Personeelsfeest organiseren: inschrijvingen, dieetwensen en check-in op één plek

Een personeelsfeest is een event zonder kassa

Wie het personeelsfeest of het jaarlijkse bedrijfsevent organiseert, doet dat meestal naast een gewone job. HR, een office manager of een paar collega's van het feestcomité: zij zoeken een zaal, regelen de catering en sturen de uitnodiging. En dan begint het eigenlijke werk: bijhouden wie komt, wie vegetarisch eet, wie een partner meebrengt en wie de bus neemt.

Bij een personeelsfeest draait het niet om verkoop, maar om aanwezigheid. Toch heb je dezelfde dingen nodig als een organisator die tickets verkoopt: een duidelijke inschrijving, een limiet op het aantal plaatsen, de juiste gegevens per deelnemer en een overzicht aan de ingang. In dit artikel zetten we de stappen op een rij, van planning tot de dag na het feest.

Stap 1: begin op tijd en kies je datum

Goede zalen en cateraars zijn snel volgeboekt, zeker in december en in het trouwseizoen. Voor een groep van honderd mensen of meer reken je best op enkele maanden voorbereiding. Leg vroeg vast:

• Doel en vorm: een diner, een receptie, een teamactiviteit overdag, een feest met partners of zonder.
• Datum: vermijd schoolvakanties en drukke periodes in je sector. Vraag bij twijfel een paar teams naar hun planning.
• Budget per persoon: zaal, catering, drank, animatie en vervoer. Houd een reserve voor last-minute wijzigingen in het aantal gasten.
• Capaciteit: hoeveel mensen kan de zaal aan, zittend of staand? Dat getal wordt straks de limiet van je inschrijvingen.

Stuur daarna een korte save the date. Wie de datum vroeg kent, plant er rond. Een vage aankondiging maakt het collega's moeilijk om er rond te plannen.

Stap 2: een uitnodiging die geen vragen oproept

De echte uitnodiging volgt een paar weken later. Zet alles samen wat collega's moeten weten: datum, uur, adres, dresscode, of partners welkom zijn, hoe ze er geraken en tot wanneer ze zich kunnen inschrijven. Eindig met één duidelijke link naar het inschrijfformulier.

Dat laatste maakt het verschil. Werk je met "antwoord op deze mail", dan zit je straks met tientallen antwoorden in je inbox, half ingevulde menukeuzes en een Excel die je met de hand bijhoudt. Eén formulier met vaste vragen geeft je één lijst waarin iedereen op dezelfde manier staat.

Stap 3: het inschrijfformulier opzetten

In ClearTix maak je het personeelsfeest aan als een gewoon evenement. Bij Tickets vink je Gratis event aan. €0-tickets genereren nooit een ClearTix-vergoeding, op welk abonnement dan ook, en voor gratis tickets hoef je geen betaalprovider te koppelen. Collega's schrijven zich in met hun naam en e-mailadres en krijgen meteen een bevestigingsmail met hun ticket.

Onder Vragen bij het afrekenen voeg je toe wat je naast naam en e-mail nodig hebt. Voor een personeelsfeest is dat vaak:

• Menukeuze als keuzelijst: vlees, vis, vegetarisch.
• Allergieën of andere dieetwensen als tekstveld, niet verplicht.
• Afdeling of vestiging, handig voor de tafelschikking.
• Neem je de bus? als keuzerondje.

Kies of het formulier één keer per bestelling of één keer per ticket wordt ingevuld. Komt een collega met een partner, dan wil je de menukeuze van beide personen: kies dus één keer per ticket. Meer over velden en exports lees je in deelnemersgegevens en dieetwensen verzamelen.

Houd het aantal verplichte velden beperkt. Vraag enkel wat je op de dag zelf of voor de cateraar echt gebruikt.

