Quiz organiseren met je vereniging: ploegen online laten inschrijven en meteen laten betalen

Een quiz is een avond met tafels, geen avond met losse tickets

In veel Vlaamse verenigingen staat de quiz elk jaar op de kalender. De jeugdwerking, de voetbalclub, het oudercomité of de fotoclub: een zaal, een quizmaster, een tiental ronden en een bar die draait. De inschrijvingen lopen meestal zoals de vorige jaren. Een formulier of een mail, daarna een overschrijving met "quiz + ploegnaam" in de mededeling, en de inschrijving telt pas als het geld binnen is.

Dat werkt, tot iemand een week voor de quiz de rekeninguittreksels naast de lijst met ploegen legt. Wie heeft betaald? Is "De Slimme Eekhoorns" dezelfde ploeg als "Slimme Eekhoorns 2"? Hoeveel tafels zijn er nog vrij? En wie stond er nu weer op de wachtlijst?

Een quiz verschilt op een paar punten van een gewone ticketverkoop:

• Je verkoopt per ploeg, niet per persoon.
• Het aantal tafels in de zaal bepaalt hoeveel ploegen er kunnen meedoen.
• Je hebt een ploegnaam nodig voor het scorebord, en liefst het aantal spelers.
• Bij een volzette quiz willen er vaak nog ploegen meedoen.

Hieronder lees je hoe je die vier punten regelt, met of zonder ticketsysteem, en hoe je het in ClearTix opzet.

1. Begin bij de zaal: hoeveel tafels, hoeveel spelers per ploeg

Bepaal eerst hoeveel ploegen je kwijt kunt. Tel het aantal tafels, en houd plaats vrij voor de quizmaster, het scherm, de bar en een doorgang naar de toiletten. Spreek af hoeveel spelers een ploeg maximaal mag tellen. Veel verenigingen kiezen voor vier tot zes. Zet dat getal duidelijk in de aankondiging, want het bepaalt hoeveel stoelen je per tafel zet.

Kies daarna één prijs per ploeg. Een prijs per persoon maakt het voor jou ingewikkelder (wie telt er mee, wie komt er later bij) en een ploeg legt het geld toch meestal samen.

2. Eén tickettype "Ploeg" met de tafels als capaciteit

In ClearTix maak je een evenement aan voor de quiz en voeg je één tickettype toe, bijvoorbeeld Ploeg (max. 6 spelers):

• Prijs: het inschrijvingsgeld per ploeg.
• Capaciteit: het aantal tafels. Is die op, dan stopt de verkoop vanzelf.
• Max. per bestelling: 1. Zo schrijft elke ploegkapitein één ploeg in. Wil een bedrijf of een andere club meerdere ploegen sturen, dan doen ze meerdere inschrijvingen, elk met een eigen ploegnaam.
• Verkoopperiode (optioneel): sluit de inschrijvingen bijvoorbeeld de dag voor de quiz, zodat je de vragenbladen en het scorebord op tijd kunt klaarzetten.

Via Extra info op het ticket zet je een korte praktische regel op het ticket, zoals "Zaal open om 19:30, eerste ronde om 20:00".

3. Ploegnaam en aantal spelers via een formulier

Koppel een formulier aan het tickettype en kies één keer per bestelling, want je wilt de gegevens van de ploeg, niet van elke speler. Houd het kort:

• Ploegnaam (tekst, verplicht)
• Aantal spelers (keuzelijst, bijvoorbeeld 2 tot 6)
• Gsm-nummer van de kapitein (telefoon), voor als er op de avond zelf iets verandert

Elk extra veld is een drempel bij het inschrijven. Vraag dus enkel wat je op de avond echt gebruikt. Adressen en geboortedata heb je voor een quiz niet nodig, en wat je niet vraagt, hoef je ook niet te bewaren of te beschermen. Meer daarover in GDPR-conforme ticketverkoop.

De antwoorden staan bij de bestelling in je dashboard. Zo maak je vooraf de lijst met ploegnamen voor het scorebord, zonder iets over te typen uit mails.

4. Betalen bij het inschrijven, rechtstreeks naar de vereniging

Het grootste verschil met een overschrijving: in ClearTix schrijft een ploeg in en betaalt ze in dezelfde stap, met Bancontact, iDEAL of kaart; zonder gelukte betaling krijgt ze geen ticket. Je hoeft dus geen mededelingen meer na te lopen en niemand nog te herinneren aan een openstaand bedrag.

