvoorbeeld #3F2A9B1C) die je in het dashboard ziet en die je klanten op hun tickets en betaalinstructies zien. Zo komt een rij in de export overeen met wat een klant in een e-mail vermeldt. Het volledige technische id blijft beschikbaar in de kolom Order UUID (en Ticket UUID in de ticketexport) aan het einde van elke rij, voor gebruik met de API of bij contact met support.

Een boeking verzetten (tijdslot-evenementen)

Gebruikt het evenement tijdslot-boeking, dan toont de detailpagina ook het geboekte tijdslot. Kies daar een nieuw slot en klik Boeking verzetten: de tickets worden automatisch opnieuw aangemaakt, de klant ontvangt een bijgewerkte bevestiging en het oude slot komt weer vrij voor verkoop.