Stap 4: partners, busplaatsen en limieten

De meeste vragen bij een personeelsfeest gaan over uitzonderingen. Die vang je op met een paar instellingen:

• Partners: maak een tweede tickettype Partner aan en zet Max. per bestelling op 1. Zo kan elke collega één persoon meebrengen. Betalen partners een eigen bijdrage, dan geef je dat tickettype een prijs en koppel je Stripe of Mollie; het tickettype voor medewerkers blijft gratis.
• Zaalcapaciteit: stel de totale capaciteit van het evenement in op wat de zaal aankan. Is die bereikt, dan sluit de inschrijving vanzelf.
• Busplaatsen: met een capaciteitspool laat je meerdere tickettypes, bijvoorbeeld Medewerker met bus en Partner met bus, uit één voorraad van bijvoorbeeld 50 busplaatsen putten.
• Inschrijfdeadline: met een verkoopvenster sluit je de inschrijvingen op de dag dat de cateraar het definitieve aantal wil weten.

Wil je niet dat mensen buiten het bedrijf zich inschrijven? Een gepubliceerd evenement is openbaar zichtbaar op je evenementpagina. Zet het tickettype dan op verborgen en deel een toegangscode of ontgrendellink via de interne mail. Hoe dat werkt, lees je in verborgen tickets en toegangscodes. Die functie zit in Studio en Pro.

Stap 5: dieetwensen en privacy

Een allergie is meer dan een voorkeur: het kan om gezondheidsgegevens gaan. Ga er daarom zorgvuldig mee om. Maak het veld niet verplicht, vermeld waarvoor je het gebruikt ("enkel om door te geven aan de cateraar") en deel met de cateraar alleen de lijst die hij nodig heeft, niet de hele deelnemerslijst.

ClearTix verwijdert persoonsgegevens automatisch na vaste bewaartermijnen, en gegevensverzoeken (exporteren, corrigeren of wissen) handel je per e-mailadres af. De checklist voor de rest vind je in GDPR-conforme ticketverkoop. Dit is geen juridisch advies: twijfel je, vraag het dan na bij je privacyverantwoordelijke.

Stap 6: de laatste week

Een paar dagen voor het feest exporteer je de deelnemers en hun antwoorden naar CSV. Daarmee maak je de tafelschikking, geef je de cateraar het aantal menu's per soort en stuur je de buschauffeur zijn passagierslijst.

Verandert er nog iets, zoals een ander deuruur, een parkeertip of een verplaatste ingang? Stuur dan een bericht naar alle deelnemers, eventueel gefilterd per tickettype. Zo bereik je enkel wie ingeschreven is, en niet het hele bedrijf.

Stap 7: inchecken aan de deur

Elke deelnemer krijgt een ticket met een QR-code, als PDF en voor Apple Wallet of Google Wallet. Aan de ingang scan je die met de ClearTix-scanner op een smartphone. Je ziet meteen wie er al binnen is, en een ticket dat al gescand werd, valt op.

Heb je meerdere mensen aan de deur, dan geef je ze in Studio en Pro de rol Scanner: ze kunnen inchecken, maar zien geen bestellingen of instellingen. Je hebt internet nodig om de scanner te openen, maar het scannen blijft werken als de verbinding even wegvalt. Test het bereik in de zaal wel vooraf. Meer lees je in QR-tickets zonder app.

Na het feest: wie kwam er echt?

Bij een gratis feest schrijven altijd een paar mensen zich in die uiteindelijk niet komen. In Statistieken zie je naast het aantal inschrijvingen ook de check-incijfers. Zo weet je volgend jaar beter hoeveel menu's je bestelt, en kun je de cateraar en de zaal een realistischer aantal geven.

Een korte bedankmail naar de deelnemers, met een link naar de foto's of een vraag om feedback, sluit het feest netjes af.

Ook voor andere bedrijfsevents

Dezelfde aanpak werkt voor een nieuwjaarsreceptie, een familiedag, een teambuilding of een klantenevent. Nodig je externe gasten uit die een factuur nodig hebben, bijvoorbeeld voor een betalend seminarie, bekijk dan groepsboekingen en facturen voor bedrijven.

Starten is gratis met het Free-abonnement (3 evenementen per maand). Wat er in elk abonnement zit, staat op de prijzenpagina en de functiepagina.

Lees ook

• Deelnemersgegevens en dieetwensen verzamelen met formulieren
• GDPR-conforme ticketverkoop: de checklist voor organisatoren

Gratis beginnen met ClearTix →