Vente de petits-déjeuners avec votre association : paniers commandés en ligne, livrés et payés

Une vente de petits-déjeuners est un petit projet logistique

Pour beaucoup de mouvements de jeunesse, d'associations de parents et de clubs sportifs, la vente de petits-déjeuners est une source de revenus fixe. Un dimanche matin d'automne, pour la fête des mères ou la fête des pères, des bénévoles livrent des paniers dans le quartier. Les bénéfices financent le camp, du nouveau matériel ou le fonctionnement du club.

La difficulté n'est pas le petit-déjeuner, mais tout ce qui le précède. Les commandes arrivent par e-mail, par SMS, sur une liste papier ou via quelqu'un qui « transmet ». Il faut ensuite vérifier qui a payé, communiquer les quantités au boulanger et planifier les livraisons. Chaque erreur se voit le dimanche matin : un panier manquant ou une adresse incorrecte.

Voici comment organiser une vente de petits-déjeuners étape par étape et comment réunir commande, paiement et livraison au même endroit dans ClearTix.

1. Choisissez votre formule et votre partenaire

Commencez par deux décisions : que contient le panier, et qui le prépare ?

• Formules. Gardez une offre courte : un panier pour une personne, un panier pour deux et éventuellement un panier enfant. Chaque variante en plus complique la préparation le matin même.
• Partenaire. Beaucoup d'associations font préparer les paniers par un boulanger ou une sandwicherie du coin, ou travaillent avec un fournisseur qui organise des ventes de petits-déjeuners pour les associations. Si vous composez les paniers vous-même, privilégiez autant que possible des produits préemballés.
• Sécurité alimentaire. Si vous travaillez avec des produits frais, vérifiez quelles règles de l'AFSCA s'appliquent à votre action. Il s'agit d'informations générales, pas d'un avis juridique.

Convenez aussi avec votre partenaire de la date à laquelle il a besoin des quantités définitives. Ce sera la date de fin de votre vente.

2. Livrer, faire retirer ou les deux ?

La livraison à domicile est le modèle classique, mais c'est aussi celui qui demande le plus de travail. Fixez à l'avance :

• La zone de livraison : les communes ou quartiers que vous desservez.
• Les tournées : par exemple entre 7 h 30 et 8 h 30 et entre 8 h 30 et 9 h 30, avec un nombre maximum d'adresses par tournée. Ce maximum dépend du nombre de chauffeurs et de bénévoles.
• Un point de retrait : le local ou la buvette, pour les personnes hors zone ou qui préfèrent passer elles-mêmes.

Vous savez ainsi à l'avance si vous avez assez de bénévoles, et les acheteurs savent quand on sonnera à leur porte.

3. Commander et payer en ligne : deux façons de faire dans ClearTix

Avec la boutique (Studio et Pro)

La boutique est conçue pour les produits physiques sans billet. Créez un produit par formule avec un prix, une photo et un stock : le nombre de paniers que votre partenaire peut préparer. Une fois le stock épuisé, plus personne ne peut commander. Cochez Expédition nécessaire pour les paniers que vous livrez.

Sous Boutique → Livraison, créez ensuite les options de livraison :

• Un mode de livraison « Livraison à domicile » avec un prix (ou gratuit à partir d'un certain montant), le pays Belgique et, dans les instructions, votre zone et le moment de livraison. Un mode s'applique par pays, pas par code postal : indiquez donc clairement votre zone dans le nom et vérifiez les adresses avant le jour de livraison.
• Un point de retrait, gratuit, avec dans les instructions où et quand les paniers sont prêts.

Les acheteurs remplissent un panier, choisissent la livraison ou le retrait, indiquent leur adresse et paient en ligne via le compte Mollie ou Stripe de votre association, par Bancontact, iDEAL ou carte. Il vous suffit de partager le lien de votre page boutique. Pour l'ouvrir, voir Votre page boutique et Modes de livraison.

