Organiser une soirée : prévente, scan des billets à l'entrée et un budget qui tient la route

Une soirée, c'est un calcul avec une piste de danse

Pour beaucoup de mouvements de jeunesse, de clubs sportifs et de cercles étudiants, la soirée annuelle est la principale source de revenus de l'année. Le camp, du nouveau matériel ou la rénovation du local en dépendent. En même temps, une soirée a beaucoup de coûts fixes (salle, DJ, son, sécurité, Unisono) et des recettes incertaines : viendra-t-il assez de monde, et le bar tournera-t-il assez ?

Une bonne prévente réduit cette incertitude. Vous savez à l'avance combien de personnes viendront, la recette arrive déjà sur le compte de votre association, bien avant l'ouverture des portes, et la file à l'entrée avance plus vite. Voici comment aborder une soirée étape par étape, du budget à l'entrée, et comment configurer la billetterie dans ClearTix.

1. Commencez par le budget et votre seuil de rentabilité

Listez d'abord tous les coûts fixes : location de la salle, DJ ou groupe, lumière et son, sécurité, Unisono, impression et affiches, assurance. Ajoutez-y les coûts variables, comme les boissons et les bracelets. Posez-vous ensuite deux questions : combien de visiteurs payants vous faut-il pour rentrer dans vos frais, et quelle part voulez-vous déjà en prévente ?

Dans ClearTix, vous pouvez suivre par événement les dépenses et un budget par catégorie à côté du chiffre d'affaires des billets. Vous voyez ce qu'il vous reste et combien de billets il vous faut pour atteindre le seuil de rentabilité. C'est inclus dans chaque plan, y compris le plan Gratuit. Le fonctionnement est expliqué dans la page d'aide Dépenses, budget et résultat.

2. Réglez les formalités à temps

Les autorisations nécessaires dépendent de votre commune et du lieu. Dans une salle prévue pour les soirées, beaucoup de choses sont déjà réglées ; sous un chapiteau ou en plein air, généralement pas. Renseignez-vous auprès de votre commune, en particulier sur :

• La déclaration ou l'autorisation de la soirée elle-même, et une éventuelle dérogation aux normes sonores.
• La licence de débit de boissons : les boissons spiritueuses demandent une autorisation séparée.
• Unisono : les droits d'auteur (Sabam) et la rémunération équitable se demandent via une seule plateforme, Unisono. Faites la demande avant la soirée et transmettez ensuite la liste de la musique diffusée, dans les délais indiqués par Unisono. Unisono propose aussi une simulation de coûts, utile pour votre budget.
• L'assurance de l'organisation et des bénévoles.

3. Mettez la prévente en ligne

Dans ClearTix, créez un événement pour la soirée et ajoutez un type de billet, par exemple Prévente :

• Prix : beaucoup de soirées demandent un peu moins en prévente qu'à la caisse. C'est une raison simple d'acheter à l'avance.
• Capacité : le nombre maximum de visiteurs autorisé dans la salle. Une fois atteint, la vente s'arrête d'elle-même.
• Max. par commande : par exemple 4 ou 6. Un groupe d'amis peut acheter ensemble, mais personne ne rafle une pile de billets pour les revendre.
• Période de vente : clôturez la prévente par exemple la veille de la soirée, ou laissez-la ouverte jusqu'à l'ouverture des portes.

Vous voulez récompenser les premiers acheteurs ? Ajoutez un deuxième type de billet Early bird avec sa propre période de vente. Il disparaît de la page dès que cette période est terminée. Une réduction pour les membres ou les bénévoles se donne avec un code de réduction ; les codes de réduction sont inclus dans chaque plan.

Les visiteurs paient par Bancontact, iDEAL ou carte. L'argent ne passe pas par nous : il va directement sur le compte Mollie ou Stripe de votre association. Après paiement, l'acheteur reçoit un billet QR par e-mail, qu'il peut aussi ajouter à Apple Wallet ou Google Wallet. Le soir même, le billet est dans son téléphone, pas dans une boîte mail oubliée.

4. Ne demandez pas plus de données que nécessaire

Pour une soirée, il vous faut en fait un nom et une adresse e-mail, et le paiement les demande déjà. Ne demandez ni adresse ni date de naissance « au cas où ». Une date de naissance dans un formulaire ne prouve rien à l'entrée, et ce que vous ne demandez pas, vous n'avez pas à le conserver ni à le protéger. Pour en savoir plus : Billetterie conforme au RGPD.

5. Âge et alcool : contrôlez à l'entrée

En Belgique, il est interdit de servir de l'alcool aux jeunes de moins de 16 ans, y compris la bière et le vin. Les spiritueux, et les boissons qui en contiennent comme les breezers, ne sont autorisés qu'à partir de 18 ans. En cas d'infraction, c'est l'organisateur qui est responsable. L'accès des moins de 16 ans dépend du type de soirée et du règlement communal : vérifiez-le avant de faire l'affiche.

