Organiser un quiz avec votre association : inscription en ligne des équipes et paiement immédiat

Un quiz, c'est une soirée avec des tables, pas avec des billets individuels

Dans beaucoup d'associations, le quiz revient chaque année au calendrier. Le mouvement de jeunesse, le club de foot, l'association de parents ou le club photo : une salle, un quizmaster, une dizaine de manches et un bar qui tourne. Les inscriptions se passent généralement comme les années précédentes. Un formulaire ou un mail, puis un virement avec « quiz + nom d'équipe » en communication, et l'inscription ne compte qu'une fois l'argent arrivé.

Cela fonctionne, jusqu'au moment où quelqu'un compare, une semaine avant le quiz, les extraits de compte avec la liste des équipes. Qui a payé ? « Les Écureuils Malins » est-elle la même équipe que « Écureuils Malins 2 » ? Combien de tables reste-t-il ? Et qui était sur la liste d'attente, déjà ?

Un quiz diffère d'une vente de billets classique sur quelques points :

• Vous vendez par équipe, pas par personne.
• Le nombre de tables dans la salle détermine combien d'équipes peuvent participer.
• Il vous faut un nom d'équipe pour le tableau des scores, et de préférence le nombre de joueurs.
• Quand le quiz est complet, des équipes veulent souvent encore participer.

Voici comment régler ces quatre points, avec ou sans système de billetterie, et comment le configurer dans ClearTix.

1. Partez de la salle : combien de tables, combien de joueurs par équipe

Déterminez d'abord combien d'équipes vous pouvez accueillir. Comptez les tables et gardez de la place pour le quizmaster, l'écran, le bar et un passage vers les toilettes. Fixez le nombre maximum de joueurs par équipe. Beaucoup d'associations choisissent quatre à six. Indiquez ce chiffre clairement dans l'annonce, car il détermine le nombre de chaises par table.

Choisissez ensuite un seul prix par équipe. Un prix par personne complique les choses pour vous (qui compte, qui arrive plus tard) et une équipe met de toute façon généralement l'argent en commun.

2. Un type de billet « Équipe » avec les tables comme capacité

Dans ClearTix, créez un événement pour le quiz et ajoutez un seul type de billet, par exemple Équipe (max. 6 joueurs) :

• Prix : les frais d'inscription par équipe.
• Capacité : le nombre de tables. Une fois atteint, la vente s'arrête automatiquement.
• Max. par commande : 1. Ainsi, chaque capitaine inscrit une équipe. Une entreprise ou un autre club veut envoyer plusieurs équipes ? Il fait plusieurs inscriptions, chacune avec son propre nom d'équipe.
• Période de vente (facultatif) : fermez par exemple les inscriptions la veille du quiz, pour préparer à temps les feuilles de questions et le tableau des scores.

Via les infos supplémentaires sur le billet, ajoutez une courte ligne pratique, comme « Ouverture de la salle à 19 h 30, première manche à 20 h 00 ».

3. Nom d'équipe et nombre de joueurs via un formulaire

Liez un formulaire au type de billet et choisissez une fois par commande, car vous voulez les données de l'équipe, pas de chaque joueur. Restez bref :

• Nom de l'équipe (texte, obligatoire)
• Nombre de joueurs (liste de choix, par exemple de 2 à 6)
• Numéro de GSM du capitaine (téléphone), au cas où quelque chose change le soir même

Chaque champ supplémentaire est un frein à l'inscription. Ne demandez donc que ce que vous utilisez vraiment le soir même. Pour un quiz, vous n'avez pas besoin d'adresses ni de dates de naissance, et ce que vous ne demandez pas, vous ne devez ni le conserver ni le protéger. Plus d'infos dans billetterie conforme au RGPD.

Les réponses figurent avec la commande dans votre tableau de bord. Vous préparez ainsi à l'avance la liste des noms d'équipes pour le tableau des scores, sans rien recopier depuis des mails.

4. Payer à l'inscription, directement à l'association

La plus grande différence avec un virement : dans ClearTix, une équipe s'inscrit et paie en une seule étape, par Bancontact, iDEAL ou carte ; sans paiement réussi, pas de billet. Vous n'avez donc plus à vérifier les communications ni à relancer qui que ce soit pour un montant impayé.

L'argent n'arrive pas chez nous. Vous connectez le propre compte Mollie ou Stripe de l'association, et les paiements y vont directement. Vous hésitez entre les deux ? Lisez Mollie ou Stripe pour les événements.

