Organiser un concert de Noël : vendre les billets de votre chorale, harmonie ou école

Un concert de Noël dure une soirée, la billetterie plusieurs semaines

Pour les musiciens, un concert de Noël, ce sont surtout des répétitions. Pour ceux qui l'organisent, les questions sont autres : combien de personnes viendront, combien de places compte l'église, qui a déjà payé et qui se présentera à l'entrée avec de l'argent liquide ?

Dans les chorales, harmonies, fanfares et écoles, la vente des places se passe souvent de la même façon. Les membres vendent des cartes à leur famille et à leurs voisins, quelques personnes font un virement, une liste circule sur papier et, le soir même, quelqu'un tient une caisse à l'entrée. Cela fonctionne, jusqu'au jour où deux membres vendent les mêmes dernières places, ou jusqu'à ce qu'une semaine avant le concert vous ne sachiez toujours pas si l'église sera à moitié vide ou trop pleine.

Voici comment aborder un concert de Noël en pratique, et comment mettre en place la billetterie dans ClearTix.

1. D'abord le lieu : combien de places pouvez-vous utiliser ?

Une église ou une salle compte un certain nombre de places assises, mais ce n'est pas toujours le nombre que vous pouvez vendre. Demandez à la fabrique d'église ou au gestionnaire de la salle combien de personnes peuvent entrer, et s'il existe des règles pour l'aménagement, les sorties de secours ou l'utilisation de l'église pour un concert. Gardez aussi des places pour la chorale ou l'orchestre si les musiciens s'assoient parmi le public.

Vérifiez également à temps quelles déclarations sont nécessaires. Pour les droits d'auteur sur la musique jouée, vous pouvez vérifier auprès d'Unisono si une demande est nécessaire pour votre concert, et laquelle. Une assurance pour l'organisation et les bénévoles fait aussi partie de la liste. Cet article donne des informations générales, pas un avis juridique.

Le chiffre qui reste est la capacité de votre événement. Dès qu'elle est atteinte, la vente s'arrête automatiquement.

2. Types de billets : adultes, enfants, membres sympathisants

Dans ClearTix, vous créez un événement pour le concert, avec la date, l'heure et l'adresse de l'église ou de la salle. Vous ajoutez ensuite des types de billets. Pour un concert de Noël, il y en a généralement quelques-uns :

• Adulte : le prix normal.
• Enfant : un prix réduit ou gratuit. Un type de billet gratuit est utile, car les enfants sont alors comptés dans la capacité. ClearTix ne prélève aucuns frais sur les billets gratuits.
• Prévente anticipée : un prix plus bas avec une période de vente qui s'arrête à une date fixe. Cela donne au public une raison de ne pas attendre la dernière semaine.

Pour chaque type de billet, vous définissez le prix, éventuellement une capacité propre, un max. par commande et une période de vente. Le fonctionnement est expliqué dans la page d'aide Créer des types de billets.

Vous accordez un autre prix aux membres sympathisants ou aux sponsors ? Sur chaque abonnement, c'est possible avec un code de réduction limité à certains types de billets. Dans Studio et Pro, vous pouvez aussi créer un type de billet masqué avec code d'accès, par exemple pour les membres d'honneur ou les invités.

3. Deux concerts le même jour

Si l'église est trop petite chaque année, beaucoup de chorales jouent deux fois : un concert l'après-midi et un le soir, ou deux soirées de suite. Créez alors un événement distinct par concert, avec sa propre capacité. Les acheteurs choisissent le moment qui leur convient, et vous voyez pour chaque concert combien de places il reste.

Vous reprenez la même formule chaque année ? Enregistrez-la dans un modèle d'événement. L'année suivante, vous planifiez les nouveaux concerts à partir de ce modèle, avec les mêmes types de billets.

4. Placement libre ou places numérotées ?

La plupart des concerts de Noël fonctionnent en placement libre : premier arrivé, premier servi. Une capacité suffit alors, et cela fonctionne sur chaque abonnement.

Vous voulez que le public choisisse sa place à l'avance, par exemple pour les premiers rangs ou une tribune ? Dans l'abonnement Pro, vous pouvez dessiner un plan de salle. Les acheteurs choisissent alors eux-mêmes une place numérotée, et vous pouvez vendre un type de billet différent par zone. Vous dessinez le plan une fois et le réutilisez pour les concerts suivants au même endroit.

