Trouver des sponsors pour votre association : ce que vous pouvez offrir, et pourquoi vos billets aident

Chercher des sponsors, ce n'est pas mendier, c'est un échange

Presque chaque association cherche des sponsors : le club de foot pour de nouveaux maillots, la maison de jeunes pour une soirée, le club photo pour une exposition, l'association de parents pour une fête d'école. Et presque chaque association se heurte au même problème : le boulanger, le garage et la banque du village sont sollicités chaque année par dix clubs.

Celui qui récolte le plus est rarement le club qui demande le plus fort. C'est le club qui dit le plus clairement ce que le sponsor reçoit en échange. Le sponsoring est un échange : le sponsor paie en argent ou en nature, vous offrez de la visibilité auprès d'un public que le sponsor veut atteindre. Plus cette contrepartie est concrète, plus la conversation est facile.

Dans cet article, nous passons les étapes en revue : ce que vous pouvez offrir, comment construire un dossier de sponsoring, ce que vous mettez par écrit, la question de la TVA, et comment placer vos sponsors sur chaque billet dans ClearTix.

Étape 1 : connaissez votre public

Un sponsor n'achète pas un logo, mais l'attention d'un groupe de personnes précis. Notez donc d'abord qui vient à vos activités :

• Combien de visiteurs avez-vous par an, et à quelles activités ? Utilisez vos propres chiffres : billets vendus, inscriptions, membres.
• D'où viennent-ils : de la commune, de la région ou de plus loin ?
• Qui sont-ils : des familles avec enfants, des jeunes, des retraités, des sportifs ?

Si vous vendez vos billets en ligne, vous avez déjà ces chiffres. Dans ClearTix, Statistiques montre par événement combien de billets ont été vendus et, selon vos chiffres de check-in, combien de personnes sont réellement entrées. C'est plus convaincant que « il y a toujours beaucoup de monde ».

Attention aux données personnelles : à un sponsor, vous donnez des chiffres, jamais les noms ou adresses e-mail de vos visiteurs. Plus d'infos dans notre article sur la billetterie conforme au RGPD.

Étape 2 : listez ce que vous pouvez offrir

La plupart des clubs offrent plus de visibilité qu'ils ne le pensent. Quelques exemples :

Canal	Quand c'est visible
Affiche et flyers	des semaines à l'avance, dans les commerces et sur les réseaux sociaux
Site web et newsletter	toute l'année ou autour de l'événement
Banderole ou beachflag sur le terrain	le jour même
Mention par le présentateur ou le DJ	le jour même
Logo sur le billet	à l'achat, à l'ouverture du mail et à l'entrée
Entrées gratuites ou table sponsor	pour le sponsor et ses clients ou son personnel

Le billet est souvent oublié, alors que c'est l'élément que presque chaque visiteur montre à l'entrée. Les gens ouvrent leur billet PDF à la commande, parfois encore la veille pour vérifier l'heure, et le montrent à l'entrée.

Étape 3 : construisez quelques formules claires

Un dossier de sponsoring n'a pas besoin d'être une brochure sur papier glacé. Une ou deux pages suffisent, avec :

1. Qui vous êtes : l'association, les activités, depuis combien de temps vous existez.
2. Qui vous touchez : les chiffres de l'étape 1.
3. Deux ou trois formules : par exemple une formule de base (logo sur le site et l'affiche), une formule intermédiaire (en plus le logo sur chaque billet et une banderole) et un sponsor principal (en plus des entrées gratuites et une mention dans chaque newsletter). Vous choisissez les montants vous-même, selon votre public et votre région.
4. Les coordonnées d'une personne de contact au sein du comité.

Commencez à temps. Les entreprises fixent souvent leurs budgets des mois à l'avance, et qui frappe à la porte deux semaines avant l'événement a généralement trop peu de temps.

Choisissez des sponsors qui correspondent à votre public. Un magasin de vélos convient à une randonnée cycliste, une entreprise de construction à une exposition sur le village d'autrefois. Un sponsor qui reconnaît ses clients dans votre public revient plus facilement l'année suivante.

Étape 4 : mettez les accords par écrit

Même pour de petits montants, un court accord écrit en vaut la peine. Indiquez-y :

• ce que le sponsor donne (un montant, ou des biens ou services en nature) ;
• ce que l'association fournit en échange, aussi concrètement que possible (par exemple : logo sur tous les billets PDF de la fête d'été, logo sur 200 affiches, deux entrées gratuites) ;
• pour quelle période ou quels événements l'accord vaut.

Ainsi, tout le monde sait ce qui a été promis, même si le comité change l'année suivante, et le sponsor a une pièce justificative pour sa comptabilité.

Étape 5 : pensez à la TVA

Ceci est un aperçu simplifié et non un avis fiscal. Renseignez-vous auprès de votre comptable ou du SPF Finances. Les règles peuvent changer ; vérifié en octobre 2026.

C'est ici que beaucoup d'associations se trompent. Le sponsoring avec une contrepartie (publicité, logo, mention) est considéré pour la TVA comme une prestation de services, aussi pour une ASBL. En général, vous facturez 21 % de TVA, selon votre situation.

