Organiser la fête de l'école avec l'association de parents : cartes, repas et tickets boissons en ligne

Une fête d'école, c'est un petit événement avec une grosse logistique

Pour la plupart des bénévoles, la fête de l'école ou la fête de l'association de parents est le plus gros projet de l'année. Il y a un spectacle des enfants, un repas, un bar, peut-être une tombola ou un château gonflable, et tout cela avec une poignée de parents qui l'organisent à côté de leur travail.

Tout le monde connaît l'approche classique : un coupon dans le cartable, une enveloppe d'argent liquide à rapporter, une liste que quelqu'un recopie dans Excel à la maison et, le jour même, une table à l'entrée où l'on coche cette liste. Cela fonctionne, mais cela prend beaucoup d'heures. Des enveloppes se perdent et la cuisine ne sait qu'au dernier moment combien de portions de boulettes sauce tomate préparer.

Un système de billetterie en ligne reprend le travail de comptage et de tri. Dans cet article, nous configurons pas à pas une fête d'école typique dans ClearTix et calculons ce qu'elle coûte.

Notre exemple est la fête de printemps d'une école primaire :

• Samedi, spectacle des classes à 14 h 00, ensuite le repas
• Deux services : 17 h 00 et 18 h 30
• Menu adulte et menu enfant, avec aussi une option végétarienne
• Tickets boissons et dessert en vente à l'avance
• Les parents qui n'ont pas commandé en ligne peuvent encore payer à l'entrée

Étape 1 : un seul événement, des types de billets clairs

Commencez par un événement « Fête de printemps » et réfléchissez à ce que vous devez vraiment compter. Pour une fête d'école, ce sont presque toujours les repas, pas l'entrée. Beaucoup d'écoles laissent l'accès au spectacle gratuit et ne font payer que le repas.

Créez donc un type de billet par menu :

Type de billet	Ce que c'est
Adulte, boulettes sauce tomate	menu adulte
Adulte, végétarien	menu adulte
Enfant, boulettes sauce tomate	menu enfant
Enfant, végétarien	menu enfant

Vous choisissez les prix vous-même. Pour chaque menu, indiquez comme capacité le nombre de portions que la cuisine peut servir. Quand un menu est épuisé, il disparaît de la vente.

Vous cuisinez une seule casserole de sauce pour les adultes et les enfants ? Utilisez alors un pool de capacité : un stock partagé dans lequel les deux types de billets puisent. Ainsi, vous ne vendez jamais plus de portions qu'il n'y en a dans la casserole, même à des prix différents.

Étape 2 : les services comme créneaux horaires

Avec deux services, vous ne voulez pas que tout le monde soit à table à 17 h 00. Activez la réservation par créneau et créez un créneau par service, avec comme capacité le nombre de places dans le réfectoire ou la salle de gym. Les parents choisissent d'abord le service, puis les menus. L'heure figure sur leur billet et dans l'e-mail de confirmation, et vous voyez par service combien de personnes viennent.

Pour aller plus loin dans l'organisation d'un repas, lisez notre article sur l'organisation d'un repas de soutien avec inscriptions en ligne. Une fête d'école fonctionne de la même manière, en plus petit.

Étape 3 : les allergies via un court formulaire

À une fête d'école, beaucoup d'enfants mangent aussi, et la cuisine veut savoir s'il faut cuisiner sans gluten ou sans noix. Liez un formulaire aux menus avec un seul champ libre : « Allergies ou régime alimentaire ». Les réponses apparaissent à côté de la commande dans la liste des participants.

Ne demandez pas plus que nécessaire. Le nom et l'adresse e-mail du parent qui commande suffisent généralement ; vous n'avez pas besoin de collecter les noms des enfants ou des classes pour compter des portions de spaghetti. Pour être sûr d'être en règle, lisez notre checklist pour une billetterie conforme au RGPD.

Étape 4 : tickets boissons et dessert à l'avance

Le bar et le stand de desserts rapportent une bonne part des recettes de nombreuses fêtes d'école. Vendez les tickets boissons et le dessert comme add-on à la commande. Les parents paient tout en une fois et reçoivent un bon QR pour leurs extras, qu'un bénévole coche au bar avec le même scanner qu'à l'entrée. Cela signifie moins de monnaie à rendre le jour même et une meilleure estimation de ce qu'il faut acheter.

Les add-ons sont inclus dans les plans Studio et Pro.

