Fuif organiseren: voorverkoop, tickets scannen aan de inkom en een begroting die klopt

Een fuif is een rekensom met een dansvloer

Voor veel jeugdbewegingen, sportclubs en studentenclubs is de jaarlijkse fuif de grootste inkomstenbron van het jaar. Het kamp, nieuw materiaal of een verbouwing van het lokaal hangen ervan af. Tegelijk is een fuif een avond met veel vaste kosten (zaal, dj, geluid, security, Unisono) en onzekere inkomsten: komen er genoeg mensen, en kopen ze genoeg aan de bar?

Een goede voorverkoop maakt die onzekerheid kleiner. Je weet vooraf hoeveel mensen er komen, de opbrengst komt al binnen op de rekening van je vereniging, ruim voor de deuren opengaan, en de rij aan de inkom gaat sneller. Hieronder lees je hoe je een fuif stap voor stap aanpakt, van begroting tot inkom, en hoe je de ticketverkoop in ClearTix opzet.

1. Begin met de begroting en je break-even

Zet eerst alle vaste kosten op een rij: zaalhuur, dj of band, licht en geluid, security, Unisono, drukwerk en affiches, verzekering. Tel daar de variabele kosten bij, zoals drank en bandjes. Dan stel je twee vragen: hoeveel betalende bezoekers heb je nodig om quitte te spelen, en welk deel daarvan wil je al in voorverkoop hebben?

In ClearTix kun je per evenement onkosten en een budget per categorie bijhouden naast de ticketomzet. Je ziet dan wat je overhoudt en hoeveel tickets je nodig hebt om break-even te draaien. Dat zit in elk abonnement, ook in het gratis abonnement. Hoe het werkt, lees je in de helppagina Onkosten, budget en resultaat.

2. Regel de papieren op tijd

Welke vergunningen je nodig hebt, hangt af van je gemeente en van de locatie. In een jeugdhuis of fuifzaal is veel al geregeld; in een tent of buiten meestal niet. Veel gemeenten hebben een fuifloket of fuifgids met een eigen meldingsformulier. Vraag daar zeker na:

• Melding of toelating voor de fuif zelf, en eventueel een afwijking op de geluidsnorm.
• Drankvergunning: voor sterke drank is een aparte vergunning nodig.
• Unisono: auteursrechten (Sabam) en de billijke vergoeding vraag je aan via één platform, Unisono. Doe de aanvraag voor de fuif en geef nadien de lijst met gespeelde muziek door, binnen de termijnen die Unisono aangeeft. Op Unisono kun je ook een kostensimulatie maken, handig voor je begroting.
• Verzekering voor de organisatie en de vrijwilligers.

Een uitgebreide checklist vind je op ikorganiseer.be, de toolbox voor jeugdwerk.

3. Zet de voorverkoop online

In ClearTix maak je een evenement aan voor de fuif en voeg je een tickettype toe, bijvoorbeeld Voorverkoop:

• Prijs: veel fuiven vragen in voorverkoop iets minder dan aan de kassa. Dat is een eenvoudige reden om vooraf te kopen.
• Capaciteit: het maximum aantal bezoekers dat de zaal toelaat. Is dat bereikt, dan stopt de verkoop vanzelf.
• Max. per bestelling: bijvoorbeeld 4 of 6. Zo kan een vriendengroep samen kopen, maar koopt niemand een stapel tickets op om door te verkopen.
• Verkoopperiode: sluit de voorverkoop bijvoorbeeld de avond voor de fuif, of laat ze lopen tot de deuren opengaan.

Wil je de eerste kopers belonen, voeg dan een tweede tickettype Early bird toe met een eigen verkoopperiode. Het type verdwijnt vanzelf van de pagina zodra die periode voorbij is. Een korting voor leden of vrijwilligers geef je met een kortingscode; kortingscodes zitten in elk abonnement.

Bezoekers betalen met Bancontact, iDEAL of kaart. Het geld komt niet bij ons terecht: het gaat rechtstreeks naar het eigen Mollie- of Stripe-account van je vereniging. Na betaling krijgt de koper een QR-ticket per mail, dat ook in Apple Wallet of Google Wallet kan. Zo zit het ticket op de avond zelf in de gsm en niet in een vergeten mailbox.

4. Vraag niet meer gegevens dan nodig

Voor een fuif heb je eigenlijk alleen een naam en een e-mailadres nodig, en die vraagt de checkout al. Vraag geen adres of geboortedatum "voor de zekerheid". Een geboortedatum in een formulier bewijst aan de inkom niets, en wat je niet vraagt, hoef je ook niet te bewaren of te beschermen. Meer daarover in GDPR-conforme ticketverkoop.

