Ontbijtactie met je vereniging: ontbijtmanden online verkopen, leveren en afrekenen

Een ontbijtactie is een klein logistiek project

Een ontbijtactie is voor veel jeugdbewegingen, oudercomités en sportclubs een vaste inkomstenbron. Op een zondagochtend in het najaar, voor Moederdag of Vaderdag brengen vrijwilligers ontbijtmanden rond in de buurt. De opbrengst gaat naar het kamp, nieuw materiaal of de werking van de club.

Het lastige zit niet in het ontbijt maar in alles wat ervoor komt. Bestellingen komen binnen via mail, sms, een papieren lijst en een tante die het "even doorgeeft". Daarna moet iemand nakijken wie betaald heeft, de aantallen doorgeven aan de bakker en een leverplanning maken. Elke fout zie je op zondagochtend terug als een mand te weinig of een adres dat niet klopt.

Hieronder lees je hoe je een ontbijtactie stap voor stap aanpakt en hoe je bestellen, betalen en leveren in ClearTix op één plek zet.

1. Kies je formule en je partner

Begin met twee beslissingen: wat zit er in de mand, en wie maakt ze?

• Formules. Hou het aanbod klein: een mand voor één persoon, een mand voor twee en eventueel een kindermand. Elke extra variant maakt het inpakken op de ochtend zelf moeilijker.
• Partner. Veel verenigingen laten de manden samenstellen door een lokale bakker of broodjeszaak, of werken met een leverancier die ontbijtacties voor verenigingen organiseert. Stel je de manden zelf samen, kies dan zoveel mogelijk voorverpakte producten.
• Voedselveiligheid. Werk je met verse producten, kijk dan na welke regels van het FAVV voor je actie gelden. Dit is algemene info, geen juridisch advies.

Spreek met je partner ook af tegen wanneer ze de definitieve aantallen nodig hebben. Die datum wordt de einddatum van je verkoop.

2. Leveren, afhalen of allebei?

Levering aan huis is het klassieke model, maar vraagt het meeste werk. Leg vooraf vast:

• De leverzone: welke gemeenten of wijken je bedient.
• De leverrondes: bijvoorbeeld tussen 7.30 en 8.30 uur en tussen 8.30 en 9.30 uur, met een maximum aantal adressen per ronde. Dat maximum hangt af van het aantal chauffeurs en vrijwilligers.
• Een afhaalpunt: het lokaal of de kantine, voor wie buiten de zone woont of liever zelf komt.

Zo zie je vooraf of je genoeg vrijwilligers hebt, en weten kopers wanneer ze de bel mogen verwachten.

3. Online bestellen en betalen: twee manieren in ClearTix

Met de shop (Studio en Pro)

De shop is gemaakt voor fysieke producten zonder ticket. Maak per formule een product aan met een prijs, een foto en een voorraad: het aantal manden dat je partner kan maken. Is de voorraad op, dan kan niemand nog bestellen. Vink Verzending nodig aan voor manden die je rondbrengt.

Onder Shop → Verzending maak je daarna de leveropties aan:

• Een verzendmethode "Levering aan huis" met een prijs (of gratis vanaf een bepaald bedrag), het land België en in de instructies je leverzone en het levermoment. Een methode geldt per land, niet per postcode. Zet je zone dus duidelijk in de naam en kijk de adressen na voor de leverdag.
• Een afhaalpunt, gratis, met in de instructies waar en wanneer de manden klaarstaan.

Kopers vullen een winkelmandje, kiezen levering of afhalen, geven hun adres in en betalen online via het Mollie- of Stripe-account van je vereniging, met Bancontact, iDEAL of kaart. Je deelt gewoon de link naar je shoppagina. Hoe je die opent, lees je in Je shoppagina en Verzendmethoden.

