Organiser la fête du personnel : inscriptions, régimes alimentaires et check-in au même endroit

Une fête du personnel, c'est un événement sans caisse

Celui ou celle qui organise la fête du personnel ou l'événement annuel de l'entreprise le fait généralement à côté de son travail. Les RH, un office manager ou quelques collègues du comité des fêtes cherchent une salle, règlent le traiteur et envoient l'invitation. Puis commence le vrai travail : suivre qui vient, qui mange végétarien, qui vient avec un partenaire et qui prend le bus.

Une fête du personnel ne tourne pas autour de la vente, mais de la présence. Vous avez pourtant besoin des mêmes choses qu'un organisateur qui vend des billets : une inscription claire, une limite de places, les bonnes données par participant et une vue d'ensemble à l'entrée. Dans cet article, nous passons les étapes en revue, de la planification au lendemain de la fête.

Étape 1 : commencez tôt et choisissez votre date

Les bonnes salles et les bons traiteurs sont vite réservés, surtout en décembre et pendant la saison des mariages. Pour un groupe de cent personnes ou plus, comptez plutôt quelques mois de préparation. Fixez tôt :

• Objectif et format : un dîner, une réception, une activité d'équipe en journée, une fête avec ou sans partenaires.
• Date : évitez les vacances scolaires et les périodes chargées de votre secteur. En cas de doute, demandez leur planning à quelques équipes.
• Budget par personne : salle, traiteur, boissons, animation et transport. Gardez une réserve pour les changements de dernière minute dans le nombre d'invités.
• Capacité : combien de personnes la salle peut-elle accueillir, assises ou debout ? Ce chiffre deviendra la limite de vos inscriptions.

Envoyez ensuite un court save the date. Qui connaît la date tôt s'organise en conséquence. Une annonce vague rend la planification difficile pour les collègues.

Étape 2 : une invitation qui ne soulève pas de questions

La vraie invitation suit quelques semaines plus tard. Rassemblez tout ce que les collègues doivent savoir : date, heure, adresse, dress code, si les partenaires sont les bienvenus, comment s'y rendre et jusqu'à quand s'inscrire. Terminez par un seul lien clair vers le formulaire d'inscription.

C'est ce dernier point qui fait la différence. Si vous travaillez avec « répondez à ce mail », vous vous retrouvez avec des dizaines de réponses dans votre boîte, des choix de menu à moitié remplis et un fichier Excel tenu à la main. Un seul formulaire avec des questions fixes vous donne une seule liste où chacun figure de la même manière.

Étape 3 : configurer le formulaire d'inscription

Dans ClearTix, vous créez la fête du personnel comme un événement normal. Sous Billets, cochez Événement gratuit. Les billets à 0 € ne génèrent jamais de frais ClearTix, quel que soit le plan, et pour des billets gratuits vous n'avez pas besoin de connecter un prestataire de paiement. Les collègues s'inscrivent avec leur nom et leur adresse e-mail et reçoivent directement un e-mail de confirmation avec leur billet.

Sous Questions au paiement, ajoutez ce dont vous avez besoin en plus du nom et de l'e-mail. Pour une fête du personnel, c'est souvent :

• Choix du menu en liste de choix : viande, poisson, végétarien.
• Allergies ou autres régimes alimentaires en champ texte, non obligatoire.
• Département ou site, pratique pour le plan de table.
• Prenez-vous le bus ? en bouton radio.

Choisissez si le formulaire est rempli une fois par commande ou une fois par billet. Si un collègue vient avec un partenaire, vous voulez le choix de menu des deux personnes : choisissez donc une fois par billet. Plus d'infos sur les champs et les exports dans collecter les infos et régimes des participants.

Limitez le nombre de champs obligatoires. Ne demandez que ce que vous utilisez vraiment le jour même ou pour le traiteur.