Avec un événement (aussi avec l'abonnement gratuit)

Avec l'abonnement gratuit, vous pouvez organiser l'action comme un événement :

• Créez un événement « Vente de petits-déjeuners » avec un type de billet par formule et une capacité par type. Voir Créer des types de billets.
• Activez la Réservation par créneau et créez un créneau par tournée. Pour la capacité, choisissez Réservations (une par commande) : une commande correspond alors à une adresse, quel que soit le nombre de paniers. Chaque tournée reste ainsi dans le maximum convenu avec vos bénévoles. Voir Vendre des créneaux horaires.
• Liez un formulaire aux types de billets, une fois par commande, avec des champs pour l'adresse de livraison et le numéro de téléphone. Voir Recueillir les données des participants avec des formulaires.

L'acheteur reçoit une confirmation avec un code QR. Elle sert de bon de commande, et au point de retrait vous pouvez la scanner pour cocher qui a déjà reçu son panier.

Dans les deux cas, ne demandez que ce dont vous avez vraiment besoin : une adresse, un numéro de téléphone si le chauffeur ne trouve pas la maison, et éventuellement une remarque. Ce que vous ne demandez pas, vous n'avez pas à le protéger.

4. Clôturez la vente et communiquez les quantités

Clôturez la vente à la date convenue avec votre partenaire : dans la boutique, décochez Boutique ouverte aux acheteurs ; pour un événement, faites se terminer la période de vente des types de billets à cette date. Vous voyez ensuite dans votre tableau de bord combien de paniers ont été vendus par produit ou type de billet, et vous transmettez ce chiffre. Comme tout le monde paie en ligne, vous n'avez plus à relancer les paiements ni à comparer des virements avec une liste.

Si vous souhaitez accepter aussi les virements, vous pouvez les activer. Une commande par virement n'est confirmée que lorsque vous la marquez comme payée. Tenez-en compte au moment de transmettre les quantités.

5. Le jour de la livraison

Avec la boutique, chaque commande payée avec livraison ou retrait apparaît dans la liste Expéditions. Vous pouvez y :

• imprimer des bons de livraison (PDF), un A4 par commande avec l'adresse et le contenu, à trier par tournée ou par rue et à remettre aux chauffeurs ;
• marquer les commandes comme expédiées une fois livrées ;
• marquer les commandes à retirer comme retirées quand quelqu'un vient chercher son panier.

Tout le monde au local voit ainsi quelles commandes sont encore en route. Plus d'infos dans Expédier et remettre les commandes.

Avec un événement, vous retrouvez les commandes par créneau, avec les réponses du formulaire sur chaque billet. Vous établissez ainsi votre liste par tournée.

6. Faites connaître l'action là où sont déjà vos membres

Une vente de petits-déjeuners se vend surtout via votre propre réseau : parents, membres, voisins et supporters du club. Partagez le lien dans la newsletter, sur les réseaux sociaux et dans les groupes WhatsApp des parents. Pour un flyer ou une affiche à la boulangerie, créez un code QR qui mène à la page de commande ; voir Codes QR et liens courts. Indiquez sur chaque flyer la date limite de commande, la zone de livraison et le point de retrait.

Checklist

• Formules et partenaire choisis, date limite de commande convenue
• Zone de livraison, tournées et point de retrait fixés
• Boutique ou événement créé, avec stock ou capacité par formule
• Mollie ou Stripe connecté, commande de test passée
• Lien et code QR partagés avec membres, parents et supporters
• Quantités transmises après la clôture de la vente
• Bons de livraison ou listes par tournée prêts pour les chauffeurs

Lancez votre vente de petits-déjeuners

Avec ClearTix, vos acheteurs commandent et paient en ligne, et vous voyez au même endroit qui a commandé quoi et où livrer. ClearTix a été créé à Haaltert, pour les associations qui veulent garder la main. Vous démarrez gratuitement avec un événement, sans abonnement ; la boutique fait partie de Studio et Pro.

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