Après le paiement, le capitaine reçoit un e-mail de confirmation avec un billet QR pour l'équipe. Ce billet peut aussi aller dans Apple Wallet ou Google Wallet, pour l'avoir sous la main le soir même.

5. Complet ? Laissez la liste d'attente travailler

Un quiz qui marche bien est vite complet. Dès que les tables sont prises, les équipes peuvent s'inscrire sur la liste d'attente au lieu d'abandonner. Vous voyez dans le tableau de bord qui attend et dans quel ordre.

Si une équipe se désiste et que vous la remboursez, la table se libère. ClearTix envoie alors automatiquement à l'équipe suivante sur la liste d'attente un lien pour s'inscrire. Vous n'avez pas à téléphoner à tout le monde. La longueur de la liste d'attente est d'ailleurs une bonne raison d'envisager l'an prochain une salle plus grande ou une deuxième soirée quiz. Le fonctionnement est expliqué dans Liste d'attente pour les événements complets.

6. Vendre aussi des tickets boissons et des amuse-bouches

Lors d'une soirée quiz, le bar compte aussi. Vous voulez vendre à l'avance des tickets boissons ou un plateau d'amuse-bouches par table ? Ajoutez-les comme add-on. Le capitaine les prend lors de l'inscription et reçoit, en plus du billet d'équipe, un bon pour ses extras avec son propre QR code. Au bar, vous le cochez avec le scanner. Dans l'add-on, indiquez aussi où le retirer, par exemple « Au bar, après la troisième manche ».

Les add-ons sont inclus dans les plans Studio et Pro. Sur le plan Gratuit, vous gardez simplement le bar tel qu'il est.

7. À l'entrée : un scan par équipe

Le soir même, placez un bénévole avec un smartphone ordinaire à l'entrée. Le scanner fonctionne dans le navigateur, sans application. Chaque équipe montre son QR code, le bénévole scanne une fois et voit tout de suite si le billet est valable. Un billet déjà utilisé est signalé par le scanner comme déjà enregistré.

Donnez au bénévole le rôle Scanner : il peut faire le check-in, mais ne voit ni commandes, ni versements, ni paramètres. Le scanner a besoin d'internet et continue de fonctionner si la connexion tombe un moment. C'est pratique dans une salle paroissiale ou une cantine où le signal est faible.

À 20 h 00, vous voyez ainsi d'un coup d'œil quelles équipes ne sont pas encore là, et le quizmaster sait s'il peut commencer. Vous voulez encore accepter des équipes qui se présentent sans inscription ? C'est possible avec la caisse dans les plans Studio et Pro. Les ventes à l'entrée sont déduites des mêmes tables que les ventes en ligne.

8. Après le quiz

Après la soirée, vous voyez dans Statistiques combien d'équipes étaient inscrites et combien ont réellement fait le check-in. C'est utile pour planifier la salle et le nombre de tables l'année suivante. Vous voulez exporter les participants en CSV, par exemple pour inviter des équipes à la prochaine édition ? C'est possible dans Pro. N'envoyez de mails qu'aux équipes qui y ont consenti lors de l'inscription.

Checklist rapide pour votre soirée quiz

• Nombre de tables et nombre maximum de joueurs par équipe fixés
• Un type de billet « Équipe » avec un prix par équipe, les tables comme capacité et max. 1 par commande
• Formulaire une fois par commande : nom d'équipe, nombre de joueurs, GSM du capitaine
• Période de vente qui se ferme avant le quiz
• Liste d'attente pour quand c'est complet (sur chaque plan, y compris Gratuit)
• Tickets boissons ou amuse-bouches en add-on (Studio ou Pro)
• Scanner dans le navigateur à l'entrée, caisse pour les équipes de dernière minute (Studio ou Pro)

Pourquoi c'est important pour nous

ClearTix a été créé à Haaltert, par un club photo qui ne trouvait pas de plateforme de billetterie adaptée à une association. Un quiz en est un bon exemple : quelques bénévoles, peu de temps et des recettes qui doivent aller au club. C'est pourquoi les frais d'inscription arrivent directement sur le compte Mollie ou Stripe de l'association.

Vous organisez un quiz cette année ? Créez gratuitement un compte et préparez votre soirée quiz. Démarrer est gratuit : pas de frais de lancement et pas d'abonnement pour vos 3 premiers événements par mois. Les frais par billet vendu figurent sur notre page tarifs.