Étape 4 : partenaires, places en bus et limites

La plupart des questions autour d'une fête du personnel concernent des exceptions. Quelques réglages suffisent pour les gérer :

• Partenaires : créez un deuxième type de billet Partenaire et réglez Max. par commande sur 1. Chaque collègue peut ainsi amener une personne. Si les partenaires paient une participation, donnez un prix à ce type de billet et connectez Stripe ou Mollie ; le type de billet des collaborateurs reste gratuit.
• Capacité de la salle : réglez la capacité totale de l'événement sur ce que la salle peut accueillir. Une fois atteinte, l'inscription se ferme automatiquement.
• Places en bus : avec un pool de capacité, plusieurs types de billets, par exemple Collaborateur avec bus et Partenaire avec bus, puisent dans un même stock de, par exemple, 50 places en bus.
• Date limite d'inscription : avec une fenêtre de vente, vous fermez les inscriptions le jour où le traiteur veut connaître le nombre définitif.

Vous ne voulez pas que des personnes extérieures à l'entreprise s'inscrivent ? Un événement publié est visible publiquement sur votre page d'événement. Mettez alors le type de billet en mode caché et partagez un code d'accès ou un lien de déverrouillage via le mail interne. Le fonctionnement est expliqué dans billets cachés et codes d'accès. Cette fonction est incluse dans Studio et Pro.

Étape 5 : régimes alimentaires et vie privée

Une allergie est plus qu'une préférence : il peut s'agir de données de santé. Traitez-les donc avec soin. Ne rendez pas le champ obligatoire, indiquez à quoi il sert (« uniquement pour transmettre au traiteur ») et ne partagez avec le traiteur que la liste dont il a besoin, pas toute la liste des participants.

ClearTix supprime automatiquement les données personnelles après des durées de conservation fixes, et vous traitez les demandes (export, correction ou effacement) par adresse e-mail. Le reste de la checklist se trouve dans billetterie conforme au RGPD. Ceci n'est pas un avis juridique : en cas de doute, demandez à votre responsable de la protection des données.

Étape 6 : la dernière semaine

Quelques jours avant la fête, exportez les participants et leurs réponses en CSV. Vous en tirez le plan de table, donnez au traiteur le nombre de menus par type et envoyez au chauffeur du bus sa liste de passagers.

Quelque chose change encore, comme l'heure d'ouverture des portes, un conseil de parking ou une entrée déplacée ? Envoyez alors un message à tous les participants, éventuellement filtré par type de billet. Vous n'atteignez ainsi que les inscrits, et pas toute l'entreprise.

Étape 7 : le check-in à l'entrée

Chaque participant reçoit un billet avec un QR code, en PDF et pour Apple Wallet ou Google Wallet. À l'entrée, vous le scannez avec le scanner ClearTix sur un smartphone. Vous voyez tout de suite qui est déjà entré, et un billet déjà scanné est signalé.

Vous avez plusieurs personnes à l'entrée ? Dans Studio et Pro, donnez-leur le rôle Scanner : elles peuvent faire le check-in, mais ne voient ni commandes ni paramètres. Il faut une connexion internet pour ouvrir le scanner, mais le scan continue de fonctionner si la connexion tombe un moment. Testez quand même la couverture dans la salle à l'avance. Pour en savoir plus, lisez billets QR sans application.

Après la fête : qui est vraiment venu ?

Pour une fête gratuite, il y a toujours quelques inscrits qui ne viennent finalement pas. Dans Statistiques, vous voyez à côté du nombre d'inscriptions aussi les chiffres de check-in. L'année suivante, vous savez mieux combien de menus commander et vous pouvez donner un nombre plus réaliste au traiteur et à la salle.

Un court mail de remerciement aux participants, avec un lien vers les photos ou une demande de retour, clôture la fête proprement.

Aussi pour d'autres événements d'entreprise

La même approche fonctionne pour une réception de nouvel an, une journée en famille, un team building ou un événement clients. Vous invitez des personnes externes qui ont besoin d'une facture, par exemple pour un séminaire payant ? Consultez alors réservations de groupe et factures pour les entreprises.

Démarrer est gratuit avec le plan Gratuit (3 événements par mois). Le contenu de chaque plan figure sur la page tarifs et la page fonctionnalités.

À lire aussi

• Collecter les infos et régimes alimentaires des participants avec des formulaires
• Billetterie conforme au RGPD : la checklist pour les organisateurs

Commencer gratuitement avec ClearTix →