Schoolfeest organiseren als oudercomité: kaarten, eetmomenten en drankbonnen online

Een schoolfeest is een klein evenement met grote logistiek

Een schoolfeest of oudercomitéfeest is voor de meeste vrijwilligers het grootste project van het jaar. Er is een optreden van de kinderen, een eetmoment, een bar, misschien een tombola of springkasteel, en dat alles met een handvol ouders die het naast hun werk regelen.

De klassieke aanpak kent iedereen: een strookje in de boekentas, een envelop met cash die terug moet, een lijst die iemand thuis in Excel overtypt, en op de dag zelf een tafel aan de ingang waar die lijst wordt afgevinkt. Dat werkt, maar het kost veel uren. Enveloppen raken zoek en de keuken weet pas op het laatste moment hoeveel balletjes in tomatensaus er klaar moeten staan.

Een online ticketsysteem neemt het tel- en sorteerwerk over. In dit artikel zetten we een typisch schoolfeest stap voor stap op in ClearTix, en rekenen we uit wat het kost.

Ons voorbeeld is het lentefeest van een basisschool:

• Zaterdag, optreden van de klassen om 14:00, daarna eetmoment
• Twee eetzittingen: 17:00 en 18:30
• Volwassen menu en kindermenu, ook een vegetarische optie
• Drankbonnen en een dessert vooraf te koop
• Ouders zonder online bestelling kunnen aan de ingang nog betalen

Stap 1: één evenement, duidelijke tickettypes

Begin met één evenement "Lentefeest" en denk na over wat je echt moet tellen. Bij een schoolfeest zijn dat bijna altijd maaltijden, niet de toegang zelf. Veel scholen houden de toegang tot het optreden gratis en vragen enkel geld voor het eten.

Maak daarom per menu een tickettype aan:

Tickettype	Wat het is
Volwassene, balletjes in tomatensaus	menu volwassene
Volwassene, vegetarisch	menu volwassene
Kind, balletjes in tomatensaus	kindermenu
Kind, vegetarisch	kindermenu

De prijzen kies je zelf. Zet bij elk menu als capaciteit het aantal porties dat de keuken aankan. Is een menu uitverkocht, dan verdwijnt het uit de verkoop.

Koken jullie één pot saus voor volwassenen én kinderen, gebruik dan een capaciteitspool: één gedeelde voorraad waar beide tickettypes uit putten. Zo verkoop je nooit meer porties dan er in de pot zitten, ook al zijn het verschillende prijzen.

Stap 2: eetzittingen als tijdsloten

Met twee zittingen wil je niet dat iedereen om 17:00 aan tafel zit. Schakel Tijdslot-boeking in en maak een tijdslot per zitting, met het aantal plaatsen in de refter of turnzaal als capaciteit. Ouders kiezen eerst de zitting, daarna de menu's. Het uur staat op hun ticket en in de bevestigingsmail, en jij ziet per zitting hoeveel mensen er komen.

Hoe je een eetmoment verder opbouwt, lees je uitgebreid in ons artikel over een eetfestijn organiseren met online inschrijvingen. Een schoolfeest werkt op dezelfde manier, alleen kleiner.

Stap 3: allergieën via een kort formulier

Op een schoolfeest eten veel kinderen mee, en de keuken wil weten of er glutenvrij of zonder noten moet worden gekookt. Koppel een formulier aan de menu's met één vrij veld: "Allergieën of dieetwensen". De antwoorden staan naast de bestelling in de deelnemerslijst.

Vraag niet meer dan nodig. De naam en het e-mailadres van de ouder die bestelt zijn meestal genoeg; je hoeft geen namen van kinderen of klassen te verzamelen om een portie spaghetti te tellen. Wil je zeker zijn dat je goed zit, lees dan onze checklist voor GDPR-conforme ticketverkoop.

Stap 4: drankbonnen en dessert vooraf

De bar en de dessertstand brengen op veel schoolfeesten een flink deel van de opbrengst op. Verkoop drankbonnen en dessert als add-on bij de bestelling. Ouders betalen alles in één keer en krijgen een QR-voucher voor hun extra's, die een vrijwilliger aan de bar afvinkt met dezelfde scanner als aan de ingang. Dat betekent minder wisselgeld op de dag zelf en een betere inschatting van wat je moet inkopen.

Add-ons zitten in de abonnementen Studio en Pro.

