Kerstmarkt organiseren: standhouders online laten inschrijven en meteen laten betalen

Een kerstmarkt begint in oktober, bij de standhouders

Voor de bezoekers is een kerstmarkt een avond of een weekend met chalets, glühwein, lichtjes en een koor. Voor de organisator begint hij weken eerder, met een lijst. Wie staat er, waar, met wat, en heeft iedereen betaald?

Wie de oproepen voor standhouders van gemeenten, wijkcomités en verenigingen naast elkaar legt, ziet telkens dezelfde regels terugkomen:

• Een inschrijving is pas definitief na betaling.
• Er zijn verschillende soorten plaatsen: binnen of buiten, een kraam of een tent voor eten en drank.
• De organisator wil weten wat elke standhouder verkoopt, om te vermijden dat er vijf kramen met dezelfde kaarsen staan.
• Lokale verenigingen krijgen vaak voorrang of een andere prijs dan handelaars van buiten de gemeente.
• Zijn de plaatsen op, dan houdt men een reservelijst bij.
• Een tot twee weken voor de markt krijgen standhouders de praktische info: plan, opbouwuren, stroom.

Met een mailbox, een Excel-lijst en de rekeninguittreksels van de vereniging lukt dat. Maar het kost avonden. Hieronder lees je hoe je elk van die punten regelt, en hoe je dat in ClearTix opzet.

1. Eerst de praktische kant: toelating, plan en soorten plaatsen

Vraag op tijd bij je gemeente na welke toelating je nodig hebt voor een markt op openbaar domein of in een zaal, en welke regels er gelden voor wie er verkoopt. Dat verschilt per gemeente. Dit artikel is algemene info, geen juridisch advies.

Teken daarna een eenvoudig plan. Tel hoeveel plaatsen je binnen en buiten hebt, waar er stroom is en waar de tenten voor eten en drank komen. Elke soort plaats met een eigen prijs of eigen voorwaarden wordt straks een eigen tickettype.

2. Elke soort standplaats is een tickettype

In ClearTix maak je één evenement aan voor de kerstmarkt, met de datum en het adres van de markt. Per soort plaats voeg je een tickettype toe, bijvoorbeeld:

• Standplaats binnen
• Standplaats buiten
• Tent eten en drank

Per tickettype stel je in:

• Prijs: wat de standhouder betaalt voor die plaats.
• Capaciteit: het aantal plaatsen van dat soort. Is die op, dan stopt de inschrijving voor dat type vanzelf.
• Max. per bestelling: 1. Zo schrijft elke standhouder één plaats in, en heb je per plaats één contactpersoon.
• Verkoopperiode: zet als einddatum de deadline voor de inschrijvingen. Daarna kun je rustig het plan invullen.
• Extra info op het ticket: een korte regel zoals "Opbouw vanaf 14:00, ingang via de zijstraat".

Vraag je een waarborg, zet dat dan duidelijk in de beschrijving van het tickettype, zodat de standhouder weet wat hij betaalt en wanneer hij wat terugkrijgt.

3. Wie staat er en met wat: een kort formulier

Koppel een formulier aan de tickettypes en kies één keer per bestelling. Houd het kort en vraag enkel wat je echt gebruikt:

• Naam van de standhouder of vereniging (tekst, verplicht)
• Wat verkoop je? (lange tekst, verplicht)
• Ondernemingsnummer (tekst, optioneel, als je gemeente of je reglement dat vraagt)
• Stroom nodig? (selectievakje)
• Gsm-nummer (telefoon), voor de dag zelf

Met de antwoorden op "Wat verkoop je?" bewaak je de mix op de markt. De antwoorden worden bij elke inschrijving bewaard. Wil je het reglement laten aanvaarden, voeg dan een verplicht selectievakje toe met een link naar je reglement.

Vraag geen gegevens die je niet nodig hebt. Wat je niet verzamelt, hoef je ook niet te bewaren of te beschermen. Meer daarover in GDPR-conforme ticketverkoop en Deelnemersgegevens verzamelen.

4. Inschrijven is betalen

Het grootste verschil met een inschrijvingsformulier plus overschrijving: bij ClearTix schrijft de standhouder in en betaalt hij in dezelfde stap, met Bancontact, iDEAL of kaart. Zonder gelukte betaling is er geen inschrijving. Je hoeft dus geen mededelingen meer te vergelijken met een lijst, en een plaats is niet "half bezet" door iemand die nog moet betalen.

Het geld komt rechtstreeks op het Mollie- of Stripe-account van de vereniging of het comité. ClearTix houdt het niet bij. De transactiekost van de betaling gaat rechtstreeks naar Mollie of Stripe.

