Kerstconcert organiseren: tickets verkopen voor je koor, harmonie of school

Een kerstconcert is een avond, de kaartverkoop duurt weken

Voor de muzikanten draait een kerstconcert om de repetities. Voor wie het organiseert, draait het om iets anders: hoeveel mensen komen er, hoeveel plaatsen heeft de kerk, wie heeft al betaald en wie staat er straks aan de deur met cash?

Bij koren, harmonieën, fanfares en scholen loopt de kaartverkoop vaak op dezelfde manier. Leden verkopen kaarten aan familie en buren, een paar mensen schrijven over, er is een lijst op papier, en op de avond zelf zit iemand met een geldkist aan de ingang. Dat werkt, tot twee leden dezelfde laatste plaatsen verkopen of tot je een week voor het concert niet weet of de kerk halfvol of te vol zal zitten.

Hieronder lees je hoe je een kerstconcert praktisch aanpakt, en hoe je de kaartverkoop in ClearTix opzet.

1. Eerst de locatie: hoeveel plaatsen mag je gebruiken?

Een kerk of zaal heeft een aantal zitplaatsen, maar dat is niet altijd het aantal dat je mag verkopen. Vraag bij de kerkfabriek of de zaalbeheerder hoeveel mensen er binnen mogen, en of er regels zijn voor de opstelling, de nooduitgangen of het gebruik van de kerk voor een concert. Houd ook plaatsen vrij voor het koor of het orkest zelf als die tussen het publiek zitten.

Vraag daarnaast op tijd na welke aangiftes je nodig hebt. Voor de auteursrechten op de muziek die je speelt, kun je bij Unisono nagaan of en welke aanvraag nodig is voor je concert. Ook een verzekering voor de organisatie en de vrijwilligers hoort op je lijst. Dit artikel is algemene info, geen juridisch advies.

Het getal dat je overhoudt, is de capaciteit van je evenement. Zodra die op is, stopt de verkoop vanzelf.

2. Tickettypes: volwassenen, kinderen, steunende leden

In ClearTix maak je één evenement aan voor het concert, met de datum, het uur en het adres van de kerk of zaal. Daarna voeg je tickettypes toe. Bij een kerstconcert zijn dat er meestal een paar:

• Volwassene: de gewone prijs.
• Kind: een lagere prijs of gratis. Een gratis tickettype is nuttig, want de kinderen tellen dan mee in de capaciteit. ClearTix rekent geen vergoeding op gratis tickets.
• Vroegboek: een lagere prijs met een verkoopperiode die op een vaste datum stopt. Dat geeft mensen een reden om niet tot de laatste week te wachten.

Per tickettype stel je de prijs in, eventueel een eigen capaciteit, een Max. per bestelling en een verkoopperiode. Hoe dat werkt, lees je in de helppagina Tickettypes aanmaken.

Geef je steunende leden of sponsors een andere prijs? Op elk abonnement kan dat met een kortingscode die je beperkt tot bepaalde tickettypes. In Studio en Pro kun je ook een verborgen tickettype met toegangscode maken, bijvoorbeeld voor ereleden of genodigden.

3. Twee concerten op één dag

Is de kerk elk jaar te klein, dan spelen veel koren twee keer: een namiddag- en een avondconcert, of twee avonden na elkaar. Maak dan per concert een apart evenement met een eigen capaciteit. Kopers kiezen het moment dat hen past, en je ziet per concert hoeveel plaatsen er nog zijn.

Speel je elk jaar met dezelfde opzet, dan bewaar je die in een evenementsjabloon. Volgend jaar plan je de nieuwe concerten vanuit dat sjabloon, met dezelfde tickettypes.

4. Vrije plaatsen of genummerde plaatsen?

De meeste kerstconcerten werken met vrije plaatsen: wie eerst komt, kiest eerst. Dan volstaat een capaciteit, en dat werkt op elk abonnement.

Wil je dat mensen vooraf een plaats kiezen, bijvoorbeeld voor de eerste rijen of een tribune, dan kun je in het abonnement Pro een zaalplan tekenen. Kopers kiezen dan zelf een genummerde plaats, en je kunt per zone een ander tickettype verkopen. Het plan teken je één keer en gebruik je opnieuw voor de volgende concerten op dezelfde locatie.