Met een evenement (ook op het gratis abonnement)

Werk je op het gratis abonnement, dan kan je de actie opzetten als evenement:

• Maak een evenement "Ontbijtactie" aan met een tickettype per formule en een capaciteit per type. Zie Tickettypes aanmaken.
• Zet Tijdslot-boeking aan en maak per leverronde een tijdslot. Kies voor de capaciteit Boekingen (één per bestelling): één bestelling is dan één adres, hoeveel manden er ook in zitten. Zo blijft elke ronde binnen het maximum dat je met je vrijwilligers afsprak. Zie Tijdsloten verkopen.
• Koppel een formulier aan de tickettypes, één keer per bestelling, met velden voor leveradres en telefoonnummer. Zie Deelnemersgegevens verzamelen met formulieren.

De koper krijgt een bevestiging met een QR-code. Die dient als bestelbewijs, en bij het afhaalpunt kan je hem scannen om af te vinken wie zijn mand al heeft.

Vraag in beide gevallen alleen wat je echt nodig hebt: een adres, een telefoonnummer voor als de chauffeur het huis niet vindt, en eventueel een opmerking. Wat je niet vraagt, hoef je ook niet te beschermen.

4. Sluit de verkoop en geef de aantallen door

Sluit de verkoop op de datum die je met je partner afsprak: bij de shop vink je Shop open voor kopers uit, bij een evenement laat je de verkoopperiode van de tickettypes op die datum eindigen. Daarna zie je in je dashboard per product of tickettype hoeveel manden er verkocht zijn, en dat getal geef je door. Omdat iedereen online betaalt, hoef je geen betalingen meer na te jagen of overschrijvingen te vergelijken met een lijst.

Wil je naast online betalen ook overschrijvingen aanvaarden, dan kan je die inschakelen. Een bestelling per overschrijving wordt pas bevestigd als jij ze als betaald markeert. Hou daar rekening mee als je de aantallen doorgeeft.

5. De leverdag

Bij de shop komt elke betaalde bestelling met levering of afhalen op de werklijst Verzendingen. Daar kan je:

• pakbonnen (PDF) afdrukken, één A4 per bestelling met adres en inhoud. Die kan je per ronde of per straat sorteren en aan de chauffeurs meegeven;
• bestellingen als verzonden markeren zodra ze geleverd zijn;
• afhaalbestellingen als afgehaald markeren wanneer iemand zijn mand komt halen.

Zo ziet iedereen in het lokaal welke bestellingen nog onderweg zijn. Meer in Bestellingen verzenden en afgeven.

Bij de evenementroute vind je de bestellingen per tijdslot, met de antwoorden uit het formulier bij elk ticket. Zo maak je per leverronde je lijst.

6. Maak reclame waar je leden al zijn

Een ontbijtactie verkoopt vooral via je eigen netwerk: ouders, leden, buren en de supporters van de club. Deel de link in de nieuwsbrief, op sociale media en in de WhatsApp-groepen van de ouders. Voor flyers of een affiche in de bakkerij maak je een QR-code die naar de bestelpagina leidt; zie QR-codes en korte links. Vermeld op elke flyer de uiterste besteldatum, de leverzone en het afhaalpunt.

Checklist

• Formules en partner gekozen, uiterste besteldatum afgesproken
• Leverzone, leverrondes en afhaalpunt vastgelegd
• Shop of evenement aangemaakt, met voorraad of capaciteit per formule
• Mollie of Stripe gekoppeld, testbestelling geplaatst
• Link en QR-code gedeeld met leden, ouders en supporters
• Aantallen doorgegeven na het sluiten van de verkoop
• Pakbonnen of lijsten per ronde klaar voor de chauffeurs

Start je ontbijtactie

Met ClearTix bestellen en betalen je kopers online, en zie je op één plek wie wat besteld heeft en waar het naartoe moet. ClearTix is gebouwd in Haaltert, voor verenigingen die zelf de touwtjes in handen willen houden. Je start gratis met een evenement, zonder abonnement; de shop zit in Studio en Pro.

Maak gratis je account aan of bekijk eerst de functies en prijzen.