Stap 5: korting voor het eigen team of een ledenprijs

Krijgen leerkrachten of helpers een gratis maaltijd, of betalen leden van het oudercomité minder? Maak een kortingscode aan en deel die enkel met die groep. Kortingscodes kunnen op elk abonnement. Wil je de lagere prijs helemaal verbergen voor wie de code niet heeft, gebruik dan verborgen tickets met een toegangscode (Studio en Pro).

Stap 6: de link verspreiden

De ticketlink is één URL. Zet hem in de nieuwsbrief van de school, in de schoolapp of de klasgroepen, en druk een QR-code op de affiche aan de schoolpoort. Ouders betalen met Bancontact, iDEAL of kaart via de Mollie- of Stripe-rekening die je zelf koppelt. Het geld komt dus rechtstreeks op de rekening van het oudercomité of de school, niet eerst bij ClearTix. Bij Mollie is dat doorgaans de volgende werkdag, bij Stripe binnen 24 tot 72 uur.

Na het bestellen krijgt elke ouder een QR-ticket per mail, en kan het ook in Apple of Google Wallet zetten. Wallet-passen zitten in elk abonnement.

Stap 7: op de dag zelf

Aan de ingang van de eetzaal scannen vrijwilligers de tickets met hun eigen smartphone. De QR-scanner werkt in de browser, zonder app en zonder installatie, en blijft werken bij zwakke of wegvallende wifi in de turnzaal: de scanner synchroniseert zodra er weer verbinding is.

Er zijn altijd ouders die niet vooraf bestelden. Met de kassa verkoop je aan de ingang verder, cash of met je eigen kaartterminal. Die verkoop gaat van dezelfde voorraad af als online, zodat de keuken niet plots twintig porties tekortkomt. De kassa zit in Studio en Pro.

Voor de keuken toont de pagina Aantallen per zitting hoeveel menu's van elk type verkocht zijn, inclusief de allergieën. Die lijst kun je afdrukken of als CSV downloaden.

Wat kost het?

ClearTix rekent een vaste vergoeding per verkocht ticket, geen percentage van je omzet. Stel dat het lentefeest 400 betalende tickets (menu's) verkoopt:

Abonnement	Berekening	Kost
Gratis	400 × €0,39	€156
Studio	€29 + 400 × €0,25	€129

Daarbovenop betaal je de transactiekost van je eigen Mollie- of Stripe-rekening. Een volledig gratis evenement, bijvoorbeeld enkel inschrijvingen voor een opendeurdag, kost niets.

Het break-evenpunt ligt bij ongeveer 208 tickets per maand (€29 / (€0,39 − €0,25)): verkoop je meer, dan is Studio goedkoper. Het gratis abonnement is beperkt tot 3 evenementen per maand en toont ClearTix-branding op de boekingspagina en in de e-mails.

Welk abonnement past? Wil je enkel online menu's verkopen en scannen, dan volstaat het gratis abonnement: tickettypes, tijdsloten, formulieren, kortingscodes en de scanner zitten er allemaal in. Wil je ook drankbonnen als add-on of een kassa aan de ingang, dan neem je Studio. Met 400 tickets zit je in dit voorbeeld boven het break-evenpunt, dus is Studio ook goedkoper. Alle tarieven en wat er in welk abonnement zit, vind je op de prijzenpagina.

Waarom we dit zelf belangrijk vinden

ClearTix is gebouwd in Haaltert, door iemand die zelf vrijwilliger is in een vereniging en genoeg had van dure of beperkte ticketplatformen. Een oudercomité werkt met dezelfde beperkingen: weinig tijd, vrijwilligers die wisselen van jaar tot jaar, en een opbrengst die volledig naar de school moet. Daarom gaat het geld rechtstreeks naar jullie rekening en rekenen we een vast bedrag per ticket, geen percentage.

Korte checklist voor je schoolfeest

• Eén evenement, met een tickettype per menu en de porties als capaciteit
• Eén capaciteitspool als volwassen- en kindermenu's uit dezelfde pot komen
• Zittingen als tijdsloten
• Een kort formulier voor allergieën, geen overbodige gegevens
• Drankbonnen en dessert als add-on (Studio)
• Eén link en een QR-code op de affiche
• Scanner in de browser aan de ingang, kassa voor wie niet vooraf bestelde (Studio)

Organiseer je dit jaar het schoolfeest? Maak gratis een account aan en zet je eerste evenement klaar. Het gratis abonnement heeft geen maandkost en is goed voor 3 evenementen per maand, dus je kunt alles rustig opbouwen en testen voor je de link naar de ouders stuurt.