Étape 5 : une réduction pour l'équipe ou un prix membre

Les enseignants ou les bénévoles reçoivent un repas gratuit, ou les membres de l'association de parents paient moins ? Créez un code de réduction et partagez-le uniquement avec ce groupe. Les codes de réduction sont disponibles sur chaque plan. Vous voulez masquer complètement le prix réduit pour ceux qui n'ont pas le code ? Utilisez alors des billets cachés avec un code d'accès (Studio et Pro).

Étape 6 : diffuser le lien

Le lien de billetterie est une seule URL. Mettez-le dans la newsletter de l'école, dans l'application de l'école ou les groupes de classe, et imprimez un QR code sur l'affiche à la grille de l'école. Les parents paient par Bancontact, iDEAL ou carte via le compte Mollie ou Stripe que vous connectez vous-même. L'argent arrive donc directement sur le compte de l'association de parents ou de l'école, sans passer d'abord par ClearTix. Chez Mollie, c'est généralement le jour ouvrable suivant, chez Stripe dans les 24 à 72 heures.

Après la commande, chaque parent reçoit un billet QR par e-mail et peut aussi l'ajouter à Apple ou Google Wallet. Les passes Wallet sont incluses dans chaque plan.

Étape 7 : le jour même

À l'entrée de la salle, les bénévoles scannent les billets avec leur propre smartphone. Le scanner QR fonctionne dans le navigateur, sans application ni installation, et continue de fonctionner si le wifi de la salle de gym est faible ou tombe un moment.

Il y a toujours des parents qui n'ont pas commandé à l'avance. Avec la caisse, vous continuez à vendre à l'entrée, en espèces ou avec votre propre terminal de paiement. Ces ventes sont déduites du même stock que les ventes en ligne, pour que la cuisine ne manque pas soudain de vingt portions. La caisse est incluse dans Studio et Pro.

Pour la cuisine, la page Quantités indique par service combien de menus de chaque type ont été vendus, allergies comprises. Vous pouvez imprimer cette liste ou la télécharger en CSV.

Combien ça coûte ?

ClearTix facture un montant fixe par billet vendu, pas un pourcentage de votre chiffre d'affaires. Supposons que la fête de printemps vende 400 billets payants (menus) :

Plan	Calcul	Coût
Gratuit	400 × 0,39 €	156 €
Studio	29 € + 400 × 0,25 €	129 €

S'y ajoutent les frais de transaction de votre propre compte Mollie ou Stripe. Un événement entièrement gratuit, par exemple uniquement des inscriptions pour une journée portes ouvertes, ne coûte rien.

Le seuil de rentabilité se situe à environ 208 billets par mois (29 € / (0,39 € − 0,25 €)) : au-delà, Studio est moins cher. Le plan Gratuit est limité à 3 événements par mois et affiche la marque ClearTix sur la page de réservation et dans les e-mails.

Quel plan choisir ? Si vous voulez uniquement vendre des menus en ligne et scanner, le plan Gratuit suffit : types de billets, créneaux, formulaires, codes de réduction et scanner y sont tous inclus. Vous voulez aussi des tickets boissons en add-on ou une caisse à l'entrée ? Prenez Studio. Avec 400 billets, vous êtes dans cet exemple au-dessus du seuil de rentabilité, Studio est donc aussi moins cher. Tous les tarifs et le contenu de chaque plan figurent sur la page tarifs.

Pourquoi c'est important pour nous

ClearTix a été créé à Haaltert, par quelqu'un qui est lui-même bénévole dans une association et qui en avait assez des plateformes de billetterie chères ou limitées. Une association de parents travaille avec les mêmes contraintes : peu de temps, des bénévoles qui changent d'année en année et des recettes qui doivent aller entièrement à l'école. C'est pourquoi l'argent arrive directement sur votre compte et que nous facturons un montant fixe par billet, pas un pourcentage.

Checklist rapide pour votre fête d'école

• Un événement, avec un type de billet par menu et les portions comme capacité
• Un pool de capacité si les menus adulte et enfant viennent de la même casserole
• Les services comme créneaux horaires
• Un court formulaire pour les allergies, pas de données superflues
• Tickets boissons et dessert en add-on (Studio)
• Un lien et un QR code sur l'affiche
• Scanner dans le navigateur à l'entrée, caisse pour ceux qui n'ont pas commandé (Studio)

Vous organisez la fête de l'école cette année ? Créez gratuitement un compte et préparez votre premier événement. Le plan Gratuit n'a pas de frais mensuels et permet 3 événements par mois : vous pouvez tout configurer et tester tranquillement avant d'envoyer le lien aux parents.