5. Kaarten via de leden, zonder dubbele lijsten

Leden blijven je beste verkopers: zij kennen het publiek. Het verschil is dat ze geen kaarten op papier meer bijhouden, maar de link naar de ticketpagina delen in de familiegroep, op Facebook of in de nieuwsbrief van de school. Elke verkoop komt dan uit dezelfde capaciteit, dus niemand verkoopt een plaats die er niet meer is.

Wil je weten via welk kanaal de kaarten verkocht worden, bijvoorbeeld de nieuwsbrief van de school tegenover de Facebookpagina van het koor? In Studio en Pro maak je daarvoor promolinks. Op elk abonnement kun je ook UTM-parameters aan je links hangen.

Het geld komt rechtstreeks op het Mollie- of Stripe-account van je vereniging. Je hoeft geen overschrijvingen meer na te lopen of mededelingen te vergelijken.

6. Uitverkocht? Zet een wachtlijst open

Een kerstconcert dat uitverkocht raakt, is goed nieuws. Toch annuleren er altijd een paar mensen, door ziekte of omdat de kerstdagen anders lopen dan gepland. Met de wachtlijst zetten geïnteresseerden zich op een lijst. Komt er een plaats vrij doordat je iemand terugbetaalt, dan krijgt de volgende op de lijst automatisch een mail om te kopen. Dat werkt op elk abonnement.

7. Praktische info een paar dagen vooraf

Een paar dagen voor het concert wil je iedereen hetzelfde laten weten: hoe laat de deuren opengaan, waar je kunt parkeren, of er na afloop een drankje is. Met Berichten naar deelnemers stuur je één mail naar iedereen met een ticket, eventueel enkel naar bepaalde tickettypes.

8. Aan de deur: scannen en eventueel nog verkopen

Op de avond zelf scannen een of twee vrijwilligers de QR-codes met hun gsm. De scanner werkt in de browser, je hoeft niets uit een app store te downloaden. Hij kan overweg met een haperende verbinding, en dat is handig in een kerk met dikke muren. Hoe je dat opzet, lees je in Scannen en inchecken.

Wil je ook nog kaarten verkopen aan de deur, dan doe je dat in Studio en Pro met de kassa. De kassa verkoopt uit dezelfde capaciteit als de online verkoop, met cash of een kaartterminal. Zo telt elke verkochte plaats mee, online en aan de deur. Werk je zonder kassa, laat dan de online verkoop openstaan tot het concert begint. Late bezoekers kopen dan nog een ticket met hun gsm.

Na afloop zie je in Statistieken hoeveel tickets er verkocht zijn en hoeveel mensen effectief kwamen. Dat helpt bij de keuze voor volgend jaar: een grotere kerk, een tweede concert, of een andere prijs voor kinderen.

Korte checklist voor je kerstconcert

• Toegelaten aantal plaatsen nagevraagd bij de kerkfabriek of zaalbeheerder
• Bij Unisono nagegaan welke aanvraag je nodig hebt, verzekering geregeld
• Evenement met de juiste capaciteit, en per concert een apart evenement
• Tickettypes Volwassene en Kind, eventueel een vroegboekprijs met verkoopperiode
• Kortingscode of verborgen tickettype voor steunende leden en genodigden
• Vrije plaatsen of een zaalplan (Pro)
• Link naar de ticketpagina gedeeld met alle leden
• Wachtlijst voor als het vol zit
• Bericht met praktische info een paar dagen vooraf
• Scanner op de gsm van een of twee vrijwilligers, eventueel de kassa aan de deur

Waarom we dit zelf belangrijk vinden

ClearTix is gemaakt in Haaltert, door een fotoclub die geen ticketplatform vond dat paste bij een vereniging. Een kerstconcert is daar een goed voorbeeld van: vrijwilligers die het naast hun repetities doen, veel kleine bestellingen van familie en buren, en een opbrengst die naar de werking van de vereniging gaat.

Organiseer je dit jaar een kerstconcert? Maak gratis een account aan en zet de kaartverkoop klaar. Met het gratis abonnement betaal je geen maandbedrag en kun je tot 3 evenementen per maand organiseren. De vergoeding per verkocht ticket en de abonnementen vind je op onze prijzenpagina.