12 mei 2026 · 3 min · Wesley Veldeman
Deelnemersgegevens en dieetwensen verzamelen met formulieren bij je tickets
Vraag bij de aankoop precies de info die je nodig hebt: namen, dieetwensen, maten of voorkeuren. Zo koppel je formulieren aan je tickettypes in ClearTix, per bestelling of per deelnemer.
Een ticket verkopen is soms niet genoeg
Voor sommige evenementen heb je meer nodig dan een naam en een betaling. Voor een diner wil je dieetwensen weten. Voor een workshop wil je het niveau van elke deelnemer. Voor een loop wil je een T-shirtmaat. Die informatie achteraf bij elkaar mailen is een drama; veel beter is het om ze meteen bij de aankoop te verzamelen.
Daarvoor koppel je in ClearTix een formulier aan een tickettype. Formulieren werken op elk abonnement; het exporteren naar CSV is een Pro-functie.
Een formulier aan een tickettype koppelen
Je bepaalt zelf welk tickettype welke vragen krijgt. Aan je gewone deelnameticket koppel je bijvoorbeeld een formulier met dieetwensen, terwijl je begeleidersticket andere of geen vragen krijgt. Zo vraag je enkel wat relevant is voor dat type deelnemer.
De veldtypes die je kunt gebruiken
Een formulier bouw je op uit verschillende veldtypes, afhankelijk van wat je wil weten:
- Tekst voor een korte invoer, zoals een naam.
- Lange tekst voor een uitgebreid antwoord.
- E-mail en telefoon voor contactgegevens.
- Dropdown voor een keuze uit een lijst.
- Checkbox voor ja/nee of meerdere selecties.
- Radio voor één keuze uit enkele opties.
- Getal voor een aantal of een leeftijd.
- Datum voor een geboortedatum of voorkeursdag.
Met die bouwstenen maak je vrijwel elk formulier dat je nodig hebt, van een simpele maatvraag tot een uitgebreide intake.
Per bestelling of per ticket
Een belangrijke keuze: verzamel je de antwoorden één keer per bestelling, of één keer per ticket?
- Per bestelling: de koper vult het formulier één keer in, voor de hele bestelling. Handig wanneer de info over de hele groep gaat (bijvoorbeeld een factuurreferentie of het gezelschap).
- Per ticket: elke deelnemer vult zijn eigen formulier in. Dit gebruik je wanneer de info persoonlijk is, zoals naam en dieetwensen van elke individuele gast.
Voor een diner met tien couverts wil je dieetwensen per ticket, zodat elke gast zijn eigen wensen opgeeft. Voor een groepsboeking met één contactpersoon volstaat soms per bestelling.
| Keuze | Wanneer |
|---|---|
| Per bestelling | Info geldt voor de hele groep |
| Per ticket | Info is persoonlijk per deelnemer |
De antwoorden bekijken en exporteren
De antwoorden worden bij het ticket bewaard. Je bekijkt ze dus altijd terug op de plek waar het ticket hoort. Wil je ze in bulk verwerken, bijvoorbeeld een lijst met alle dieetwensen doorgeven aan je cateraar, dan exporteer je ze naar CSV. Dat exporteren is een Pro-functie. In een CSV open je de gegevens vlot in een rekenblad en deel je ze met wie ze nodig heeft.
Houd het kort: de belangrijkste tip
Elk extra verplicht veld is een extra drempel bij het afrekenen. Hoe meer je vraagt, hoe meer mensen afhaken voor ze betaald hebben. Houd je verplichte velden daarom minimaal. Vraag wat je echt nodig hebt en maak de rest optioneel. Een dieetwens is nuttig; een verplichte vraag naar een huisadres die je nooit gebruikt, kost je gewoon verkopen.
Voor wie dit handig is
- Diners en eetevenementen: dieetwensen en allergieën per gast.
- Workshops en cursussen: niveau, ervaring of materiaalvoorkeuren.
- Sport- en loopevenementen: T-shirtmaten en categorieën.
Wil je het hele plaatje van wat ClearTix kan, kijk dan op onze functiepagina. En om te zien welke functies bij welk abonnement horen, is er de prijzenpagina. Geef je workshops of cursussen, bekijk dan ook de aanpak voor ticketsoftware voor kookworkshops.
Lees ook