5. La vente par les membres, sans listes en double

Les membres restent vos meilleurs vendeurs : ils connaissent le public. La différence, c'est qu'ils ne tiennent plus de cartes sur papier, mais partagent le lien vers la page de billetterie dans le groupe familial, sur Facebook ou dans la lettre d'information de l'école. Chaque vente puise alors dans la même capacité, et personne ne vend une place qui n'existe plus.

Vous voulez savoir par quel canal les billets sont vendus, par exemple la lettre d'information de l'école ou la page Facebook de la chorale ? Dans Studio et Pro, vous créez pour cela des liens promo. Sur chaque abonnement, vous pouvez aussi ajouter des paramètres UTM à vos liens.

L'argent arrive directement sur le compte Mollie ou Stripe de votre association. Vous n'avez plus à vérifier les virements ni à comparer les communications.

6. Complet ? Ouvrez une liste d'attente

Un concert de Noël complet est une bonne nouvelle. Il y a pourtant toujours quelques annulations, pour cause de maladie ou parce que les fêtes se passent autrement que prévu. Avec la liste d'attente, les personnes intéressées s'inscrivent sur une liste. Si une place se libère parce que vous remboursez quelqu'un, la personne suivante reçoit automatiquement un e-mail pour acheter. Cela fonctionne sur chaque abonnement.

7. Les infos pratiques quelques jours avant

Quelques jours avant le concert, vous voulez dire la même chose à tout le monde : l'heure d'ouverture des portes, où se garer, s'il y a un verre après le concert. Avec Diffuser un message aux participants, vous envoyez un seul e-mail à tous les détenteurs d'un billet, éventuellement uniquement à certains types de billets.

8. À l'entrée : scanner et, si besoin, encore vendre

Le soir même, un ou deux bénévoles scannent les QR codes avec leur smartphone. Le scanner fonctionne dans le navigateur, sans rien télécharger dans un magasin d'applications. Il s'accommode d'une connexion instable, ce qui est pratique dans une église aux murs épais. La mise en place est expliquée dans Scanner et valider.

Vous voulez encore vendre des billets à l'entrée ? Dans Studio et Pro, vous le faites avec le point de vente. Il vend sur la même capacité que la vente en ligne, en espèces ou avec un terminal de paiement. Chaque place vendue est ainsi comptée, en ligne comme à l'entrée. Sans point de vente, laissez la vente en ligne ouverte jusqu'au début du concert. Les retardataires achètent alors encore un billet avec leur smartphone.

Après le concert, vous voyez dans Statistiques combien de billets ont été vendus et combien de personnes sont réellement venues. Cela aide à décider pour l'année suivante : une église plus grande, un deuxième concert ou un autre prix pour les enfants.

Check-list pour votre concert de Noël

• Nombre de places autorisé vérifié auprès de la fabrique d'église ou du gestionnaire de la salle
• Démarche auprès d'Unisono vérifiée, assurance en ordre
• Événement avec la bonne capacité, et un événement distinct par concert
• Types de billets Adulte et Enfant, éventuellement un prix de prévente anticipée avec période de vente
• Code de réduction ou type de billet masqué pour les membres sympathisants et les invités
• Placement libre ou plan de salle (Pro)
• Lien vers la page de billetterie partagé avec tous les membres
• Liste d'attente au cas où le concert est complet
• Message avec les infos pratiques quelques jours avant
• Scanner sur le smartphone d'un ou deux bénévoles, éventuellement le point de vente à l'entrée

Pourquoi c'est important pour nous

ClearTix a été créé à Haaltert, par un club photo qui ne trouvait pas de plateforme de billetterie adaptée à une association. Un concert de Noël en est un bon exemple : des bénévoles qui s'en occupent en plus des répétitions, beaucoup de petites commandes de la famille et des voisins, et une recette qui sert au fonctionnement de l'association.

Vous organisez un concert de Noël cette année ? Créez gratuitement un compte et préparez la billetterie. Avec l'abonnement gratuit, vous ne payez aucun montant mensuel et vous pouvez organiser jusqu'à 3 événements par mois. Les frais par billet vendu et les abonnements se trouvent sur notre page tarifs.