Organiser un marché de Noël : inscription et paiement en ligne des exposants

Un marché de Noël commence en octobre, avec les exposants

Pour les visiteurs, un marché de Noël, c'est une soirée ou un week-end de chalets, de vin chaud, de lumières et de chorale. Pour l'organisateur, il commence des semaines plus tôt, avec une liste. Qui expose, où, avec quoi, et tout le monde a-t-il payé ?

Quand on compare les appels aux exposants des communes, des comités de quartier et des associations, on retrouve toujours les mêmes règles :

• Une inscription n'est définitive qu'après paiement.
• Il existe différentes sortes d'emplacements : intérieur ou extérieur, un stand ou une tente pour la restauration.
• L'organisateur veut savoir ce que chaque exposant vend, pour éviter cinq stands avec les mêmes bougies.
• Les associations locales reçoivent souvent une priorité ou un autre prix que les commerçants extérieurs à la commune.
• Quand les places sont prises, on tient une liste de réserve.
• Une à deux semaines avant le marché, les exposants reçoivent les infos pratiques : plan, heures de montage, électricité.

Avec une boîte mail, un tableau Excel et les extraits de compte de l'association, c'est faisable. Mais cela prend des soirées. Voici comment régler chacun de ces points, et comment le mettre en place dans ClearTix.

1. D'abord le côté pratique : autorisation, plan et types d'emplacements

Renseignez-vous à temps auprès de votre commune sur l'autorisation nécessaire pour un marché sur le domaine public ou dans une salle, et sur les règles qui s'appliquent aux vendeurs. Cela varie d'une commune à l'autre. Cet article est une information générale, pas un avis juridique.

Dessinez ensuite un plan simple. Comptez les emplacements intérieurs et extérieurs, repérez où il y a de l'électricité et où vont les tentes de restauration. Chaque sorte d'emplacement avec son propre prix ou ses propres conditions deviendra un type de billet.

2. Chaque sorte d'emplacement est un type de billet

Dans ClearTix, vous créez un seul événement pour le marché de Noël, avec la date et l'adresse du marché. Pour chaque sorte d'emplacement, vous ajoutez un type de billet, par exemple :

• Emplacement intérieur
• Emplacement extérieur
• Tente restauration

Pour chaque type de billet, vous réglez :

• Prix : ce que l'exposant paie pour cet emplacement.
• Capacité : le nombre d'emplacements de cette sorte. Une fois atteinte, l'inscription pour ce type s'arrête d'elle-même.
• Max. par commande : 1. Chaque exposant inscrit ainsi un emplacement, et vous avez un contact par emplacement.
• Période de vente : mettez comme date de fin la date limite des inscriptions. Ensuite, vous complétez le plan en toute tranquillité.
• Infos supplémentaires sur le billet : une ligne courte comme « Montage à partir de 14 h, entrée par la rue latérale ».

Si vous demandez une caution, indiquez-le clairement dans la description du type de billet, pour que l'exposant sache ce qu'il paie et ce qu'il récupère, et quand.

3. Qui expose et avec quoi : un formulaire court

Liez un formulaire aux types de billets et choisissez Une fois par commande. Restez bref et ne demandez que ce que vous utiliserez :

• Nom de l'exposant ou de l'association (texte, obligatoire)
• Que vendez-vous ? (texte long, obligatoire)
• Numéro d'entreprise (texte, facultatif, si votre commune ou votre règlement le demande)
• Besoin d'électricité ? (case à cocher)
• Numéro de GSM (téléphone), pour le jour même

Les réponses à « Que vendez-vous ? » vous aident à garder un bon équilibre sur le marché. Elles sont enregistrées avec chaque inscription. Vous voulez faire accepter votre règlement ? Ajoutez une case à cocher obligatoire avec un lien vers ce règlement.

Ne demandez pas de données dont vous n'avez pas besoin. Ce que vous ne collectez pas, vous n'avez pas à le conserver ni à le protéger. Plus d'infos dans Billetterie conforme au RGPD et Collecter les infos des participants.

4. S'inscrire, c'est payer

La grande différence avec un formulaire d'inscription suivi d'un virement : avec ClearTix, l'exposant s'inscrit et paie en une seule étape, par Bancontact, iDEAL ou carte. Sans paiement réussi, pas d'inscription. Vous n'avez donc plus à comparer des communications avec une liste, et aucun emplacement n'est « à moitié pris » par quelqu'un qui doit encore payer.

L'argent arrive directement sur le compte Mollie ou Stripe de l'association ou du comité. ClearTix ne le détient pas. Les frais de transaction du paiement vont directement à Mollie ou Stripe.