Moet een standhouder toch afhaken, of past een aanvraag niet in de mix van de markt? Dan betaal je die bestelling terug vanuit Bestellingen, via je betaalprovider. De plaats komt daarmee weer vrij.

5. Voorrang of een andere prijs voor lokale verenigingen

Veel kerstmarkten geven de eigen verenigingen voorrang of een andere prijs. Er zijn twee manieren om dat te regelen:

• Kortingscode (elk abonnement): maak een code aan voor de lokale verenigingen en beperk ze tot de tickettypes voor standplaatsen. Je ziet hoe vaak ze gebruikt is.
• Verborgen tickettype met toegangscode (Studio en Pro): maak bijvoorbeeld een type Standplaats vereniging dat niet op de openbare pagina staat. Enkel wie de toegangscode heeft, ziet en koopt het. Zo kun je de verenigingen ook een eigen aantal plaatsen of een vroegere verkoopperiode geven.

Wil je de verenigingen eerst laten kiezen, geef het verborgen type dan een verkoopperiode die eerder start dan die van de openbare types.

6. Volzet? Een reservelijst die zichzelf bijhoudt

Zijn de plaatsen van een type op, dan kunnen kandidaat-standhouders zich op de wachtlijst zetten. Annuleert iemand en betaal je die terug, dan mailt ClearTix automatisch de volgende op de lijst een link om in te schrijven. Je hoeft zelf niemand op te bellen. De wachtlijst werkt op elk abonnement, ook op het gratis abonnement. Meer in Wachtlijst voor uitverkochte evenementen.

Een lange wachtlijst is ook een signaal voor volgend jaar: misschien is er plaats voor een extra rij chalets.

7. Twee weken voor de markt: de praktische info

Een tot twee weken voor de markt stuur je de standhouders het plan, de opbouwuren en de regels voor stroom en afval. In ClearTix doe je dat met een bericht onder Emails → custom/broadcast. Je kunt de ontvangers filteren per tickettype, zodat de tenten voor eten en drank bijvoorbeeld een eigen bericht krijgen over water en afval.

8. Op de dag zelf: standhouders inscannen bij de opbouw

Bij de opbouw zet je een vrijwilliger met een gewone smartphone aan de ingang van het marktterrein. De scanner werkt in de browser, er is geen app nodig. Elke standhouder toont zijn QR-code. Zo zie je in het dashboard welke standhouders al ingecheckt zijn en wie nog onderweg is. De scanner heeft internet nodig, maar kan overweg met een haperende verbinding. Dat is handig op een plein of een parking met zwak signaal.

En de bezoekers?

De meeste kerstmarkten zijn gratis toegankelijk, en dan heb je voor de bezoekers geen tickets nodig. Er zijn wel onderdelen waar inschrijven helpt:

• Op bezoek bij de kerstman: met tijdslot-boeking kiezen gezinnen vooraf een tijdslot, met bijvoorbeeld één gezin per slot. Dat werkt op elk abonnement, ook gratis. ClearTix rekent geen vergoeding op gratis tickets.
• Een kerstconcert of kerstdiner tijdens het marktweekend: daarvoor maak je een apart evenement met eigen tickets.
• Drank- of eetbonnen ter plaatse: met de kassa verkoop je aan de stand, in de abonnementen Studio en Pro.

Korte checklist voor je kerstmarkt

• Toelating bij de gemeente nagevraagd, plan getekend
• Per soort standplaats een tickettype, met capaciteit en max. 1 per bestelling
• Verkoopperiode die sluit op de deadline voor inschrijvingen
• Formulier één keer per bestelling: naam, aanbod, stroom, gsm, eventueel reglement
• Kortingscode (elk abonnement) of verborgen tickettype met toegangscode (Studio of Pro) voor lokale verenigingen
• Wachtlijst als reservelijst
• Bericht met plan en opbouwuren een tot twee weken vooraf
• Scanner in de browser bij de opbouw

Waarom we dit zelf belangrijk vinden

ClearTix is gemaakt in Haaltert, door een fotoclub die geen ticketplatform vond dat paste bij een vereniging. Een kerstmarkt is daar een goed voorbeeld van: een handvol vrijwilligers, veel kleine inschrijvingen en een opbrengst die naar de vereniging of het comité moet. Daarom gaat het geld rechtstreeks naar het eigen Mollie- of Stripe-account van de organisator.

Organiseer je dit jaar een kerstmarkt? Maak gratis een account aan en zet de inschrijvingen voor je standhouders klaar. Starten is gratis: geen opstartkost, en je eerste 3 evenementen per maand zijn gratis. De vergoeding per verkocht ticket vind je op onze prijzenpagina.