10 september 2026 · 6 min · Wesley Veldeman
Eetfestijn organiseren met online inschrijvingen: zittingen, menukeuze en porties tellen
Hoe zet je een eetfestijn op in een ticketsysteem? Zittingen als tijdsloten, elk gerecht een tickettype met het aantal porties, dieetwensen via een formulier en drankbonnen als add-on. Met een kostenvergelijking voor 500 gasten.
Een eetfestijn is geen ticketverkoop
Wie een eetfestijn organiseert, denkt niet in tickets. Die denkt in zittingen, menu's en porties: hoeveel mensen komen om 17:00 en hoeveel om 19:30, hoeveel steaks moeten er op de grill en hoeveel kindermenu's kip, en hoeveel drankbonnen zijn er al verkocht. De vraag aan een ticketsysteem is dus niet "kan ik tickets verkopen?", maar "weet mijn keuken zaterdagmiddag precies wat ze moet klaarmaken?".
Dat is ook de reden waarom een generiek platform als Eventbrite voor een eetfestijn zelden goed voelt: je krijgt een ticket, maar geen menukeuze, geen zittingen en geen keukenlijst. Hieronder zetten we een typisch verenigingseetfestijn stap voor stap op in ClearTix, en vergelijken we op het einde de kosten met twee Belgische alternatieven.
Ons voorbeeld: de jaarlijkse steakavond van de voetbalclub.
- Zaterdag, twee zittingen: 17:00 en 19:30
- Steak €25, kip €22, vegetarisch €22, kindermenu €12
- Leden €3 goedkoper
- Drankbonnen en dessert vooraf te koop
- Wie niet online inschrijft, betaalt aan de deur
Stap 1: zittingen als tijdsloten
Maak één evenement aan en vink Tijdslot-boeking aan. Voeg per zitting een tijdslot toe: "Zitting 17:00" en "Zitting 19:30", elk met een eigen capaciteit. Je gast kiest bij het bestellen eerst de zitting en daarna de menu's. Het gekozen uur staat op het ticket, in de bevestigingsmail, in de wallet-pass en in je deelnemerslijst.
Aan de deur kiest je scanner het actieve tijdslot: iemand met een ticket voor 19:30 die om 17:00 opduikt, wordt geweigerd, zodat de eerste zitting niet overvol raakt.
Stap 2: elk gerecht een tickettype, de porties als capaciteit
Dit is de kern. In plaats van één tickettype "Volwassene" maak je per gerecht een tickettype aan, met het aantal porties dat de keuken aankan als capaciteit:
| Tickettype | Prijs | Porties |
|---|---|---|
| Volwassene, steak | €25 | 300 |
| Volwassene, kip | €22 | 120 |
| Volwassene, vegetarisch | €22 | 60 |
| Kindermenu, kip | €12 | 80 |
Zodra de 300 steaks verkocht zijn, verdwijnt steak uit de verkoop. Niet alleen online, ook aan de kassa aan de deur. Je verkoopt dus nooit meer dan je kunt serveren, zonder dat iemand een lijst moet bijhouden.
Wil je liever één tickettype per persoon, dan kan dat ook: maak "Volwassene" en "Kind" aan en zet de menukeuze als keuzevraag in het bezoekersformulier. Elke optie kan een meerprijs of korting dragen (steak +€3). Je verliest dan wel de aparte voorraad per gerecht, dus voor de meeste eetfestijnen raden we het eerste model aan.
Stap 3: ledenprijs achter een toegangscode
Leden betalen €22 voor hun steak in plaats van €25. Maak daarvoor een tickettype "Lid, steak" aan, zet het op verborgen en koppel er een toegangscode aan die je enkel in je ledenmail deelt. Wie de code ingeeft, ziet de ledenprijzen naast de gewone; wie hem niet heeft, ziet ze niet.
Stap 4: dieetwensen via het formulier
Koppel aan elk tickettype een formulier dat per ticket wordt ingevuld, met een vrij veld "Allergieën of dieetwensen". De keuken weet dan per gast of er glutenvrij of zonder noten gekookt moet worden, en die info staat netjes naast de naam en de zitting in je deelnemerslijst.
Stap 5: drankbonnen en dessert als add-on
Op een eetfestijn komt een groot deel van de opbrengst van drank en dessert. Zet "Drankbonnen (kaart van 10)" en "Dessert" klaar als add-on met een prijs en een voorraad. Gasten kopen ze mee bij hun inschrijving en krijgen één QR-voucher voor al hun extra's. Aan de bar of de dessertstand vinkt een vrijwilliger de voucher af met dezelfde scanner als aan de deur.
Het resultaat: minder cash op de avond, kortere rijen aan de bar en een veel betere inschatting van wat je moet inkopen.
Stap 6: de keuken weet wat ze moet koken
Op de dag zelf wil de keuken geen namen, maar aantallen:
- Per gerecht: het dashboard toont live hoeveel er per tickettype, dus per gerecht, verkocht is.
- Per zitting: de deelnemerslijst toont per gast de zitting, het gerecht en de dieetwensen. Filter op tickettype, of exporteer de lijst en maak in een rekenblad een draaitabel per zitting.
- Extra's: de add-onpagina toont hoeveel drankkaarten en desserts verkocht en al uitgedeeld zijn.
