Onkosten, budget en resultaat

Ticketverkoop is maar de helft van het verhaal. Open een event en ga naar Onkosten & resultaat om bij te houden wat het event je kost, dat te vergelijken met een budget en op elk moment te zien wat je overhoudt.

Beschikbaar op elk plan. Owners en staff kunnen onkosten toevoegen en wijzigen; alleen owners bewerken het budget en de categorieën.

Het resultaat in één oogopslag

Bovenaan de pagina staan vier cijfers:

• Netto-omzet — ticket- en extra-omzet exclusief btw, na terugbetalingen. Dat is het cijfer dat naast je kosten hoort, want die geef je ook exclusief btw in.
• Vastgelegde kosten — alles wat besteld, gefactureerd of betaald is. Offertes tellen alleen mee in "gepland".
• Resultaat — netto-omzet min vastgelegde kosten. Een tweede regel toont het resultaat als alle geplande kosten doorgaan.
• Break-even — hoeveel tickets je aan je huidige gemiddelde nettoprijs moet verkopen om alle geplande kosten te dekken.

Dezelfde samenvatting staat op de overzichtspagina van het event.

Een onkost toevoegen

Klik op Onkost toevoegen en vul in:

• Een omschrijving, een categorie en eventueel de leverancier.
• Het bedrag exclusief btw en het btw-tarief. Het bedrag inclusief btw wordt voor je berekend.
• De status: offerte, besteld, gefactureerd of betaald. Je past die later rechtstreeks in de lijst aan. Een onkost als betaald markeren legt de betaaldatum vast.
• Optioneel een vervaldatum en notities.

Open een onkost om ze te bewerken of om bijlagen toe te voegen: de factuur van de leverancier als PDF, of een foto van het kasticket. Zie Bijlagen hieronder.

Automatische kostenposten

Twee rijen worden door Cleartix beheerd en kun je niet bewerken of verwijderen; ze dragen een slotje:

• Cleartix-platformfee — de fee per ticket van je plan, herberekend uit je betaalde bestellingen telkens je de pagina opent of een nieuwe verkoop binnenkomt.
• Betaalkosten — de transactiekosten van Stripe of Mollie, waar Cleartix ze kan ophalen. Tot de betaalprovider een uitbetaling heeft afgerekend kan het bedrag een schatting zijn; de rij vermeldt dat.

Omdat deze kosten onkosten zijn, worden ze nooit van de omzet afgetrokken.

Budget

Klik op Budget bewerken om een bedrag per categorie, een totaalbedrag of beide in te stellen. Zonder totaalbedrag worden de categoriebudgetten opgeteld. Elke categorie toont dan een balk met wat gepland is tegenover het budget; die kleurt rood als je erover gaat.

Categorieën

De standaardcategorieën (zaal, artiesten, catering, marketing, security, Sabam, Cleartix, betaalkosten, overige) worden in de taal van je organisatie aangemaakt de eerste keer dat je onkosten gebruikt. Hernoem ze of voeg je eigen categorieën toe onder Instellingen → Onkostencategorieën. De twee categorieën van de automatische rijen kun je niet verwijderen.

Bijlagen

Elke onkost, elk actiepunt en elke interne notitie kan bestanden dragen:

• PDF, JPEG, PNG of WebP, tot 10 MB per bestand.
• Bij het uploaden maakt je browser een thumbnail; klik erop om het bestand in het dashboard te bekijken of te downloaden.
• Bestanden zijn privé: alleen leden van je organisatie kunnen ze openen.
• De opslag is beperkt per plan: 250 MB op Free, 2 GB op Studio en 10 GB op Pro.

Templates en de volgende editie

Als je een event opslaat als template, worden de handmatige onkosten de vaste kostenposten van de template. Elk event dat je daarna uit die template maakt, start met die posten als offerte, zodat de volgende editie begint met de cijfers van vorig jaar.

API en assistenten

Onkosten, budgetten, categorieën en het financieel overzicht zijn beschikbaar via de organizer-API (scopes expenses:read / expenses:write) en via de MCP-assistenttools, zodat een AI-assistent een factuur kan toevoegen of je het huidige resultaat kan vertellen.