Organiser un repas de soutien avec inscriptions en ligne : services, choix de menu et comptage des portions

Un repas de soutien n'est pas une billetterie

Qui organise un souper spaghetti ou une soirée moules ne pense pas en billets. Il pense en services, en menus et en portions : combien de personnes à 17h00 et combien à 19h30, combien de steaks sur le grill et combien de menus enfant poulet, combien de tickets boissons déjà vendus. La question posée à un système de billetterie n'est donc pas « puis-je vendre des billets ? », mais « ma cuisine saura-t-elle samedi midi exactement quoi préparer ? ».

C'est aussi pourquoi une plateforme générique comme Eventbrite convient rarement à un repas de soutien : vous obtenez un billet, mais ni choix de menu, ni services, ni liste pour la cuisine. Ci-dessous, nous configurons pas à pas un repas d'association typique dans ClearTix, et nous comparons à la fin les coûts avec deux alternatives belges.

Notre exemple : la soirée steak annuelle du club de foot.

• Samedi, deux services : 17h00 et 19h30
• Steak 25 €, poulet 22 €, végétarien 22 €, menu enfant 12 €
• Membres 3 € moins cher
• Tickets boissons et dessert en prévente
• Ceux qui ne s'inscrivent pas en ligne paient à l'entrée

Étape 1 : les services sous forme de créneaux

Créez un seul événement et activez la réservation par créneau. Ajoutez un créneau par service : « Service 17h00 » et « Service 19h30 », chacun avec sa propre capacité. À la commande, votre convive choisit d'abord le service, puis les menus. L'heure choisie figure sur le billet, dans l'e-mail de confirmation, dans le pass wallet et dans votre liste des participants.

À l'entrée, votre scanner sélectionne le créneau actif : quelqu'un qui arrive à 17h00 avec un billet pour 19h30 est refusé, et le premier service ne déborde pas.

Étape 2 : un type de billet par plat, les portions comme capacité

C'est le cœur du système. Plutôt qu'un seul type « Adulte », créez un type de billet par plat, avec comme capacité le nombre de portions que la cuisine peut servir :

Type de billet	Prix	Portions
Adulte, steak	25 €	300
Adulte, poulet	22 €	120
Adulte, végétarien	22 €	60
Menu enfant, poulet	12 €	80

Dès que les 300 steaks sont vendus, le steak disparaît de la vente. Pas seulement en ligne, mais aussi au point de vente à l'entrée. Vous ne vendez donc jamais plus que ce que vous pouvez servir, sans que personne ne tienne une liste.

Si vous préférez un type de billet par personne, c'est possible aussi : créez « Adulte » et « Enfant » et posez le choix de menu comme question à choix dans le formulaire de participant. Chaque option peut porter un supplément ou une réduction (steak +3 €). Vous perdez alors le stock séparé par plat, c'est pourquoi nous recommandons le premier modèle pour la plupart des repas.

Étape 3 : tarif membre derrière un code d'accès

Les membres paient leur steak 22 € au lieu de 25 €. Créez un type « Membre, steak », marquez-le comme masqué et associez-lui un code d'accès que vous ne partagez que dans votre mail aux membres. Qui saisit le code voit les tarifs membres à côté des tarifs normaux ; qui ne l'a pas ne les voit pas.

Étape 4 : régimes alimentaires via le formulaire

Associez à chaque type de billet un formulaire rempli par billet, avec un champ libre « Allergies ou régime alimentaire ». La cuisine sait alors, convive par convive, s'il faut cuisiner sans gluten ou sans noix, et cette information figure à côté du nom et du service dans votre liste des participants.

Étape 5 : tickets boissons et dessert en supplément

Lors d'un repas de soutien, une grande partie des recettes vient des boissons et du dessert. Préparez « Tickets boissons (carte de 10) » et « Dessert » en supplément avec un prix et un stock. Les convives les ajoutent à leur inscription et reçoivent un seul bon QR pour tous leurs extras. Au bar ou au stand dessert, un bénévole valide le bon avec le même scanner qu'à l'entrée.

Résultat : moins d'espèces le soir même, des files plus courtes au bar et une bien meilleure estimation de ce qu'il faut acheter.