Stap 7: aan de deur
Niet iedereen schrijft online in. Met de kassa verkoop je aan de deur verder: kies de zitting en de menu's, inn cash of met je eigen kaartterminal en markeer de bestelling als betaald. De porties gaan van dezelfde voorraad af als online.
Bedrijven of sponsors die een tafel van tien willen, boeken in groep met een correcte factuur.
Wat kost dat voor 500 gasten?
Voor een vereniging telt uiteindelijk wat er van de opbrengst overblijft. We vergelijken ClearTix met twee Belgische platformen die zich expliciet op verenigingen richten, voor een eetfestijn van 500 betalende gasten aan gemiddeld €25, verkocht in ongeveer 200 bestellingen.
| ClearTix (Gratis) | ClearTix (Studio) | Tixora | PlanToParty | |
|---|---|---|---|---|
| Platformkost per ticket | €0,39 | €0,25 + €29/maand | €0,50 | €0,65 + 1% |
| Wie betaalt | organisator | organisator | organisator (doorrekenen mogelijk) | de gast, bovenop de ticketprijs |
| Platformkost voor 500 gasten | €195 | €154 | €250 | €450 (betaald door je gasten) |
| Betaalkosten | eigen Mollie/Stripe, ± €0,29 per Bancontact-transactie | idem | Mollie, per transactie | Stripe, inbegrepen |
| Geld op je eigen rekening | ja, meteen (eigen Mollie/Stripe) | ja | ja (eigen Mollie) | via Stripe Connect, binnen 5 werkdagen na het event |
| Kassa aan de deur | vanaf Studio | ja | ja, cash gratis | niet vermeld |
| Zittingen / menu's | tijdsloten + tickettype per gerecht | idem | categorieën per zitting | zit-uur en gerecht bij aankoop |
| Drankbonnen met QR-voucher | vanaf Studio | ja | niet vermeld | niet vermeld |
Twee dingen vallen op. Bij PlanToParty betaal je als vereniging niets, maar je gasten betalen €25,90 in plaats van €25; dat is een keuze die je bewust maakt. En het Studio-abonnement van ClearTix, dat je enkel neemt in de maand van je eetfestijn, is vanaf ongeveer 200 tickets al goedkoper dan het gratis abonnement én geeft je de kassa en de add-ons erbij.
Bij ClearTix wordt de vergoeding maandelijks aan de vereniging gefactureerd en niet bij de ticketprijs opgeteld; de betaalkosten van Mollie of Stripe betaal je rechtstreeks aan hen. Gratis evenementen en €0-tickets kosten nooit iets.
In het kort
Een eetfestijn zet je op als zittingen, menu's en porties, niet als tickets. In ClearTix doe je dat met tijdsloten, een tickettype per gerecht met de porties als capaciteit, een formulier voor dieetwensen en add-ons voor drankbonnen. De keuken ziet live wat er verkocht is, de kassa verkoopt aan de deur van dezelfde voorraad en het geld komt rechtstreeks op de rekening van de vereniging.
Meer weten? Bekijk de pagina over ticketsoftware voor eetfestijnen of de stap-voor-stapgids Een eetfestijn opzetten in het helpcenter.
Lees ook
- Een ticketsysteem voor je vereniging: eetfestijn, fuif en quiz
- Tickets verkopen aan de deur met een kassa (POS)
- Deelnemersgegevens en dieetwensen verzamelen met formulieren
De informatie over derden (Tixora, PlanToParty, Mollie, Stripe) is indicatief, kan wijzigen en is gebaseerd op hun publieke prijspagina's, nagekeken in september 2026. Controleer tarieven en voorwaarden altijd aan de bron: Tixora, PlanToParty, Mollie, Stripe.
Veelgestelde vragen
- Kan ik in ClearTix meerdere zittingen aanbieden voor één eetfestijn?
- Ja. Schakel Tijdslot-boeking in en maak per zitting een tijdslot aan, bijvoorbeeld 17:00 en 19:30, elk met een eigen capaciteit. De gast kiest eerst de zitting en daarna de menu's. De zitting staat op het ticket, in de bevestigingsmail en in de deelnemerslijst.
- Hoe tel ik de porties per gerecht?
- Maak per gerecht een tickettype aan en zet het aantal porties dat de keuken aankan als capaciteit. Het dashboard toont live hoeveel er per gerecht verkocht is, en een uitverkocht gerecht verdwijnt automatisch uit de verkoop, ook aan de kassa.
- Wat kost een ticketsysteem voor een eetfestijn van 500 gasten?
- Bij ClearTix €195 op het gratis abonnement (€0,39 per ticket) of €154 op Studio (€29 + €0,25 per ticket), plus de transactiekost van je eigen Mollie- of Stripe-rekening. Er is geen percentage op de omzet en de vergoeding wordt niet bij de ticketprijs van je gasten opgeteld.
- Kan ik drankbonnen vooraf verkopen?
- Ja, als add-on. Gasten kopen drankbonnen of dessert mee bij hun inschrijving en krijgen één QR-voucher die je vrijwilligers aan de bar afvinken met de scanner. Add-ons zijn beschikbaar vanaf het Studio-abonnement.
- Wat met mensen die niet online inschrijven?
- Met de kassa verkoop je aan de deur verder, cash of met je eigen kaartterminal. Je kiest de zitting en de menu's en de porties gaan van dezelfde voorraad af als online, dus je verkoopt nooit meer dan de keuken aankan.