Gids

Inschrijvingen, voorverkoop en bezoekersgegevens voor je fuif of eetfestijn

Een praktische gids voor verenigingen, jeugdhuizen en clubs in Vlaanderen. Niet gebonden aan één ticketsysteem — alles hieronder geldt ook als je met een formulier en een rekenblad werkt.

Voorverkoop is geen administratie, het is je vangnet

De meeste verenigingen beginnen met “we zien wel wie er komt”. Dat werkt tot het niet werkt. Drie redenen om toch vooraf te laten inschrijven, in volgorde van hoeveel ellende ze besparen.

Je keuken of je bestelling. Bij een eetfestijn is dit het hele punt. Wie vrijdagavond weet dat er 340 steaks en 95 kindermenu's verkocht zijn, bestelt juist. Wie het niet weet, bestelt te veel of te weinig. Bij een fuif geldt hetzelfde voor je drankbestelling en je vrijwilligersplanning.

Je cashflow. Zaal, tent, DJ, drank en verzekering betaal je vóór het feest. Ticketgeld dat pas op de avond zelf binnenkomt, helpt je daar niet mee.

Minder cash op de avond. Elke euro die vooraf digitaal betaald is, is een euro die niemand moet tellen, bewaken of naar de bank brengen.

Laat de deurverkoop wel bestaan. Een fuif zonder deurverkoop verliest de mensen die spontaan meekomen, en dat is vaak een derde van je zaal. Maak de voorverkoopprijs een paar euro lager dan de deurprijs: je stuurt mensen naar het kanaal waar jij ze het liefst hebt, en je weet vroeger hoeveel volk je mag verwachten.

Wat je mag vragen: begin bij nul en voeg toe

Begin met een leeg formulier en voeg per veld pas iets toe als je deze vraag met ja kan beantwoorden: als ik dit veld niet heb, wat gaat er dan concreet mis op de dag zelf? Kan je die vraag niet beantwoorden, laat het veld weg. Elk extra veld kost je conversie, kost je werk en kost je risico.

Twee die je vaker zou moeten vragen dan je doet. Een allergie- of dieetveld bij eten — je moet kunnen zeggen welke van de veertien wettelijke allergenen in je gerechten zitten, en een vrij invulbaar veld vangt in de praktijk het meeste op. Houd het vrij invulbaar, niet als keuzelijst: mensen kennen hun eigen situatie beter dan jouw lijstje. En een telefoonnummer, maar alleen bij tijdsloten, want dan moet je op de dag zelf kunnen schuiven.

Eén die je bijna nooit nodig hebt: het adres. Je stuurt niks op. Vraag het niet.

Gegevens van minderjarigen

In België ligt de leeftijd waarop een jongere zelf geldig toestemming kan geven voor een online dienst op 13 jaar — de laagste grens die de AVG toelaat. Onder de 13 is toestemming van een ouder of voogd nodig.

Praktisch: bij een fuif voor +16 waar mensen zelf hun ticket kopen is er geen probleem. Bij een activiteit voor de -13 schrijft de ouder in, met zijn eigen e-mailadres — wat toch al de eenvoudigste opzet is, want je correspondeert met de ouder. Twijfel je, laat dan de ouder inschrijven.

Vraag geen geboortedatum “om zeker te zijn”. Moet je leeftijd controleren, doe dat aan de deur. Een vinkje “ik ben 16 of ouder” doet hetzelfde werk zonder de datum op te slaan.

Wie is verantwoordelijk: jij, niet je ticketsysteem

Als vereniging ben jij de verwerkingsverantwoordelijke: jij bepaalt waarom de gegevens verzameld worden. Het ticketplatform is de verwerker, het doet het werk in jouw opdracht. Dat je een extern systeem gebruikt, verschuift de verantwoordelijkheid dus niet — ook niet als dat systeem gratis is.

Daaruit volgt: je hebt een verwerkersovereenkomst nodig met elke partij die gegevens van je bezoekers verwerkt (serieuze platformen bieden die standaard aan; krijg je er geen, gebruik dat platform niet), je moet weten waar de gegevens staan, en je moet weten hoe je iemands gegevens verwijdert vóór iemand het vraagt.

Hoe lang je iets bijhoudt

“Voor altijd, je weet maar nooit” is geen bewaartermijn.

Let op het verschil tussen de eerste en de vierde rij. Je boekhouding heeft de bedragen en de verkopen nodig, niet de namenlijst. Je mag dus je deelnemerslijst opruimen en toch je boekhouding in orde hebben. Zet één moment per jaar in je agenda om dat te doen.

De fout die bijna elke vereniging maakt

Je hebt vorig jaar 400 mensen laten inschrijven voor je eetfestijn. Dit jaar mail je diezelfde 400 mensen om je fuif aan te kondigen. Dat mag niet zomaar: wie een ticket kocht, gaf je zijn e-mailadres om dát ticket te krijgen, niet om reclame te ontvangen.

Zet er dus vanaf nu een apart vinkje bij, dat niet vooraf aangevinkt staat: “Houd me op de hoogte van de volgende activiteiten.” De helft vinkt het aan, en die helft mag je mailen. Dat is een echte lijst die je jaar na jaar opbouwt, en ze is meer waard dan 400 adressen die je eigenlijk niet mag gebruiken.

Uitzondering die vaak van toepassing is: je eigen leden mag je aanschrijven over je eigen werking. Het gaat hier over bezoekers die géén lid zijn.

Geld: vooraf, aan de deur, en bij annulatie

Waar komt het geld binnen? Bij het ene model houdt het ticketplatform je geld bij en stort het je uit, vaak pas weken na je evenement. Bij het andere koppel je je eigen rekening bij een betaaldienst en komt het geld rechtstreeks bij jou binnen. Moet je je zaal en je drank vooraf betalen, dan is dat het verschil tussen wel of niet voorschieten. Vraag er expliciet naar voor je kiest.

Aan de deur. Zorg dat je deurverkoop uit dezelfde voorraad put als je voorverkoop. Twee aparte tellingen betekent dat je op een avond meer plaatsen verkoopt dan je hebt. Spreek ook af wie de cash telt en wanneer, en laat dat nooit één persoon alleen doen — niet uit wantrouwen, maar om die persoon te beschermen.

Als je moet annuleren. Zet je terugbetalingsregeling in één zin bij de inschrijving, vóór iemand betaalt. Een regeling die je pas communiceert wanneer je ze nodig hebt, is geen regeling. Reken er ook op dat een verplaatst evenement voor je bezoeker vaak een geannuleerd evenement is.

De checklist

• Ik weet per veld op mijn formulier wat er misgaat als ik het niet heb
• Ik vraag geen adres en geen geboortedatum tenzij ik ze echt nodig heb
• Bij eten: er is een vrij invulbaar allergie- of dieetveld
• Minderjarigen onder 13 worden ingeschreven door een ouder
• Ik heb een verwerkersovereenkomst met mijn ticketsysteem
• Ik weet waar de gegevens bewaard worden
• Ik weet hoe ik iemands gegevens verwijder als hij erom vraagt
• Er staat een apart, niet vooraf aangevinkt vakje voor toekomstige communicatie
• Mijn terugbetalingsregeling staat in één zin bij de inschrijving
• Voorverkoop en deurverkoop delen dezelfde teller
• Er staat een datum in mijn agenda om de lijsten van dit jaar op te ruimen