Het geld komt niet bij ons terecht. Je koppelt het eigen Mollie- of Stripe-account van de vereniging, en de betalingen gaan rechtstreeks daarheen. Twijfel je tussen de twee, lees dan Mollie of Stripe voor evenementen.

De ploegkapitein krijgt na betaling een bevestigingsmail met één QR-ticket voor de ploeg. Dat ticket kan ook in Apple Wallet of Google Wallet, zodat het op de avond zelf meteen bij de hand is.

5. Volzet? Laat de wachtlijst het werk doen

Een quiz die goed draait, is snel volzet. Zodra de tafels op zijn, kunnen ploegen zich op de wachtlijst zetten in plaats van af te haken. Je ziet in het dashboard wie er wacht en in welke volgorde.

Zegt een ploeg af en betaal je haar terug, dan komt de tafel weer vrij. ClearTix mailt dan automatisch de volgende ploeg op de wachtlijst een link om in te schrijven. Jij hoeft niet rond te bellen. De lengte van de wachtlijst is meteen een goede reden om volgend jaar een grotere zaal of een tweede quizavond te overwegen. Hoe dat werkt, lees je in Wachtlijst voor uitverkochte evenementen.

6. Drankbonnen en hapjes mee verkopen

Op een quizavond draait de bar mee. Wil je drankbonnen of een hapjesschotel per tafel vooraf verkopen, dan voeg je die toe als add-on. De kapitein neemt ze mee bij het inschrijven en krijgt naast het ploegticket een extra's-voucher met een eigen QR-code. Aan de bar vink je die af met de scanner. Bij de add-on vul je ook de afhaalinfo in, bijvoorbeeld "Aan de bar, na de derde ronde".

Add-ons zitten in de abonnementen Studio en Pro. Op het gratis abonnement kun je de bar gewoon houden zoals ze nu is.

7. Aan de deur: één scan per ploeg

Op de avond zelf zet je een vrijwilliger met een gewone smartphone aan de ingang. De scanner werkt in de browser, er is geen app nodig. Elke ploeg toont haar QR-code, de vrijwilliger scant één keer en ziet meteen of het ticket geldig is. Scant iemand een ticket dat al gebruikt is, dan meldt de scanner "Al ingecheckt".

Geef de vrijwilliger de rol scanner: die kan inchecken, maar ziet geen bestellingen, uitbetalingen of instellingen. De scanner heeft internet nodig, en blijft werken als de verbinding even wegvalt. Dat is handig in een parochiezaal of kantine met een zwak signaal.

Zo zie je om 20:00 in één oogopslag welke ploegen er nog niet zijn, en weet de quizmaster of hij kan beginnen. Wil je nog ploegen toelaten die zonder inschrijving aan de deur staan, dan kan dat met de kassa in de abonnementen Studio en Pro. De verkoop aan de deur gaat van dezelfde tafels af als de online verkoop.

8. Na de quiz

Na afloop zie je in Statistieken hoeveel ploegen er ingeschreven waren en hoeveel er effectief incheckten. Dat is handig om volgend jaar de zaal en het aantal tafels te plannen. Wil je de deelnemers exporteren naar CSV, bijvoorbeeld om ploegen uit te nodigen voor de volgende editie? Dat kan in Pro. Mail alleen ploegen die daar bij het inschrijven toestemming voor gaven.

Korte checklist voor je quizavond

• Aantal tafels en maximum aantal spelers per ploeg vastgelegd
• Eén tickettype "Ploeg" met een prijs per ploeg, de tafels als capaciteit en max. 1 per bestelling
• Formulier één keer per bestelling: ploegnaam, aantal spelers, gsm van de kapitein
• Verkoopperiode die sluit voor de quiz
• Wachtlijst voor als je volzet bent (op elk abonnement, ook gratis)
• Drankbonnen of hapjes als add-on (Studio of Pro)
• Scanner in de browser aan de ingang, kassa voor late ploegen (Studio of Pro)

Waarom we dit zelf belangrijk vinden

ClearTix is gemaakt in Haaltert, door een fotoclub die geen ticketplatform vond dat paste bij een vereniging. Een quiz is daar een goed voorbeeld van: een paar vrijwilligers, weinig tijd en een opbrengst die naar de club moet. Daarom gaat het inschrijvingsgeld rechtstreeks naar het Mollie- of Stripe-account van de vereniging.

Organiseer je dit jaar een quiz? Maak gratis een account aan en zet je quizavond klaar. Starten is gratis: geen opstartkost en geen abonnement voor je eerste 3 evenementen per maand. De vergoeding per verkocht ticket vind je op onze prijzenpagina.