Beaucoup de petites associations relèvent du régime de franchise pour petites entreprises : il prévoit une franchise jusqu'à 25 000 € de chiffre d'affaires par année civile. Ce seuil vaut pour votre chiffre d'affaires total soumis à la TVA, pas seulement pour le sponsoring. Si vous l'utilisez, vous vous enregistrez quand même avec un numéro de TVA, vous ne facturez pas de TVA et vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur vos propres achats. Pour certaines organisations sportives, de jeunesse et culturelles, il existe en plus des exonérations spécifiques.

Les règles dépendent de votre forme juridique et de vos activités. Renseignez-vous auprès de votre comptable, de votre fédération ou du SPF Finances avant d'établir la première facture de sponsoring.

Étape 6 : placez vos sponsors sur chaque billet

En haut d'un billet ClearTix figure ce qui est nécessaire à l'entrée : les infos de l'événement, le type de billet, le nom et le QR code. Le tiers inférieur de la page est à vous. C'est là que vous placez vos sponsors.

Voici comment faire :

1. Ouvrez Identité visuelle dans le tableau de bord et faites défiler jusqu'à Mise en page du billet.
2. Placez votre contenu dans l'éditeur : un titre comme « Merci à nos sponsors », du texte, des liens et des images.
3. Cliquez sur Aperçu PDF pour voir à quoi ressemble le billet.
4. Cliquez sur Enregistrer. Chaque événement utilise désormais ce modèle par défaut.

Un événement a ses propres sponsors, par exemple le sponsor principal de la fête d'été ? Ouvrez cet événement et allez dans Billets → Mise en page du billet. Vous y choisissez entre le contenu par défaut de l'organisation, un contenu propre à cet événement, ou rien. Le contenu propre reste enregistré si vous revenez plus tard au modèle par défaut.

Quelques conseils pratiques :

• L'espace est fixe : environ 18 × 8 cm. Ce qui ne rentre pas est coupé, vérifiez donc toujours l'aperçu PDF.
• Une rangée de logos côte à côte ? L'éditeur place les images les unes sous les autres. Assemblez d'abord plusieurs logos en une seule image, par exemple dans Canva, et téléversez-la.
• Téléversez les logos vous-même. Les images d'autres sites (liens collés) n'apparaissent pas sur les billets.
• Écrivez les adresses web en entier. Les liens fonctionnent quand le billet est ouvert en PDF sur un téléphone ou un ordinateur. Sur papier, seul le texte est visible.
• Vous vendez en plusieurs langues ? Ajoutez une version par langue. Les acheteurs reçoivent la langue dans laquelle ils ont commandé.
• Préparez tout avant l'ouverture de la vente. La mise en page s'applique aux billets créés après l'enregistrement. Les billets déjà envoyés ne changent pas.

Sans sponsor, vous pouvez aussi utiliser cet espace pour votre propre publicité, par exemple la date de votre prochain événement ou un code de réduction pour le bar.

La mise en page du billet est incluse dans les plans Studio (29 € par mois + 0,25 € par billet) et Pro (79 € par mois + 0,15 € par billet). Tous les détails figurent dans la page d'aide sur les sponsors et la publicité sur vos billets et sur la page tarifs.

Étape 7 : des entrées gratuites pour les sponsors, hors vente publique

Beaucoup de formules comprennent des entrées gratuites. Vous ne voulez pas les proposer comme type de billet ordinaire dans la boutique publique. Créez donc un type de billet caché à 0 € qui n'apparaît qu'avec un code d'accès, et donnez ce code à votre sponsor. Le sponsor commande lui-même, reçoit un billet QR normal, et vous voyez dans la liste des participants qui l'a utilisé. Le fonctionnement est expliqué dans notre article sur les billets cachés et codes d'accès. Un billet à 0 € ne coûte aucuns frais ClearTix par billet.

Étape 8 : faites un compte rendu après l'événement

Un sponsor qui n'entend plus rien après l'événement, vous devez le convaincre à nouveau l'année suivante. Envoyez après coup un court mail avec :

• le nombre de billets vendus et, selon vos chiffres de check-in, le nombre de visiteurs entrés ;
• une photo de la banderole ou de la table sponsor ;
• un exemple du billet avec le logo (l'aperçu PDF du tableau de bord) ;
• un merci et la date de la prochaine édition.

C'est vite fait et cela facilite nettement la conversation de l'année suivante.

Checklist rapide

• Votre public en chiffres : billets, visiteurs, région
• Deux ou trois formules claires avec des contreparties concrètes
• Un accord écrit par sponsor
• La question de la TVA vérifiée avec votre comptable
• Les logos des sponsors sur les billets avant l'ouverture de la vente
• Les entrées gratuites comme type de billet caché avec un code d'accès
• Un court compte rendu à chaque sponsor après l'événement

ClearTix a été créé à Haaltert, par quelqu'un qui est lui-même bénévole dans une association et qui en avait assez des plateformes de billetterie chères ou limitées. Vous voulez placer vos sponsors sur chaque billet cette saison ? Créez un compte, préparez votre premier événement et essayez la mise en page du billet (Studio ou Pro) avec l'aperçu PDF.