Beaucoup d'organisateurs utilisent des bracelets de couleur à l'entrée : une couleur pour -16, une pour -18 et une pour +18. Le bénévole à l'entrée demande la carte d'identité, donne le bon bracelet, et le bar sert en fonction de la couleur. Cela fonctionne indépendamment de votre billetterie et c'est plus fiable qu'une case cochée lors de l'achat en ligne.

6. À l'entrée : scanner avec des smartphones ordinaires

Le soir même, pas besoin d'appareils coûteux. Le scanner de ClearTix fonctionne dans le navigateur d'un smartphone ordinaire, sans application. En cas de grande affluence, placez deux ou trois bénévoles à l'entrée, chacun avec son téléphone. Chaque visiteur montre son QR code, le bénévole scanne et voit aussitôt si le billet est valable. Si un billet déjà utilisé est présenté une deuxième fois, le scanner affiche « Déjà enregistré ».

Donnez aux bénévoles le rôle scanner : ils peuvent enregistrer les entrées, mais ne voient ni les commandes, ni les versements, ni les paramètres. Les rôles d'équipe sont inclus dans les plans Studio et Pro. Sur le plan Gratuit, connectez un appareil partagé à l'entrée avec votre code PIN scanner. Le scanner a besoin d'internet et continue de fonctionner si la connexion coupe un instant. C'est pratique dans une salle ou sous un chapiteau où le signal est faible. Plus de conseils dans Billets QR sans application.

7. Caisse à l'entrée, sur la même capacité

Il y a souvent des gens qui se décident le soir même. Avec le point de vente des plans Studio et Pro, vous leur vendez un billet à l'entrée, en espèces ou avec un terminal de paiement. Le point de vente puise dans la même capacité que la prévente en ligne : les ventes en ligne et à l'entrée ne dépassent donc pas ensemble la capacité définie. Vous voulez un autre prix à l'entrée ? Créez un type de billet masqué Caisse, vendu uniquement sur place. Le fonctionnement est expliqué dans Vendre des billets sur place.

Vous travaillez avec le plan Gratuit ? Laissez la vente en ligne ouverte jusqu'au début de la soirée. Qui se présente à l'entrée achète son billet sur son propre téléphone et est scanné aussitôt.

Un conseil pratique : séparez strictement l'argent de l'entrée et celui du bar, avec une caisse et un comptage distincts. Plus vous vendez en prévente, moins il y a d'espèces à l'entrée.

8. Après la soirée

Après coup, vous voyez dans les Statistiques combien de billets ont été vendus et combien de visiteurs se sont réellement présentés. Mettez cela à côté de vos dépenses et vous connaissez le résultat de la soirée. Vous savez aussi si vous devez miser davantage sur la prévente l'an prochain, s'il vous faut une salle plus grande ou si le prix peut rester tel quel. N'oubliez pas de transmettre la liste de la musique diffusée à Unisono.

Checklist pour votre soirée

• Budget avec coûts fixes et variables, et votre seuil de rentabilité en nombre de billets
• Déclaration à la commune, licence de boissons et demande Unisono à temps
• Type de billet « Prévente » avec capacité, max. par commande et période de vente
• Éventuellement un type Early bird et un code de réduction pour les membres
• Pas de données inutiles dans le formulaire de commande
• Contrôle de l'âge et bracelets à l'entrée
• Deux ou trois bénévoles avec le rôle scanner (Studio ou Pro), chacun avec son propre téléphone, ou un appareil partagé avec code PIN scanner
• Point de vente pour ceux qui achètent à l'entrée (Studio ou Pro), ou vente en ligne ouverte jusqu'au début
• Entrée et bar séparés

Ceci est une information générale, pas un avis juridique. Vérifiez les règles de votre commune et d'Unisono avant votre soirée.

Pourquoi c'est important pour nous

ClearTix a été créé à Haaltert, par un club photo qui ne trouvait pas de plateforme de billetterie adaptée à une association. Une soirée en est un bon exemple : une équipe de bénévoles, une soirée avec beaucoup de coûts fixes et des recettes qui doivent revenir à l'association. C'est pourquoi l'argent des billets va directement sur le compte Mollie ou Stripe de votre association.

Vous organisez une soirée cette année ? Créez un compte gratuit et préparez votre prévente. Démarrer est gratuit : pas de frais de lancement et pas d'abonnement pour vos 3 premiers événements par mois. Les frais par billet vendu figurent sur notre page tarifs ; les frais de paiement de Mollie ou Stripe se paient directement à votre prestataire de paiement.