Un exposant doit finalement renoncer, ou une demande ne correspond pas à l'équilibre du marché ? Remboursez alors la commande depuis Commandes, via votre prestataire de paiement. L'emplacement se libère.

5. Priorité ou autre prix pour les associations locales

Beaucoup de marchés de Noël donnent la priorité ou un autre prix aux associations de la commune. Deux façons de le faire :

• Code de réduction (chaque plan) : créez un code pour les associations locales et limitez-le aux types de billets des emplacements. Vous voyez combien de fois il a été utilisé.
• Type de billet masqué avec code d'accès (Studio et Pro) : créez par exemple un type Emplacement association qui n'apparaît pas sur la page publique. Seuls ceux qui ont le code d'accès le voient et l'achètent. Vous pouvez ainsi réserver un nombre d'emplacements aux associations ou leur ouvrir les inscriptions plus tôt.

Pour laisser choisir les associations en premier, donnez au type masqué une période de vente qui commence avant celle des types publics.

6. Complet ? Une liste de réserve qui se tient toute seule

Quand les emplacements d'un type sont pris, les candidats exposants peuvent s'inscrire sur la liste d'attente. Si quelqu'un annule et que vous le remboursez, ClearTix envoie automatiquement à la personne suivante un lien pour s'inscrire. Vous n'avez personne à appeler. La liste d'attente fonctionne sur chaque plan, y compris le plan Gratuit. Plus d'infos dans Liste d'attente pour les événements complets.

Une longue liste d'attente est aussi un signal pour l'an prochain : il y a peut-être de la place pour une rangée de chalets en plus.

7. Deux semaines avant le marché : les infos pratiques

Une à deux semaines avant le marché, envoyez aux exposants le plan, les heures de montage et les règles pour l'électricité et les déchets. Dans ClearTix, cela se fait avec un message sous Emails → custom/broadcast. Vous pouvez filtrer les destinataires par type de billet, pour que les tentes de restauration reçoivent par exemple un message à part sur l'eau et les déchets.

8. Le jour J : scanner les exposants au montage

Au montage, placez un bénévole avec un simple smartphone à l'entrée du site. Le scanner fonctionne dans le navigateur, sans application. Chaque exposant montre son code QR. Vous voyez ainsi dans le tableau de bord quels exposants sont déjà enregistrés et qui est encore en route. Le scanner a besoin d'internet, mais gère une connexion instable. C'est pratique sur une place ou un parking où le signal est faible.

Et les visiteurs ?

La plupart des marchés de Noël sont en accès libre, et vous n'avez alors pas besoin de billets pour les visiteurs. Certaines parties gagnent pourtant à avoir une inscription :

• Visite au Père Noël : avec la réservation par créneau, les familles choisissent un créneau à l'avance, par exemple une famille par créneau. Cela fonctionne sur chaque plan, y compris Gratuit. ClearTix ne facture aucuns frais sur les billets gratuits.
• Un concert ou un dîner de Noël pendant le week-end du marché : créez un événement séparé avec ses propres billets.
• Tickets boissons ou nourriture sur place : avec la caisse, vous vendez au stand, dans les plans Studio et Pro.

Check-list rapide pour votre marché de Noël

• Autorisation demandée à la commune, plan dessiné
• Un type de billet par sorte d'emplacement, avec capacité et max. 1 par commande
• Période de vente qui se termine à la date limite des inscriptions
• Formulaire une fois par commande : nom, offre, électricité, GSM, éventuellement règlement
• Code de réduction (chaque plan) ou type de billet masqué avec code d'accès (Studio ou Pro) pour les associations locales
• Liste d'attente comme liste de réserve
• Message avec le plan et les heures de montage une à deux semaines avant
• Scanner dans le navigateur au montage

Pourquoi cela nous tient à cœur

ClearTix a été créé à Haaltert, par un club photo qui ne trouvait pas de plateforme de billetterie adaptée à une association. Un marché de Noël en est un bon exemple : quelques bénévoles, beaucoup de petites inscriptions et des recettes qui doivent aller à l'association ou au comité. C'est pourquoi l'argent arrive directement sur le propre compte Mollie ou Stripe de l'organisateur.

Vous organisez un marché de Noël cette année ? Créez gratuitement un compte et préparez les inscriptions de vos exposants. Démarrer est gratuit : pas de frais de lancement, et vos 3 premiers événements par mois sont gratuits. Les frais par billet vendu figurent sur notre page tarifs.