Inschrijvingen voor een tornooi of jeugdkamp: zo regel je het online zonder Excel-chaos

Waarom inschrijven via mail en Excel vastloopt

Veel sportclubs kennen het: een jeugdtornooi of een sportkamp, een mailbox vol berichten en een spreadsheet die niemand meer begrijpt. Ouders mailen een naam, een geboortedatum en een allergie, een tweede ouder mailt hetzelfde nog eens, en de betaling staat op een rekening waar niemand weet bij welk kind ze hoort.

Een online inschrijving lost dat niet op door ingewikkelder te zijn, maar door de volgorde om te draaien: de ouder vult alles in, betaalt in één keer, en jij krijgt een lijst waarin elke rij een betaalde, volledige inschrijving is.

Stap 1: één tickettype per categorie

Zie een inschrijving als een ticket. Wie zich inschrijft, koopt een "ticket" voor de U10, de U12 of de week van 4 tot 8 juli.

• Maak per categorie of per kampweek een tickettype, met een eigen capaciteit.
• Moeten twee tickettypes uit één gedeelde voorraad putten (bijvoorbeeld 40 plaatsen voor de ochtend- en de dagformule samen), gebruik dan een capaciteitspool.
• Heb je ook toeschouwers, maak dan een apart, goedkoper of gratis tickettype voor hen. Een €0-ticket kost geen ClearTix-vergoeding per ticket.

Stap 2: een formulier per deelnemer

Dit is het stuk dat Excel vervangt. Koppel een formulier aan het tickettype en kies dat het één keer per ticket wordt ingevuld. Elke deelnemer krijgt zo een eigen set antwoorden, die bij het ticket bewaard blijft. Je kunt de antwoorden achteraf bekijken of exporteren.

Handige velden voor een tornooi of kamp:

• naam en geboortedatum van de deelnemer
• ploeg, club of leeftijdsreeks (keuzelijst)
• een telefoonnummer van een ouder voor de dag zelf
• maat van het shirt (keuzelijst)
• een vrij veld voor opmerkingen

Houd het kort. Elk extra verplicht veld is een drempel bij het afrekenen. Vraag enkel wat je op de dag zelf echt gebruikt. Meer over de opties vind je in ons artikel over deelnemersgegevens verzamelen.

Stap 3: kortingen voor gezinnen en leden

Sommige clubs geven korting aan het tweede kind of aan leden. Dat regel je met kortingscodes: je maakt de code aan en bezorgt hem via je ledenmail aan wie er recht op heeft. Zo geldt de korting meteen bij het afrekenen, en zie je hoe vaak een code gebruikt is.

Stap 4: wat als het vol zit

Een populair tornooi is snel vol. Met een wachtlijst verlies je die gezinnen niet: ze laten hun gegevens achter, en komt er een plaats vrij door een afmelding, dan kun je de volgende contacteren.

Stap 5: kinderen en persoonsgegevens

Je verzamelt hier gegevens van minderjarigen, dus wees zuinig. Vraag geen gezondheidsinformatie die je niet nodig hebt en bewaar de gegevens niet langer dan nodig. Een ticketsysteem vervangt eigen afspraken binnen je bestuur niet. Lees ook ons artikel over GDPR-conforme ticketverkoop. Dit is geen juridisch advies.

Checklist voor je inschrijvingen openen

1. Tickettypes per categorie of week, met capaciteit.
2. Formulier per ticket, met enkel de nodige velden.
3. Kortingscodes klaar voor gezinnen en leden.
4. Wachtlijst aan.
5. Een testbestelling doen en de bevestigingsmail nalezen.
6. Link delen via je ledenmail, website en sociale media.

Starten is gratis: geen opstartkost en geen abonnement voor je eerste 3 evenementen. Registreer op cleartix.io/register; de tarieven vind je op de prijzenpagina.