Étape 6 : la cuisine sait quoi cuisiner

Le jour même, la cuisine ne veut pas des noms, mais des quantités :

• Par plat : le tableau de bord affiche en direct le nombre vendu par type de billet, donc par plat.
• Par service : la liste des participants indique pour chaque convive le service, le plat et le régime alimentaire. Filtrez par type de billet, ou exportez la liste et faites un tableau croisé par service dans un tableur.
• Extras : la page des suppléments indique combien de cartes boissons et de desserts ont été vendus et déjà distribués.

Étape 7 : à l'entrée

Tout le monde ne s'inscrit pas en ligne. Avec le point de vente, vous continuez à vendre à l'entrée : choisissez le service et les menus, encaissez en espèces ou avec votre propre terminal de carte et marquez la commande comme payée. Les portions sont déduites du même stock qu'en ligne.

Les entreprises ou sponsors qui veulent une table de dix réservent en groupe avec une facture en bonne et due forme.

Combien cela coûte-t-il pour 500 convives ?

Pour une association, ce qui compte au final, c'est ce qui reste des recettes. Nous comparons ClearTix à deux plateformes belges qui s'adressent explicitement aux associations, pour un repas de 500 convives payants à 25 € en moyenne, vendus en environ 200 commandes.

	ClearTix (Gratuit)	ClearTix (Studio)	Tixora	PlanToParty
Coût plateforme par billet	0,39 €	0,25 € + 29 €/mois	0,50 €	0,65 € + 1 %
Qui paie	l'organisateur	l'organisateur	l'organisateur (répercussion possible)	le convive, en plus du prix du billet
Coût plateforme pour 500 convives	195 €	154 €	250 €	450 € (payés par vos convives)
Frais de paiement	votre propre Mollie/Stripe, ± 0,29 € par transaction Bancontact	idem	Mollie, par transaction	Stripe, inclus
Argent sur votre compte	oui, immédiatement (propre Mollie/Stripe)	oui	oui (propre Mollie)	via Stripe Connect, dans les 5 jours ouvrables après l'événement
Point de vente à l'entrée	à partir de Studio	oui	oui, espèces gratuites	non mentionné
Services / menus	créneaux + type de billet par plat	idem	catégories par service	heure de service et plat à l'achat
Tickets boissons avec bon QR	à partir de Studio	oui	non mentionné	non mentionné

Deux constats. Chez PlanToParty, l'association ne paie rien, mais vos convives paient 25,90 € au lieu de 25 € ; c'est un choix à faire en connaissance de cause. Et l'abonnement Studio de ClearTix, que vous ne prenez que pour le mois de votre repas, devient dès environ 200 billets moins cher que l'abonnement gratuit tout en vous donnant le point de vente et les suppléments.

Chez ClearTix, la commission est facturée mensuellement à l'association et n'est pas ajoutée au prix du billet ; les frais de paiement de Mollie ou Stripe sont réglés directement auprès d'eux. Les événements gratuits et les billets à 0 € ne coûtent jamais rien.

En bref

Un repas de soutien se configure en services, menus et portions, pas en billets. Dans ClearTix, cela passe par des créneaux, un type de billet par plat avec les portions comme capacité, un formulaire pour les régimes alimentaires et des suppléments pour les tickets boissons. La cuisine voit en direct ce qui est vendu, le point de vente vend à l'entrée sur le même stock et l'argent arrive directement sur le compte de l'association.

Pour aller plus loin : la page logiciel de billetterie pour repas de soutien ou le guide pas à pas Organiser un repas de soutien dans le centre d'aide.

À lire aussi

• Une billetterie pour votre association : repas, soirée et quiz
• Vendre des billets sur place avec un point de vente
• Collecter les informations des participants avec des formulaires

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Les informations sur les tiers (Tixora, PlanToParty, Mollie, Stripe) sont indicatives, susceptibles d'évoluer et basées sur leurs pages tarifaires publiques, vérifiées en septembre 2026. Vérifiez toujours les tarifs et conditions à la source : Tixora, PlanToParty, Mollie, Stripe.

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