Zaalplannen

Met een zaalplan maak je van een vlakke capaciteit een echte plattegrond van je zaal — genummerde plaatsen die mensen zelf kunnen kiezen. Je tekent het plan één keer voor een locatie, hergebruikt het over meerdere evenementen, en bepaalt per evenement welke tickettypes in welk deel van de zaal worden verkocht.

1. Teken je zaalplan

Een plan hoort bij een locatie, dus zet eerst je zaal op (zie Je eerste evenement aanmaken voor waar je Locaties vindt). Ga daarna naar Locaties → (je zaal) → Zaalplannen → Nieuw plan om de visuele editor te openen.

In de editor bouw je de zaal op uit zones:

• Een zitzone bevat rijen met genummerde plaatsen — voor een zaal met vaste plaatsen.
• Een stazone heeft geen plaatsen, enkel een capaciteit — voor een pit, dansvloer of staanplaats.

Voor een zitzone voeg je rijen toe en daarna plaatsen langs elke rij. Wanneer je een rij tekent, vult de nummeringshulp de plaatsnummers alvast voor je in:

• Startnummer — het nummer van de eerste plaats.
• Schema — Oplopend (1, 2, 3…), Even (2, 4, 6…) of Oneven (1, 3, 5…), de klassieke links/rechts-verdeling.
• Richting — links → rechts of rechts → links.

Een paar afwerkingen:

• Stel de Rotatie van een rij in om ze naar het podium te draaien, zodat gebogen opstellingen er juist uitzien.
• Plaats een Podium om het toneel te markeren, plus Obstakels (pilaren, mengtafel) en Labels (ingangen, "Bar") zodat kopers zich kunnen oriënteren.

Klopt de zaal? Klik dan op Opslaan. Het plan is nu herbruikbaar voor elk evenement op die locatie.

Een plan aanpassen nadat de verkoop is gestart

Je kunt een plan op elk moment blijven bijschaven — plaatsen vrij verplaatsen, hernoemen en toevoegen. De enige regel: plaatsen die al verkocht of gereserveerd zijn, staan op slot, zodat een bestaand ticket nooit zijn plaats kan verliezen. Probeer je een structurele wijziging op te slaan op een plan met verkochte plaatsen, dan vraagt Cleartix om in plaats daarvan een kopie te bewaren — doe dat voor een grote herinrichting en koppel het nieuwe plan dan aan toekomstige evenementen.

2. Instellen voor een evenement

Open Events → (je evenement) → Zitplaatsen. Kies een plan uit de lijst — het moet één van de plannen zijn die bij de locatie van het evenement horen, dus zorg dat het evenement de juiste locatie ingesteld heeft.

Vul daarna de matrix tickettype × zone in: vink aan welke tickettypes in welke zones worden verkocht. Het model is eenvoudig — de prijs blijft op het tickettype (prijzen beheer je nog steeds bij Tickettypes); een zone bepaalt enkel welke types er worden aangeboden. Een zone kan één type aanbieden (bv. enkel "Zitplaats — €25") of meerdere (bv. "Standaard" en "Verminderd" in dezelfde zone). Klik op Opslaan.

3. Wat kopers zien

Bij een evenement met plaatsen klikt de koper op Plaatsen kiezen en krijgt hij je plattegrond. Hij klikt de gewenste plaatsen aan — bezette plaatsen zijn grijs en kunnen niet gekozen worden. Biedt een zone meer dan één tickettype aan, dan kiest hij per plaats het type. De gekozen plaatsen worden 15 minuten gereserveerd terwijl hij afrekent, zodat niemand anders ze tijdens de aankoop kan inpikken; raakt het afrekenen niet op tijd af, dan komen de plaatsen weer vrij op de plattegrond.

Elke plaats houdt zijn label — zone, rij en nummer — overal mee. De bevestiging, het ticket en de scanner tonen het bijvoorbeeld als Parterre · Rij A · 3, zodat je deurpersoneel exact weet waar elke gast zit. Voor het volledige beeld van de rest van het afrekenproces door de ogen van de koper, zie De afrekenervaring.