5. Leeftijd en alcohol: controleer aan de deur

In België mag je geen alcohol schenken aan jongeren onder 16 jaar, ook geen bier of wijn. Sterke drank, en drankjes met sterke drank zoals breezers, is pas vanaf 18 jaar. Als er een overtreding wordt vastgesteld, is de organisator verantwoordelijk. Of jongeren onder 16 binnen mogen, hangt af van het soort fuif en van je gemeentelijk reglement. Kijk dat dus na voor je de affiche maakt.

Veel organisatoren werken met gekleurde polsbandjes aan de inkom: een kleur voor -16, een voor -18 en een voor +18. De vrijwilliger aan de inkom vraagt de identiteitskaart, geeft het juiste bandje en de bar schenkt op basis van de kleur. Dat werkt los van je ticketsysteem en is betrouwbaarder dan een vinkje bij de online aankoop.

6. Aan de inkom: scannen met gewone smartphones

Op de avond zelf heb je geen dure toestellen nodig. De scanner van ClearTix werkt in de browser van een gewone smartphone, zonder app. Zet bij een grote opkomst twee of drie vrijwilligers aan de inkom, elk met een eigen gsm. Elke bezoeker toont de QR-code, de vrijwilliger scant en ziet meteen of het ticket geldig is. Wordt een ticket dat al gebruikt is nog eens getoond, dan meldt de scanner "Al ingecheckt".

Geef de vrijwilligers de rol scanner: die kunnen inchecken, maar zien geen bestellingen, uitbetalingen of instellingen. Teamrollen zitten in de abonnementen Studio en Pro. Op het gratis abonnement meld je een gedeeld toestel aan de inkom aan met je scannerpincode. De scanner heeft internet nodig en blijft werken als de verbinding even wegvalt. Dat is handig in een fuifzaal of tent met een zwak signaal. Meer tips vind je in QR-tickets zonder app.

7. Kassa aan de deur, van dezelfde capaciteit

Er zijn vaak mensen die pas op de avond zelf beslissen. Met de kassa in de abonnementen Studio en Pro verkoop je hen aan de deur een ticket, met cash of een kaartterminal. De kassa telt af van dezelfde capaciteit als de online voorverkoop, zodat online en aan de deur samen niet boven de ingestelde capaciteit uitkomen. Wil je aan de deur een andere prijs, maak dan een verborgen tickettype Kassa aan dat alleen ter plaatse verkocht wordt. Hoe dat werkt, lees je in Tickets verkopen aan de deur.

Werk je met het gratis abonnement, laat dan de online verkoop openstaan tot de fuif begint. Wie aan de deur staat, koopt zijn ticket op de eigen gsm en wordt meteen gescand.

Een tip uit de praktijk: houd het geld van de inkom en dat van de bar strikt gescheiden, met een eigen kassa en een eigen telling. Hoe meer je in voorverkoop verkoopt, hoe minder cash er aan de inkom ligt.

8. Na de fuif

Na afloop zie je in Statistieken hoeveel tickets er verkocht zijn en hoeveel bezoekers effectief incheckten. Leg dat naast je onkosten en je ziet het resultaat van de avond. Je weet dan ook of je volgend jaar meer moet inzetten op voorverkoop, een grotere zaal nodig hebt of de prijs kunt laten zoals hij is. Vergeet ook niet de lijst met gespeelde muziek bij Unisono door te geven.

Korte checklist voor je fuif

• Begroting met vaste en variabele kosten, en je break-even in aantal tickets
• Melding bij de gemeente, drankvergunning en Unisono-aanvraag op tijd
• Tickettype "Voorverkoop" met capaciteit, max. per bestelling en verkoopperiode
• Eventueel een Early bird-type en een kortingscode voor leden
• Geen onnodige gegevens in het bestelformulier
• Leeftijdscontrole en polsbandjes aan de inkom
• Twee of drie vrijwilligers met de rol scanner (Studio of Pro), elk met een eigen gsm, of een gedeeld toestel met scannerpincode
• Kassa voor wie aan de deur koopt (Studio of Pro), of online verkoop open tot de start
• Inkom en bar gescheiden houden

Dit is algemene info, geen juridisch advies. Check de regels van je gemeente en van Unisono voor je fuif.

Waarom we dit zelf belangrijk vinden

ClearTix is gemaakt in Haaltert, door een fotoclub die geen ticketplatform vond dat paste bij een vereniging. Een fuif is daar een goed voorbeeld van: een groep vrijwilligers, een avond met veel vaste kosten en een opbrengst die naar de werking moet. Daarom gaat het ticketgeld rechtstreeks naar het Mollie- of Stripe-account van je vereniging.

Organiseer je dit jaar een fuif? Maak gratis een account aan en zet je voorverkoop klaar. Starten is gratis: geen opstartkost en geen abonnement voor je eerste 3 evenementen per maand. De vergoeding per verkocht ticket vind je op onze prijzenpagina; de betaalkost van Mollie of Stripe betaal je rechtstreeks aan je betaalprovider.