Een eetfestijn opzetten: zittingen, menu's en porties

Een eetfestijn, spaghettiavond of mosselfeest verkoop je niet als "tickets" maar als zittingen, menu's en porties. Deze gids zet een typisch verenigingseetfestijn op in ClearTix:

• Zaterdag, twee zittingen: 17:00 en 19:30, elk 250 plaatsen
• Menu's: steak (€25), kip (€22), vegetarisch (€22), kindermenu (€12)
• Ledenprijs €3 goedkoper
• Drankbonnen en dessert vooraf te koop
• Deurverkoop voor wie niet online inschreef

1. Eén tijdslot per zitting

Maak het evenement aan en ga naar Datum & tijd. Vink Tijdslot-boeking aan en voeg per zitting een tijdslot toe: 17:00–19:00 en 19:30–21:30. Geef elk slot een duidelijk label ("Zitting 17:00"), want dat label zien je gasten, je scanner en je deelnemerslijst.

De capaciteit van een tijdslot telt in boekingen (bestellingen), niet in personen. Ken je je zaal (250 stoelen per zitting), zet dan de capaciteit van het slot iets hoger dan het verwachte aantal bestellingen en laat de porties per gerecht (stap 2) het echte plafond bepalen. Zie Tijdsloten verkopen voor alle details.

2. Per gerecht een tickettype met het aantal porties

Ga naar Tickettypes en maak per gerecht (en per leeftijd) een tickettype aan. De capaciteit van het tickettype is het aantal porties dat de keuken aankan:

Is de steak uitverkocht, dan verdwijnt hij automatisch uit de verkoop, ook aan de kassa. Zet Max. per bestelling op bijvoorbeeld 10 zodat één gezin of vriendengroep in één keer kan boeken. Zie Tickettypes.

3. Ledenprijs met een toegangscode

Maak voor je leden een extra tickettype "Lid — steak" aan voor €22, vink Verborgen aan en koppel er een toegangscode aan die je enkel in je ledenmail deelt. Wie de code ingeeft, ziet de ledenprijzen naast de gewone.

4. Dieetwensen via het bezoekersformulier

Koppel aan elk tickettype een formulier met verzameling per ticket en een veld "Allergieën of dieetwensen" (tekst, niet verplicht). Zo weet de keuken per gast of er glutenvrij of zonder noten moet gekookt worden.

5. Drankbonnen en dessert als add-on

Ga naar Add-ons en maak "Drankbonnen (kaart van 10)" en "Dessert" aan met een prijs en een voorraad. Gasten kopen ze mee tijdens de bestelling en krijgen één QR-voucher voor al hun extra's, die je medewerkers aan de bar of de dessertstand afvinken met de scanner. Add-ons zijn beschikbaar vanaf het Studio-abonnement. Zie Add-ons en extra's.

6. De keuken: porties per gerecht

• Live per gerecht: op de evenementpagina en in Analytics zie je het aantal verkochte tickets per tickettype, dus per gerecht.
• Per zitting en per gast: de deelnemerslijst toont per gast de zitting, het tickettype en de formulierantwoorden. Filter op tickettype of exporteer de lijst en maak in een rekenblad een draaitabel per zitting.
• Extra's: de add-onpagina toont hoeveel er verkocht en al uitgedeeld zijn.

7. Aan de deur

Open op de avond zelf POS bij het evenement. Kies de zitting en de menu's, inn cash of met je eigen kaartterminal en markeer de bestelling als betaald. De porties gaan van dezelfde voorraad af als online. Zie Kassa (verkoop aan de deur).

Voor het inchecken gebruiken je vrijwilligers de scanner in de browser. Kies het actieve tijdslot: een ticket voor de zitting van 19:30 wordt om 17:00 geweigerd.

Tafels en sponsors

Wil een bedrijf een tafel van tien sponsoren, laat het dan als groepsboeking met factuur bestellen. Een tafelnummer toewijzen doe je vandaag buiten ClearTix, bijvoorbeeld in de geëxporteerde deelnemerslijst.