Kostencalculator voor je eetfestijn, fuif of quiz

Zo lees je het resultaat

• Break-even is het aantal bezoekers waarbij je alle kosten terugverdiend hebt. Ligt dat boven wat je realistisch verwacht, dan moet je aan de vaste kosten of aan de ticketprijs sleutelen, niet aan je verwachting.
• Minimale ticketprijs is de gemiddelde prijs die je nodig hebt om bij het verwachte aantal bezoekers quitte te spelen, rekening houdend met wat de bar opbrengt.
• Per extra bezoeker is wat één bezoeker meer netto oplevert. Dat getal bepaalt of een extra affiche of een lastminute-actie de moeite is.
• De drie scenario's tonen hoeveel speling je hebt. Een fuif die enkel winst maakt bij 20% meer volk dan verwacht, is een fuif met een probleem.

Waar de richtwaarden vandaan komen

De voorgestelde bedragen per type zijn afgeronde praktijkwaarden voor een gemiddelde Vlaamse vereniging: een parochiezaal of gemeentelijke zaal, een lokale dj, een basisverzekering en een bescheiden promobudget. Ze zijn er om snel een eerste beeld te krijgen. Vervang ze door je eigen offertes zodra je die hebt, en bereken de muziekrechten met de tariefsimulator op unisono.be. Voor vergunningen, geluidsnormen, verzekeringen en alles wat niet met geld te maken heeft, is ikorganiseer.be van de Vlaamse jeugdkoepels de referentie.

Drie fouten die de tool zichtbaar maakt

1. De bar vergeten. Bij een eetfestijn aan €18 met een bord van €7 lijkt de marge klein, tot je ziet dat de drank per bezoeker evenveel opbrengt als het eten. Zet de drankomzet realistisch, niet optimistisch: een gemiddelde over alle bezoekers, ook wie één cola drinkt.
2. Voorverkoop en deur door elkaar halen. Een fuif met 50% voorverkoop aan €6 en 50% aan de deur aan €8 brengt gemiddeld €7 op. Reken met dat gemiddelde, en niet met de deurprijs.
3. Ticketkosten als percentage onderschatten. Een commissie van 5% op een ticket van €18 is €0,90 per ticket. Op 250 eters is dat €225, vaak meer dan de zaalhuur. Vul de tarieven van je platform in en vergelijk: de tool rekent voor elk systeem hetzelfde.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bezoekers heb ik nodig om quitte te spelen met mijn fuif?

Deel je vaste kosten (zaal, dj, Unisono, verzekering, security, promotie) door wat één bezoeker netto opbrengt: de gemiddelde ticketprijs plus de barmarge, min de kosten per bezoeker. De rekentool doet dat automatisch en toont ook wat er gebeurt als er 20% minder of meer volk komt.

Welke ticketprijs moet ik vragen voor een eetfestijn?

Begin bij de kostprijs van één bord plus je vaste kosten gedeeld door het verwachte aantal eters, en tel daar de marge bij die je wil overhouden. Reken de drankomzet apart mee: bij de meeste eetfestijnen komt een groot deel van de winst uit de bar, niet uit het eten.

Moet ik de kosten van mijn ticketsysteem meerekenen?

Ja, als je online voorverkoop doet. Elk platform rekent een commissie, een vaste kost per ticket, een betaalkost of een combinatie. De rekentool heeft daar aparte velden voor, zodat je twee systemen eerlijk kan vergelijken. Verkoop je enkel aan de deur of via overschrijving, laat die velden dan op nul.

Hoeveel kost Unisono (SABAM en billijke vergoeding) voor een fuif?

Dat hangt af van de oppervlakte van de zaal, de inkomprijs en of er een dj of live muziek speelt. Sinds 2020 zit de billijke vergoeding bij SABAM in één factuur via Unisono. Bereken het exacte bedrag met de tariefsimulator op unisono.be en vul het in bij de vaste kosten.

Mag ik deze rekentool op de website van mijn jeugddienst of vereniging zetten?

Ja. De tool is vrij te gebruiken, te linken en in te sluiten (embedden), zonder account of registratie. Onderaan deze pagina staat een kant-en-klare insluitcode.